Excel Data Analysis 简明教程

Excel Data Analysis - Quick Guide

Data Analysis - Overview

数据分析是检查、清理、转换和建模数据的一个过程,目标是发现有用的信息,提出结论和支持决策制定

Types of Data Analysis

有多种数据分析技术涉及各个领域(例如,商业、科学、社会科学等),并有各种名称。主要数据分析方法如下 −

  1. Data Mining

  2. Business Intelligence

  3. Statistical Analysis

  4. Predictive Analytics

  5. Text Analytics

Data Mining

数据挖掘是对大量数据进行分析,以提取以前未知的、有趣的数据模式、异常数据和依赖关系。请注意,目标是从大量数据中提取模式和知识,而不是提取数据本身。

数据挖掘分析涉及计算机科学方法,方法是在人工智能、机器学习、统计和数据库系统的交叉点处。

从数据挖掘中获得的模式可以看作是输入数据的摘要,这些模式可以用于进一步分析或通过决策支持系统来获得更准确的预测结果。

Business Intelligence

商业智能技术和工具用于获取和转换大量非结构化业务数据,以帮助识别、发展和创造新的战略商业机会。

商业智能的目标是便于解释海量数据,从而发现新的机会。它有助于实施基于见解的有效策略,这些见解可以为企业提供竞争性的市场优势和长期稳定性。

Statistical Analysis

统计学是关于数据收集、分析、解释、展示和组织的研究。

在数据分析中,使用了两种主要的统计方法:

  1. Descriptive statistics − 在描述性统计中,来自整个群体或样本的数据将使用数值描述符进行汇总,例如:- 连续数据均值,标准差- 分类型数据频率,百分比

  2. Inferential statistics − 它使用样本数据中的模式来对所代表的群体或负责的随机性进行推断。这些推断可以包括:- 回答关于数据的是/否问题(假设检验)估算数据的数值特征(估算)描述数据中关联(相关)建立数据中关系的模型(例如回归分析)

Predictive Analytics

预测分析使用统计模型来分析当前和历史数据,以预测未来或其他未知事件。在商业中,预测分析用于识别辅助决策的风险和机会。

Text Analytics

文本分析,也被称为文本挖掘或文本数据挖掘是从文本中派生高质量信息的过程。文本挖掘通常涉及构建输入文本,使用统计模式学习等手段在结构化数据中派生模式,以及最终对输出进行评估和解释的过程。

Data Analysis Process

数据分析在 1961 年由统计学家 John Tukey 定义为:“分析数据的程序、解释此类程序结果的技术、规划数据收集以使其分析更为容易、更准确或更高精度的途径,以及适用于分析数据的(数学)统计的所有机制和结果。”

因此,数据分析是从各种来源获取大量非结构化数据并将其转换成有用的信息的流程:

  1. Answering questions

  2. Test hypotheses

  3. Decision-making

  4. Disproving theories

Data Analysis with Excel

Microsoft Excel 提供了几种分析和解释数据的方式和手段。数据可以来自各种来源。数据可以以多种方式进行转换和格式化。它可以使用相关 Excel 命令、函数和工具进行分析,这些工具包括条件格式,区域,表格,文本函数,日期函数,时间函数,财务函数,小计,快速分析,公式审计,查询工具,假设分析,求解器,数据模型,PowerPivot,PowerView,PowerMap,等等。

您将学习这些数据分析技术,把 Excel 分为两个部分:

  1. 使用 Excel 进行数据分析和

  2. 使用 Excel 进行高级数据分析

Data Analysis - Process

数据分析是一个收集、转换、清理和建模数据的过程,目的是发现所需信息。获得的结果被传达出来,提出结论并支持决策。有时使用数据可视化来描述数据,以便于发现数据中的有用模式。术语数据建模和数据分析具有相同含义。

数据分析流程包括以下具有迭代性质的阶段 −

  1. Data Requirements Specification

  2. Data Collection

  3. Data Processing

  4. Data Cleaning

  5. Data Analysis

  6. Communication

data analysis process

Data Requirements Specification

分析所需数据基于问题或实验。根据指导分析的人员的要求,确定作为分析输入所必需的数据(例如,人口)。可以指定和获取关于人群的特定变量(例如,年龄和收入)。数据可以是数值的或分类的。

Data Collection

数据收集是收集对确定为数据要求的目标变量的信息的过程。重点是确保准确和诚实地收集数据。数据收集确保收集的数据准确,以便相关的决策有效。数据收集既提供了衡量基准,也提供了改进目标。

数据可从不同来源收集,包括组织数据库到网页信息。这样获取的数据可能未经结构化且可能包含不相关的信息。因此,收集到的数据需要经过数据处理和数据清理。

Data Processing

收集的数据必须经过处理或整理以为分析做准备。这包括根据相关分析工具的要求对数据进行结构化。例如,数据可能需要放入一个电子表格或统计应用程序中的表格中的行和列中。一个数据模型可能需要被创建。

Data Cleaning

处理和整理的数据可能是残缺不全的,包含重复项或包含错误。数据清理是防止和纠正这些错误的过程。有几种数据清理方式,具体取决于数据的类型。例如,在清理财务数据时,可以将某些总量与可靠的公布数字或已定义的阈值进行比较。同样,定量数据方法可用于异常值检测,之后将在分析中将这些异常值排除在外。

Data Analysis

经过处理、整理和清理的数据将准备好进行分析。有各种数据分析技术可用于根据需求理解、解释和得出结论。还可以使用数据可视化以图形格式检查数据,以便获得有关数据中消息的其他见解。

诸如相关性、回归分析的统计数据模型可用于识别数据变量中的关系。这些描述数据的模型有助于简化分析和传达结果。

该过程可能需要额外的“数据清理”或额外的“数据收集”,因此,这些活动本质上是迭代的。

Communication

数据分析的结果应按照用户要求的格式报告,以支持其决策和进一步的行动。用户反馈可能导致额外的分析。

数据分析师可以选择数据可视化技术,例如表格和图表,这有助于以清晰而有效的方式向用户传达信息。分析工具提供了使用颜色代码和表格与图表中格式突出显示所需信息的功能。

Excel Data Analysis - Overview

Excel 提供了简化数据分析任务的命令、函数和工具。使用 Excel,您可以避免许多耗时的和/或复杂的计算。在本教程中,您将抢先了解如何使用 Excel 执行数据分析。您将通过相关的示例、逐步了解 Excel 命令的使用方法以及每个步骤的屏幕截图。

Ranges and Tables

您拥有的数据可以位于范围或表中。可以对数据执行某些操作,无论数据位于范围中还是位于表中。

但是,当数据位于表中而不是位于范围内时,某些操作会更有效。还有一些操作是专门针对表的。

您还可以了解分析范围和表中数据的方法。您将了解如何命名范围、使用名称和管理名称。对于表中的名称也是如此。

Data Cleaning – Text Functions, Dates and Times

您需要清理从各个来源获取的数据,并在继续进行数据分析之前对其进行结构化。您将学习如何清理数据。

  1. With Text Functions

  2. Containing Date Values

  3. Containing Time Values

Conditional Formatting

Excel 为您提供了条件格式命令,使您可以根据预定义的条件为单元格或字体着色,并在单元格中的值的旁边放置符号。这有助于人们可视化重要值。您将了解用于有条件格式化单元格的各种命令。

Sorting and Filtering

在准备数据分析和/或显示某些重要数据期间,您可能必须对数据进行排序和/或筛选。您可以使用 Excel 中易于使用的排序和筛选选项执行相同操作。

Subtotals with Ranges

如你所知,数据透视表通常用于汇总数据。但是,子总计(带范围)是 Excel 提供的另一种允许你对数据进行分组/取消分组并使用简单步骤汇总范围中数据的特性。

Quick Analysis

使用 Excel 中的快速分析工具,你可以快速执行各种数据分析任务并快速查看结果的可视化内容。

Understanding Lookup Functions

Excel 查询函数使你能够从大量数据中查找与已定义条件相匹配的数据值。

PivotTables

使用数据透视表,你可以汇总数据、动态准备报告,方法是更改数据透视表的内容。

Data Visualization

你将学习使用 Excel 图表进行多种数据可视技术。你还将学习如何创建带状图、温度计图、甘特图、瀑布图、迷你图和数据透视图表。

Data Validation

可能需要在某些单元格中仅输入有效值。否则,可能导致计算不正确。利用数据验证命令,你可以轻松为单元格设置数据验证值、提示用户输入单元格内容的输入信息、根据已定义的条件验证输入的值,以及在输入不正确时显示错误信息。

Financial Analysis

Excel 为你提供了多个财务函数。但是,对于需要财务分析的常见问题,你可以学习如何结合使用这些函数。

Working with Multiple Worksheets

在多个工作表中,你可能需要执行多个相同计算。不用在每个工作表中重复这些计算,你可以执行一次计算,并让它也出现在其他选定工作表中。你还可以将多个工作表中的数据汇总到一份报告工作表中。

Formula Auditing

使用公式时,你可能需要检查这些公式是否按预期工作。Excel 中的公式审核命令可帮助你跟踪先例和从属值,以及检查错误。

Inquire

Excel 还提供 Inquire 加载项,使你能够比较两个工作簿以识别更改、创建交互式报告以及查看工作簿、工作表和单元格之间的关系。你还可以清除工作表中的多余格式,这可能使 Excel 运行缓慢或导致文件大小过大。

Working with Range Names

在进行数据分析时,如果引用的是名称,而不是单元格引用(无论是单个单元格还是一系列单元格),则引用不同数据将更有意义和更容易。例如,如果要根据贴现率和一系列现金流来计算净现值,则公式:

@ Net_Present_Value = NPV (Discount_Rate, Cash_Flows)

比以下公式更有意义:

C10 = NPV (C2, C6:C8)

借助 Excel,您可为数据中的各个部分创建和使用有意义的名称。使用区域名称的优势包括:

  1. 一个有意义的区域名称(例如 Cash_Flows)比区域地址(例如 C6:C8)更容易记住。

  2. 输入名称比输入单元格或区域地址出错的可能性更低。

  3. 如果您在公式中输入的名称不正确,Excel 会显示一个@ #NAME? 错误。

  4. 您可以使用已定义的名称快速移动到工作表的区域。

  5. 借助名称,您的公式将更易于理解且更易于使用。例如,公式 Net_Income = Gross_Income – Deductions 比 C40 = C20 – B18 更直观。

  6. 创建带有区域名称的公式比使用单元格或区域地址更简单。您可以使用公式自动完成功能,将单元格或区域名称复制到公式中。

在本章中,您将学习 −

  1. Syntax rules for names.

  2. 创建单元格引用名称。

  3. Creating names for constants.

  4. Managing the names.

  5. 定义名称的范围。

  6. Editing names.

  7. Filtering names.

  8. Deleting names.

  9. Applying names.

  10. 在公式中使用名称。

  11. 在工作簿中查看名称。

  12. 使用粘贴名称和粘贴列表。

  13. 使用名称进行范围交集。

  14. Copying formulas with names.

Copying Name using Formula Autocomplete

在公式中键入名称的第一个字母。将出现一个下拉框,其中包含函数名称和范围名称。选择需要的名称。它将复制到您的公式中。

copying name

Range Name Syntax Rules

Excel 的名称遵循以下语法规则 −

  1. 您可以使用任意字母、数字以及符号的组合 - 下划线、反斜杠和句点。不允许使用其他符号。

  2. 一个名称可以以字符、下划线或反斜杠开头。

  3. 一个名称不能以数字开头(例如 - 1stQuarter)或类似于单元格地址(例如 - QTR1)。

  4. 如果您希望使用此类名称,请在名称之前加上下划线或反斜杠(例如 - \1stQuarter、_QTR1)。

  5. 名称中不能包含空格。如果您希望区分名称中的两个单词,可以使用下划线(例如 - Cash_Flows 代替 Cash Flows)

  6. 您定义的名称不应与 Excel 内部定义的名称相冲突,例如 Print_Area, Print_Titles, Consolidate_Area, and Sheet_Title 。如果您定义相同的名称,它们将覆盖 Excel 的内部名称,并且您将不会收到任何错误消息。但是,建议不要这样做。

  7. 保持名称简洁但易于理解,尽管您可以使用最多 255 个字符

Creating Range Names

您可以通过两种方式创建范围名称 −

  1. Using the Name box.

  2. 使用 New Name 对话框。

  3. 使用 Selection 对话框。

Create a Range Name using the Name Box

要使用公式栏左侧的 Name 框创建范围名称,这是最快的方法。请按照下面给出的步骤操作−

Step 1 − 选择要定义名称的范围。

Step 2 − 单击“名称”框。

Step 3 − 键入名称并按 Enter 以创建名称。

creating range names

Create a Range Name using the New Name dialog box

还可以使用“公式”选项卡中的“新建名称”对话框创建范围名称。

Step 1 − 选择要定义名称的范围。

Step 2 − 单击“公式”选项卡。

Step 3 − 在“已定义名称”组中单击“定义名称”。显示 New Name 对话框。

Step 4 − 在“名称”旁边的框中键入名称

Step 5 − 检查“引用”框中选择并显示的范围是否正确。单击确定。

creating range name using new name

Create a Range Name using the Create Names from Selection dialog box

如果范围内相邻的文本值,则还可以使用“公式”选项卡的“选择”对话框中的 Create Names 创建范围名称。

Step 1 − 沿着包含名称的行/列选择要定义名称的范围。

Step 2 − 单击“公式”选项卡。

Step 3 − 在“已定义名称”组中单击 Create from Selection 。显示 Create Names from Selection 对话框。

Step 4 − 选择“顶部行”,因为文本显示在选择内容的顶部行中。

Step 5 − 检查“引用”旁边框中选择并显示的范围是否正确。单击“确定”。

create from selection

现在,您可以使用 = Sum (学生姓名) 查找范围中的最大值,如下所示−

find largest value

您还可以创建具有多个选择的名称。在下面的示例中,您可以使用学生的姓名来命名每个学生的成绩行。

create names with multiple selection

现在,您可以使用 = Sum (学生姓名) 查找每个学生的总分,如下所示。

find total marks

Creating Names for Constants

假设您有一个常量将在整个工作簿中使用。您可以直接为它指定一个名称,而不必将其放在单元格中。

在以下示例中,Savings Bank Interest Rate 被设置为 5%。

  1. Click Define Name.

  2. 在“新建名称”对话框中,在“名称”框中输入 Savings_Bank_Interest_Rate。

  3. In Scope, select Workbook.

  4. 在“引用位置”框中,清除内容并输入 5%。

  5. Click OK.

creating names for constants

名称 Savings_Bank_Interest_Rate 被设置为常量 5%。你可以在名称管理器中验证这一点。你可以看到该值被设置为 0.05,并且 Refers to = 0.05 被置于其中。

name manager

Managing Names

Excel 工作簿可以包含任意数量的已命名单元格和区域。你可以使用名称管理器管理这些名称。

  1. Click the Formulas tab.

  2. 单击 Defined Names 组中的 Name ManagerName Manager 对话框会出现。当前工作簿中定义的所有名称都会显示出来。

managing names

Names 列表会显示与已定义 Values, Cell Reference (包括工作表名称)、 ScopeComment

名称管理器具有以下选项:

  1. 使用 New 按钮定义 New 名称。

  2. Edit a Defined Name.

  3. Delete a Defined Name.

  4. 以类别 Filter 已定义的名称。

  5. 修改已定义名称的区域以指派 Refers to 给它。

name manager options

Scope of a Name

默认情况下,名称的 Scope 是工作簿。你可以在 Name Manager 中的 Scope 列下的名称列表中找到已定义名称的 Scope

在使用 New Name 对话框定义名称时,你可以定义 New NameScope 。例如,你在定义 Interest_Rate 名称。然后你可以看到 New Name Interest_Rate 的 ScopeWorkbook

scope of a name

假设你只想将这种利率的 Scope 限制在该 Worksheet 内。

Step 1 - 单击范围框中的向下箭头。可用的范围选项会出现在下拉列表中。

scope

范围选项包括 Workbook 和工作簿中的工作表名称。

Step 2 - 单击当前工作表名称(在本例中为 NPV),然后单击确定。你可以在工作表选项卡中定义/查找工作表名称。

Step 3 - 若要验证范围是否是工作表,请单击 Name Manager 。在范围列中,你会在 Interest_Rate 的后面找到 NPV。这意味着,你只能在 NPV 工作表中使用名称 Interest_Rate,而不能在其他工作表中使用。

verify scope

Note - 一旦定义了名称的范围,以后就不能再对其进行修改。

Deleting Names with Error Values

有时,出于各种原因,名称定义可能出错。你可以按如下方法删除此类名称 −

Step 1 − 在 Name Manager 对话框中单击 Filter

将出现以下筛选选项 −

  1. Clear Filter

  2. Names Scoped to Worksheet

  3. Names Scoped to Workbook

  4. Names with Errors

  5. Names without Errors

  6. Defined Names

  7. Table Names

你可以通过选择其中一个或多个选项,把 Filter 应用于 defined Names

Step 2 − 选择 Names with Errors 。将显示包含错误值的名称。

names with errors

Step 3 − 从 Names 的获得的列表中,选择你想要删除的名称,然后单击 Delete

names list

你将收到一条消息,确认删除。单击确定。

Editing Names

你可以在 Name Manager 对话框中使用 Edit 选项来 −

  1. Change the Name.

  2. 修改 Refers to 范围

  3. Name 中编辑 Comment

Change the Name

Step 1 − 单击包含函数 Large 的单元格。

可以看到,在数组中添加了另外两个值,但由于它们不属于 Array1,因此未包括在函数中。

change name

Step 2 − 在 Name Manager 对话框中单击想要编辑的 Name 。在本例中,为 Array1

click name

Step 3 − 单击 Edit 。将出现 Edit Name 对话框。

edit name

Step 4 − 通过在 Name Box 中键入新的名称,来更改 Name

Step 5 − 单击 Refers to 框右边的 Range 按钮,并包括新的单元格引用。

Step 6 − 添加 Comment (可选)

请注意, Scope 处于非激活状态,因此无法更改。

scope deactivated

单击确定。你将观察到所做的更改。

cell changed

Applying Names

考虑以下示例 −

applying names

正如您所观察到的,在 PMT 函数中未定义和使用名称。如果您将此函数放在工作表的其他位置,您还需要记住参数值的具体位置。您知道使用名称是更好的选择。

在这种情况下,该函数已经使用没有名称的单元格引用进行了定义。您仍可以定义名称并应用它们。

Step 1 − 使用 Create from Selection ,定义名称。

Step 2 − 选择包含公式的单元格。在 Formulas 选项卡上的 Defined Names 组中,单击 Define Name 旁边的 。从下拉列表中,单击 Apply Names

select cell

Step 3 − 将出现 Apply Names 对话框。选择要 ApplyNames ,然后单击确定。

apply names

选定的名称将应用到选定的单元格中。

selected cells

您还可以通过选择工作表并重复上述步骤,将 Apply Names 应用到整个工作表。

Using Names in a Formula

您可以在 Formula 中的 Name 中使用以下方法:

  1. 如果记得,则键入 Name ,或

  2. 先键入一两个字母,然后使用 Excel Formula Autocomplete 功能。

  3. 单击公式选项卡上的已定义名称组中的使用公式。从已定义名称的下拉列表中选择所需的名称。双击该名称。

using names in formula
  1. 使用 Paste Name 对话框。从已定义名称的下拉列表中选择粘贴名称选项。将出现粘贴名称对话框。在 Paste Names 对话框中选择 Name ,并双击它。

select name

Viewing Names in a Workbook

您可以获取工作簿中的所有 Names 以及它们的 ReferencesSave 它们或 Print 它们。

  1. 单击工作簿中要复制 Names 的空单元格。

  2. Defined Names 组中单击 Use in Formula

  3. 从下拉列表中单击 Paste Names

  4. 在出现的 Paste Name 对话框中单击 Paste List

viewing names

名称及其相应引用的列表将按以下给定的屏幕截图所示,复制到工作表上的指定位置 −

worksheet

Using Names for Range Intersections

Range Intersections 是那些具有两个公共区域的单个单元格。

例如,在下方的给定数据中,B6:F6 范围和 C3:C8 范围含有公共单元格 C6,它代表了学生 Kodeda,Adam 在考试 1 中的分数。

range intersections

可以使用 Range Names 获得更有意义的结果。

  1. 使用 Create from Selection 创建 Names 以包含学生和考试。

  2. 您的 Names 将形如以下内容 −

range names
  1. 在 B11 中输入 Type = Kodeda_Adam Exam_1

此处,您正在使用范围交集运算,两个范围之间应留有空格。

range intersection operation

这将显示单元格 C6 中给出的 Kodeda,Adam 在考试 1 中的分数。

display marks

Copying Formulas with Names

您可以在同一个工作表中通过 Copy*and *Paste 复制带有名称的公式。

还可以通过 copypaste 将带有名称的公式复制到其他工作表,前提是 formula 中的所有 names 都以 workbook 作为 Scope 。否则,您会收到一个 #VALUE 错误。

Excel Data Analysis - Tables

Table 是结构化数据的矩形区域。其主要功能如下 −

  1. 表格中的每一行对应数据的一个单一记录。示例 - 员工信息。

  2. 每一列包含一段特定的信息。示例 - 列可以包含姓名、员工编号、入职日期、工资、部门等数据。

  3. 顶行描述了每一列中包含的信息,称为表头行。

  4. 顶行中的每一项被称为列标题。

table

您可以创建并使用 Excel 表格轻松管理和分析数据。此外,借助 Excel 表格,您还可以获得内置的筛选、排序和行阴影功能,以便轻松进行报告活动。

此外,Excel 对执行在表格上的操作做出智能响应。例如,您在列中有公式或根据表格中的数据创建图表。当您向表格中添加更多数据(即更多的行)时,Excel 会将公式扩展到新的数据并且图表会自动展开。

Difference between Tables and Ranges

以下是表格和范围之间的差异 −

  1. 表格是一种比范围更结构化的处理数据的方式。

  2. 您可以将范围转换成表格,而 Excel 会自动向数据提供 − 表名列标题名称格式(单元格颜色和字体颜色),以便更好地进行可视化

表格提供了范围没有的其他功能。它们是 −

  1. Excel 在功能区中提供了表格工具,从属性到样式。

  2. Excel 会在每个列标题中自动提供一个筛选按钮,以便对数据进行排序或筛选表格,从而仅显示满足您定义条件的行。

  3. 如果您在表格中有多行,并且您向下滚动工作表使得表头行消失,工作表中的列字母会被表格标题替换。

  4. 当您在表格中一列的任意单元格中输入一个公式时,该公式会传播到该列中的所有单元格。

  5. 您可以使用表格名和列标题名中的公式,而无需使用单元格引用或创建范围名称。

  6. 您可以通过单击并拖动右下角单元格右下角的小三角形来扩展表格大小,方法是添加更多的行或更多的列。

  7. 您可以创建并使用切片器对表格进行数据筛选。

您将在本章学习所有这些功能。

Create Table

若要从工作表中的数据创建表格,请按照给定的步骤操作 −

Step 1 - 选择要包括在表中的单元格区域。单元格可以包含数据或为空。以下范围包含 290 行员工数据。数据的顶部有标题。

create table

Step 2 - 在 Insert 选项卡的“表格”组中,单击“表格”。出现 Create Table 对话框。在 Where is the data for your table? 框中选中正确的所选数据范围。

insert tab

Step 3 - 如果所选范围的顶部有要作为表标题使用的数据,请选中 My table has headers 框。

Note - 如果不选中该框,则表将有标题 - Column1、Column2、…

Step 4 - 单击“确定”。

create table dialog box

范围使用默认样式转换为表格。

table with default size

Step 5 - 你还可以通过单击该范围内的任意位置并按下 Ctrl+T 将范围转换成表格。一个 Create Table 对话框会出现,然后你可以重复上面给出的步骤。

Table Name

Excel 会为每一个创建的表格分配一个名称。

Step 1 - 若要查看刚创建的表格的名称,请单击表格,然后单击功能区上的 table tools – design 选项卡。

Step 2 - 在 Properties 组的 Table Name 框中,会显示你的表名。

table name box

Step 3 - 可编辑该表名,使其更有意义。

Step 4 - 单击表名框。清除该名称并输入 Emp_Data。

Note - 命名范围的语法规则适用于表名。

syntax rules applicable

Managing Names in a Table

可以管理表名,就像使用名称管理器管理命名范围一样。

  1. Click the Table.

  2. 单击 Formulas 选项卡上 Defined Names 组中的 Name Manager

Name Manager 对话框会出现,你可以在工作簿中找到 Table Names

managing names in table

可以在 Name Manager 对话框中通过 New 选项 Edit 一个 Table Name 或添加注释。但是,你无法更改 Refers to 中的范围。

edit table name

可以使用列标题来使用它们进行公式、图表等。

  1. 单击表格中的列标题 EmployeeID

  2. Click Name Manager.

  3. 在名称管理器对话框中,单击 New

将出现 New Name 对话框。

在名称框中,您可以找到列标题,在 Refers to 框中,您将找到 Emp_Data[[#Headers],[EmployeeID]]

name box

您观察到,在表中定义名称,这是快速的方式。

Table Headers replacing Column Letters

在表中使用更多数据行时,可能必须向下滚动以查看那些行中的数据。

然而,在这样做时,您还需要表头来识别哪个值属于哪一列。Excel 会自动提供一种流畅的方法来执行此操作。在滚动浏览数据时,工作表本身的列字母会转换为表头。

在下面给出的工作表中,列字母按原样显示,表头在第 2 行。从 290 行数据中可以看到 21 行。

column letters

向下滚动以查看表行 25 至 35。表头将替换表列的列字母。其他列字母仍然保留原样。

column letters replaced

Propagation of a Formula in a Table

在下面给出的表中,假设您需要包括每个员工的年龄。

Step 1 − 在 Birthdate 列的右侧插入一列。在列标题中键入 Age。

Step 2 − 在该空列中的任意单元格中,键入公式 = DAYS ([@BirthDate], TODAY ()) ,然后按 Enter。

formula propagation

该公式将自动传播到表中的该列的其他单元格。

formula propagates automatically

Resize Table

您可以调整表的大小以添加或删除行/列。

考虑以下包含 1-15 批次总分数的学生成绩表。

resize table

假设您想添加三个批次 16-18 和一列包含通过率。

  1. Click the table.

  2. 向下拖动右下角的蓝色控件,以在表中包含更多三行。

add batches
  1. 再次向侧面拖动右下角的蓝色控件,以在表中包含更多一列。

您的表如下所示。您还可以检查在名称管理器对话框中包含在表中的范围 −

check range

Remove Duplicates

当您从不同来源收集数据时,您可能会出现重复的值。在继续分析之前,您需要删除重复值。

查看以下数据,其中包含各种品牌的不同产品的相关信息。假设您希望从该数据中删除重复项。

remove duplicates
  1. Click the table.

  2. DESIGN 工作表上,单击功能区“工具”组中的 Remove Duplicates 。随即会显示 Remove Duplicates 对话框。

design tab

列标题在“删除重复项”对话框中的“列”下显示。

  1. 根据要从中删除重复项的列选中列标题,然后单击“确定”。

有关删除了多少含重复值的行列以及剩余多少唯一值,您会收到一条消息。清除后的数据将显示在表中。

cleaned data

您还可以使用功能区“数据”工作表下“编辑”组中的 Remove Duplicates 删除重复项。

Convert to Range

您可以将表格转换为 Range

  1. Click the table.

  2. 单击功能区“设计”工作表中“表格样式”组的 Convert to Range

convert to range

将收到一条消息,询问您是否要将表格转换为区域。在您使用 Yes 进行确认后,该表格将被转换为区域。

table converted to range

Table Style Options

您可以选择多种 Table Styles 选项。如果需要突出显示行/列,可以使用这些选项。

table style options

您可以选中/取消选中这些框以查看您的表格的外观。最后,您可以决定哪些选项适合您的数据。

建议 Table Style Options 仅用于突出显示数据中的重要信息,而不是使其变得花哨,在数据分析中并不需要这一点。

Table Styles

您可以选择多种表格样式。根据想要在表格中显示数据所需的色调和图案,可以使用这些样式。

table styles

将鼠标移到这些样式上以查看表格样式的预览。最后,您可以决定哪些样式适合您的数据。

建议 Table Styles 仅用于以一种展示方式突出显示数据中的重要信息,而不是使其变得花哨,在数据分析中并不需要这一点。

Slicers for Tables

如果您使用的是 Excel 2013 或 Excel 2016,您可以使用 Slicers 过滤表格中的数据。

有关如何对表格使用切片器的详细信息,请参阅本教程中 Filtering 章节。

Cleaning Data with Text Functions

从不同来源获得的数据可能不适合于分析。在本章中,你将了解如何准备你的数据,即以文本格式用于分析的数据。

最初,你需要清理数据。数据清理包括从文本中移除无用字符。接下来,你需要按你所需的分析格式来组织数据。通过以下步骤可以完成该操作:

  1. 使用文本函数查找必需的文本模式。

  2. 从文本中提取数据值。

  3. 使用文本函数格式化数据。

  4. 使用文本函数执行数据操作。

Removing Unwanted Characters from Text

当您从另一个应用程序导入数据时,其中可能包含不可打印的字符和/或多余的空格。多余的空格可能是:

  1. leading spaces, and/or

  2. extra spaces between words.

如果您对该数据进行排序或分析,您会得到错误的结果。

考虑以下示例 −

product data

这是您获得的产品信息中包含产品 ID、产品描述和价格的原始数据。字符“|”分隔每一行中的字段。

当您将该数据导入 Excel 工作表时,它将显示如下所示 −

import data

正如您所看到的,整个数据都在单列中。在执行数据分析之前,您需要对数据进行结构化处理。但是,您首先需要清洗数据。

您需要删除数据中可能存在的任何不可打印的字符和多余空格。为此,可以使用 CLEAN 函数和 TRIM 函数。

S.No.

Function & Description

1.

CLEAN 从文本中删除所有不可打印的字符

2.

TRIM Removes spaces from text

  1. 选择单元格 C3 – C11。

  2. 键入 =TRIM(CLEAN(B3)),然后按 Ctrl + Enter。

公式填入单元格 C3 – C11 中。

formula filled

结果将如下所示:

formula filled result

Finding required Text Patterns with the Text Functions

要对数据进行结构化处理,您可能必须执行某些文本模式匹配,以从中提取数据值。一些可用于此目的的文本函数包括:

S.No.

Function & Description

1.

EXACT 检查两个文本值是否相同

2.

FIND 在一个文本值中查找另一个(区分大小写)

3.

SEARCH 在一个文本值中查找另一个(不区分大小写)

Extracting Data Values from Text

您需要从文本中提取所需数据以对其进行结构化处理。在上例中,假设您需要将数据放入三个列中:ProductID、Product_Description 和 Price。

您可以通过以下方式之一提取数据:

  1. 使用“将文本转换为列”向导提取数据值

  2. 使用文本函数提取数据值

  3. 使用快速填充提取数据值

Extracting Data Values with Convert Text to Columns Wizard

如果您的字段符合以下条件,则可以使用 Convert Text to Columns Wizard 将数据值提取到 Excel 列中:

  1. 以字符分隔,或者

  2. 在列中对齐,每个字段之间有空格。

在上例中,字段以字符“|”分隔。因此,可以使用 Convert Text to Columns 向导。

  1. Select the data.

  2. 在相同位置复制并粘贴值。否则, Convert Text to Columns 会将函数而并非数据本身作为输入。

convert text to columns
  1. Select the data.

  2. 在功能区上 Data 标签下的 Data Tools 组中单击 Text to Columns

出现 Step 1 −“文本到列向导” - 步骤 1/3。

  1. Select Delimited.

  2. Click Next.

convert text to columns step1

出现 Step 2 −“文本到列向导” - 步骤 2/3。

  1. Under Delimiters, select Other.

  2. Other 旁边的方框中,键入字符 |

  3. Click Next.

convert text to columns step2

出现 Step 3 −“文本到列向导” - 步骤 3/3。

在此屏幕中,您可以在向导中选择数据的每一列,并为该列设置格式。

  1. 对于 Destination ,选择单元格 D3。

  2. 您可以单击 Advanced ,并在出现的 Advanced Text Import Settings 对话框中设置 Decimal SeparatorThousands Separator

  3. Click Finish.

convert text to columns step3

已转换为列的数据显示在三列中 - D、E 和 F。

  1. 将列标题命名为 ProductID、Product_Description 和 Price。

name column headers

Extracting Data Values with Text Functions

假设您数据中的字段既没有用字符分隔,也没有用空格排列在列中,则可以使用文本函数来提取数据值。即使字段已分隔,您仍然可以使用文本函数来提取数据。

可用于此目的的一些文本函数如下:

S.No.

Function & Description

1.

LEFT 从文本值返回最左边的字符

2.

RIGHT 从文本值返回最右边的字符

3.

MID 从文本字符串返回从您指定的位置开始的特定数量的字符

4.

LEN 返回文本字符串中的字符数量

您还可以根据手头的数据,将两个或更多文本函数组合在一起,以提取所需的数据值。例如,使用 LEFT、RIGHT 和 VALUE 函数的组合或使用 FIND、LEFT、LEN 和 MID 函数的组合。

在上面示例中,

  1. 直到第一个 | 左边的所有字符提供名称“ProductID”。

  2. 直到第二个 | 右边的所有字符提供名称“Price”。

  3. 介于第一个和第二个 | 之间的所有字符提供名称“Product_Description”。

  4. 每个 | 的前后都有一个空格。

观察此信息后,您可以按以下步骤提取数据值 −

  1. 查找第一个 | 的位置 - First | Position 您可以使用 FIND 函数

  2. 查找第二个 | 的位置 - Second | Position 您可以再次使用 FIND 函数

  3. 文本的从 ( First | Position - 2) 个字符开始的部分提供了 First | Position 您可以使用 LEFT 函数

  4. 文本的从 ( Second | Position + 2) 到 ( Second | Position - 2) 个字符提供了 Second | Position 您可以使用 MID 函数

  5. 文本的从 ( Flash Fill + 2) 个字符到结尾的部分提供了 Second | Position 您可以使用 RIGHT 函数

extract data values

结果将如下所示:

extract data values result

您可能会观察到,价格列中的值是文本值。要对这些值执行计算,您必须设置相应单元格的格式。您可以参阅下面提供的部分,了解如何设置文本格式。

Extracting Data Values with Flash Fill

使用 Excel Step 1 是从文本中提取数据值的另一种方式。但是,只有在 Excel 能够在数据中找到模式时,此方法才会起作用。

Step 2 − 在数据旁边创建三列,分别用于 ProductID、Product_Description 和 Price。

create columns

Step 3 − 复制并粘贴 B3 中的 C3、D3 和 E3 的值。

paste values

Flash Fill − 选择单元格 C3,然后单击 Data Tools 选项卡上的 Data 组中的 Step 4 。将填充 ProductID 的所有值。

flash fill

Functions that format the Text as per your need − 对 Product_Description 和 Price 重复上述步骤。将填充数据。

repeat steps

Formatting Data with Text Functions

Excel 具有几个内置文本函数,您可以使用这些函数设置包含文本的数据的格式。其中包括 −

PROPER

S.No.

Function & Description

1.

LOWER Converts text to lowercase

S.No.

Function & Description

1.

UPPER Converts text to uppercase

2.

@{s16}将文本值中每个单词的第一个字母大写

Functions that convert and/or format the Numbers as Text

S.No.

Function & Description

1.

DOLLAR 使用 $(美元)货币格式将数字转换为文本

2.

FIXED 使用固定位数的小数点将数字设定为文本格式

3.

TEXT 将数字转换为文本

Functions that convert the Text to Numbers

S.No.

Function & Description

1.

VALUE 将文本参数转换为数字

Executing Data Operations with the Text Functions

你可能需要在你的数据上执行一些文本操作。例如,如果组织中员工的登录 ID 更改为新格式,基于格式更改,可能必须执行文本替换。

以下文本函数可帮助你对你包含文本的数据执行文本操作:

S.No.

Function & Description

1.

REPLACE Replaces characters within text

2.

SUBSTITUTE 替换文本字符串中的旧文本为新文本

3.

CONCATENATE 将几个文本项合并成一个文本项

4.

CONCAT 合并来自多个区域和/或字符串的文本,但它不提供分隔符或 IgnoreEmpty 参数。

5.

TEXTJOIN 合并来自多个区域和/或字符串的文本,并在每个要合并的文本值之间包括你指定的定界符。如果定界符是空文本字符串,此函数将有效地连接范围。

6.

REPT 给定次数内重复文本

Cleaning Data Containing Date Values

从不同来源获取的数据可能包含日期值。在本章中,你将了解如何准备包含数据值以供分析的数据。

你将了解:

  1. 日期格式 序列格式中的日期不同月-日-年格式

  2. 将序列格式中的日期转换为月-日-年格式

  3. 将月-日-年格式中的日期转换为序列格式

  4. Obtaining Today’s Date

  5. 查找指定天数后的工作日

  6. 自定义周末的定义

  7. 两个给定日期之间的工作日数

  8. 从日期中提取年、月、日

  9. 从日期中提取星期

  10. 从年、月、日获取日期

  11. 计算两个日期之间的年数、月数和天数

Date Formats

Excel 支持通过两种方式解析 Date 值−

  1. Serial Format

  2. In different Year-Month-Day Formats

您可以转换−

  1. 按序列格式的 Date 为按年-月-日格式的 Date

  2. 按年-月-日格式的 Date 为按序列格式的 Date

Date in Serial Format

按序列格式的 Date 是一个正整数,表示给定日期与 1900 年 1 月 1 日之间的天数。当前 Date 与 1900 年 1 月 1 日都包含在计数中。例如,42354 是一个 Date ,代表 2015 年 12 月 16 日。

Date in Month-Day-Year Formats

Excel 支持基于您选择的 Locale (位置)的不同 Date 格式。因此,您需要首先确定您的 Date 格式和手头的数据分析的兼容性。请注意,某些 Date 格式以 *(星号) 为前缀−

  1. (星号) 开头的 *Date 格式会响应为操作系统指定的对区域性日期和时间设置进行的更改

  2. 不带 (星号) 的 *Date 格式不受操作系统设置的影响

为了理解,你可以把美国作为地点。你会发现以下 {s0} 格式可供选择 {s1} - 2016 年 6 月 8 日 −

  1. *6/8/2016 (受操作系统设置的影响)

  2. *2016 年 6 月 8 日星期三 (受操作系统设置的影响)

  3. 6/8

  4. 6/8/16

  5. 06/08/16

  6. 8-Jun

  7. 8-Jun-16

  8. 08-Jun-16

  9. Jun-16

  10. June-16

  11. J

  12. J-16

  13. 6/8/2016

  14. 8-Jun-2016

如果你输入仅仅两位数来表示年份而且如果 −

  1. 数字大于或等于 30,Excel 假设数字代表 20 世纪的年份。

  2. 数字小于 30,Excel 假设数字代表 21 世纪的年份。

例如,1/1/29 被视为 2029 年 1 月 1 日,1/1/30 被视为 1930 年 1 月 1 日。

Converting Dates in Serial Format to Month-Day-Year Format

要从序列格式将日期转换为月-日-年格式,请按照以下步骤操作:

  1. 单击 Number 对话框中的 Format Cells 选项卡。

  2. Click Date under Category.

  3. 选择 Locale 。可用的 Date 格式将作为列表显示在 Type 下方。

  4. 单击 Type 下方的 Format 以在 Sample 旁边的框中查看预览。

converting dates in serial format

选择格式后,单击 OK.

Converting Dates in Month-Day-Year Format to Serial Format

您可以使用两种方式将月-日-年格式的日期转换为序列格式:

  1. 使用 Format Cells 对话框

  2. Using Excel DATEVALUE function

Using Format Cells dialog box

  1. 单击 Number 对话框中的 Format Cells 选项卡。

  2. Click General under Category.

format cells

Using Excel DATEVALUE Function

您可以使用 Excel DATEVALUE 函数将 Date 转换为 Serial Number 格式。您需要用引号将 Date 参数括起来。例如,

=DATEVALUE("6/8/2016") 结果为 42529

Obtaining Today’s Date

如果您需要根据今天的日期进行计算,只需使用 Excel 函数 TODAY()。结果反映了它使用的日期。

TODAY() 函数在 2016 年 5 月 16 日使用了以下屏幕截图:

obtaining todays date

Finding a Workday after Specified Days

您可能需要根据您的工作日进行某些计算。

工作日不包括周末和任何节假日。这意味着,如果您可以定义您的周末和节假日,那么您所做的任何计算都将基于工作日。例如,您可以计算发票到期日、预期的交货时间、下一次会议日期等。

您可以使用 Excel WORKDAYWORKDAY.INTL 函数执行此类操作。

S.No.

Function & Description

1.

WORKDAY 返回指定天数前或后的日期的序列号

2.

WORKDAY.INTL 使用参数指示哪些天和多少天是周末日,返回指定天数前或后的日期的序列号

例如,您可以使用函数 TODAY 和 WORKDAY 指定从今天开始的第 15 个工作日(下图截取于 2016 年 5 月 16 日)。

finding workday

假设 2016 年 5 月 25 日和 2016 年 6 月 1 日是节假日。那么你的计算如下 −

calculation

Customizing the Definition of a Weekend

默认情况下,周末是周六和周日,即两天。您还可以使用 WORKDAY.INTL 函数选择自定义周末。您可以通过周末编号指定自己的周末,此编号对应于下表中指定的周末日期。您无需记住这些编号,因为当您开始键入该函数时,您可以在下拉列表中获得编号和周末日期。

Weekend Days

Weekend-number

Saturday, Sunday

1 or omitted

Sunday, Monday

2

Monday, Tuesday

3

Tuesday, Wednesday

4

Wednesday, Thursday

5

Thursday, Friday

6

Friday, Saturday

7

Sunday only

11

Monday only

12

Tuesday only

13

Wednesday only

14

Thursday only

15

Friday only

16

Saturday only

17

假设只有周五是周末,则需要在 WORKDAY.INTL 函数中使用编号 16。

workday intl function

Number of Workdays between two given Dates

可能需要计算两个日期之间的工作日数量,例如,需要计算按天支付的合同工的工资。

您可以使用 Excel 函数 NETWORKDAYSNETWORKDAYS.INTL 查找两个日期之间的工作日数量。与 WORKDAYS 和 WORKDAYS.INTL 的用法相同,NETWORKDAYS 和 NETWORKDAYS.INTL 允许您指定节假日,另外,使用 NETWORKDAYS.INTL 还可以指定周末。

S.No.

Function & Description

1.

NETWORKDAYS 返回两个日期之间的完整工作日数

2.

NETWORKDAYS.INTL 使用参数返回两个日期之间的完整工作日数,这些参数表明哪几天是周末以及有几天是周末

您可以使用函数 TODAY 和 NETWORKDAYS 计算今天和另一个日期之间的工作日数量。在下图截屏中,今天是 2016 年 5 月 16 日,结束日期是 2016 年 6 月 16 日。2016 年 5 月 25 日和 2016 年 6 月 1 日是节假日。

calculate workdays

同样,假设周末是周六和周日。您可以根据自己的定义设置周末,并使用 NETWORKDAYS.INTL 函数计算两个日期之间的工作日数量。在下图截屏中,只将周五定义为周末。

weekend friday

Extracting Year, Month, Day from Date

您可以从日期列表中的每个日期中提取对应的星期、月份和年份,方法是使用 Excel 函数 DAY、MONTH 和 YEAR。

例如,考虑以下日期 −

dates

您可以从这些日期中分别提取星期、月份和年份,如下所示 −

extracting year month day from date

Extracting Day of the Week from Date

您可以从日期列表中的每个日期中提取对应的星期,方法是使用 Excel WEEKDAY 函数。

考虑上面给出相同的示例。

extracting day of week from date

Obtaining Date from Year, Month and Day

您的数据可能分别包含年、月和日信息。您需要将这三个值组合起来以获取日期,以便进行任何计算。您可以使用 DATE 函数获取日期值。

考虑以下数据 -

obtaining date from year month and day

使用 DATE 函数获取 DATE 值。

date function

Calculating Years, Months and Days between two Dates

您可能需要计算从给定日期开始逝去的时间。您可能需要以年、月和日格式的信息。一个简单的示例是计算一个人的当前年龄。它的计算方式是生日和今天之间的差。您可以使用 Excel 函数 DATEDIF、TODAY 和 CONCATENATE 进行此操作。

calculate time lapsed

输出如下 −

calculate time lapsed output

Working with Time Values

您从不同来源获取的数据可能包含时间值。在本章中,您将了解如何准备包含时间值的用于分析的数据。

你将了解:

  1. 时间格式 串行格式时间时间以小时-分钟-秒格式表示

  2. 将串行格式时间转换为小时-分钟-秒格式

  3. 将时间以小时-分钟-秒格式转换为串行格式

  4. Obtaining the Current Time

  5. 从小时、分钟和秒中获取时间

  6. 从时间中提取小时、分钟和秒

  7. 开始时间和结束时间之间的小时数

Time Formats

Excel 支持 Time 值,有两种方式−

  1. Serial Format

  2. In various Hour-Minute-Second Formats

您可以转换−

  1. Time 以串行格式表示到 Time 以小时-分钟-秒格式表示

  2. Time 以小时-分钟-秒格式表示到 Time 以串行格式表示

Time in Serial Format

以串行格式表示的 Time 是一个正数,表示 Time 是 24 小时天的一个分数,起点是午夜。例如,0.29 表示上午 7 点,0.5 表示中午 12 点。

你也可以在同一个单元格中组合 DateTime 。序列号是指 1900 年 1 月 1 日之后的第几天,以及与给定时间相关的日期部分。例如,如果你输入 2016 年 5 月 17 日上午 6 点,当你将该单元格格式化为 General 时,它将转换为 42507.25。

Time in Hour-Minute-Second Format

Excel 允许你使用冒号 (:) 在小时后和秒前指定时间以小时-分钟-秒格式。例如,8:50 AM、8:50 PM 或仅使用 8:50 采用 12 小时制格式或作为 8:50、20:50 采用 24 小时制格式。时间 8:50:55 AM 表示 8 小时、50 分钟和 55 秒。

你也可以同时指定日期和时间。例如,如果你在单元格中输入 2016 年 5 月 17 日 7:25,它将显示为 5/17/2016 7:25,它表示 5/17/2016 7:25:00 AM。

Excel 支持基于你选择的 Locale (位置)的不同 Time 格式。因此,你需要首先确定手头 Time 格式和数据分析的兼容性。

为了理解,你可以将美国视为语言环境。你找到以下 Time 格式可供 DateTime 选择——2016 年 5 月 17 日下午 4 点 -

  1. 4:00:00 PM

  2. 16:00

  3. 4:00 PM

  4. 16:00:00

  5. 5/17/16 4:00 PM

  6. 5/17/16 16:00

Converting Times in Serial Format to Hour-Minute-Second Format

要将串行时间格式转换为小时-分钟-秒格式,请按照以下步骤操作 -

  1. 单击 Format Cells 对话框中的 Number 选项卡

  2. Click Time under Category.

  3. 选择 Locale 。可用的 Time 格式将作为列表显示在 Type 下。

  4. Type 下单击 Format 以查看 Sample 旁边框中的预览。

converting times

在选择格式后,单击 OK

Converting Times in Hour-Minute-Second Format to Serial Format

您可以使用两种方式将 Hour-Minute-Second 格式中的时间转换为序列格式 −

  1. 使用 Format Cells 对话框

  2. Using Excel TIMEVALUE function

Using Format Cells dialog box

  1. 单击 Number 对话框中的 Format Cells 选项卡。

  2. Click General under Category.

format cells dialog box

Using Excel TIMEVALUE Function

您可以使用 Excel TIMEVALUE 函数将 Time 转换为 Serial Number 格式。需要将 Time 参数用引号括起来。例如,

TIMEVALUE ("16:55:15") 导致 0.70503472

Obtaining the Current Time

如果需要根据当前时间执行计算,简单使用 Excel 函数 NOW ()。结果反映使用日期和时间。

以下 NOW () 函数使用情况的屏幕截图是在 2016 年 5 月 17 日下午 12:22 分拍摄的。

obtaining current time

Obtaining Time from Hour, Minute and Second

您的数据可能分别包含有关时间、分和秒的信息。假设,您需要获取时间,将这 3 个值结合起来以执行任何计算。您可以使用方法 Time 获取时间值。

obtaining time

Extracting Hour, Minute and Second from Time

您可以使用 Excel 函数 HOUR、MINUTE 和 SECOND 从给定时间中提取小时、分钟和秒。

extract time

Number of hours between Start Time and End Time

当对时间值执行计算时,显示的结果取决于单元格中使用的格式。例如,您可以按如下方式计算上午 9:30 和下午 6:00 之间的小时数 −

number of hours
  1. C4 格式化为时间

  2. C5 和 C6 格式化为数字。

时间差以天为单位。要转换为小时,您需要乘以 24。

Excel Data Analysis - Conditional Formatting

在 Microsoft Excel 中,您可以使用 Conditional Formatting 进行数据可视化。您必须根据单元格区域的内容为单元格区域指定格式。符合指定条件的单元格将按照您定义的方式进行格式化。

Example

在包含过去一个季度一系列销售人员销售数据的一个区域中,您可以突出显示代表满足已定义目标(例如 $2500)单元格。

您可以将条件设置为个人的总销售量 >= $2500 并指定颜色代码绿色。Excel 检查范围内的每个单元格以确定您指定的条件(即个人的总销售量 >= $2500)是否满足。

Excel 将您选择的格式(即绿色)应用于满足条件的所有单元格。如果单元格的内容不满足条件,单元格的格式保持不变。结果如预期的那样,对于达到目标的销售人员,单元格以绿色突出显示 - 分析结果的快速可视化。

您可以通过指定 Rules 来指定任何数量的格式化条件。您可以从下列规则中选择与您的条件匹配的规则:

  1. Highlight cells rules

  2. Top / Bottom rules

您还可以定义自己的规则。您可以 −

  1. Add a rule

  2. Clear an existing rule

  3. Manage the defined rules

此外,您可以在 Excel 中选择多个格式化选项以选择适合您的数据可视化的选项 −

  1. Data Bars

  2. Color Scales

  3. Icon Sets

条件格式已在 Excel 2007、Excel 2010、Excel 2013 版本中得到推广。您在本章中找到的示例来自 Excel 2013。

在以下部分中,您将了解条件格式化规则、格式化选项以及如何使用规则。

Highlight Cells Rules

您可以使用 Highlight Cells 规则将格式分配给内容符合以下任意标准的单元格 -

  1. 给定数值范围内的数字 - 大于小于介于等于

  2. 包含给定文本字符串的文本。

  3. 发生在相对于当前日期的给定日期范围内的日期 - 昨天,今天,明天,在过去 7 天内,上周,本周,下周,上个月,本月,下个月

  4. 重复或唯一的数值。

按照步骤条件格式化单元格:

  1. 选择要进行条件格式化的范围。

  2. 单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home

  3. 从下拉菜单中单击 Highlight Cells Rules

highlight cells rules
  1. 单击 Greater Than ,并指定 >750。选择绿色。

  2. 单击 Less Than ,并指定 < 500。选择红色。

  3. 单击 Between ,并指定 500 和 750。选择黄色。

rules

数据将根据给定条件和对应的格式突出显示。

data highlighted

Top / Bottom Rules

您可以使用 Top / Bottom Rules 将格式分配给内容符合以下任意标准的单元格 -

  1. Top 10 items - 排名在前 N 位的单元格,其中 1 ⇐ N ⇐ 1000。

  2. Top 10% − 排名在 n% 以内的单元格(其中 1 ⇐ n ⇐ 100)。

  3. Bottom 10 items - 排名在后 N 位的单元格,其中 1 ⇐ N ⇐ 1000。

  4. Bottom 10% − 排名在 n% 以外的单元格(其中 1 ⇐ n ⇐ 100)。

  5. Above average - 高于所选范围平均值的单元格。

  6. Below average − 低于所选范围平均值的单元格。

按照以下步骤分配顶部/底部规则。

  1. 选择要进行条件格式化的范围。

  2. 单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home

  3. 从下拉菜单单击 Top/Bottom Rules 。出现顶部/底部规则选项。

top bottom rules
  1. 单击 Top Ten Items 并指定 5。选择绿色。

  2. 单击 Bottom Ten Items 并指定 5。选择红色。

choose green and red color

数据将根据给定条件和对应的格式突出显示。

d cell formatted conditionally
  1. 重复上述前三个步骤。

  2. 单击 Top Ten% 并指定 5。选择绿色。

  3. 单击 Bottom Ten% 并指定 5。选择红色。

choose red color for d cell

数据将根据给定条件和对应的格式突出显示。

d cell highlighted data
  1. 重复上述前三个步骤。

  2. 单击 Above Average 。选择绿色。

  3. 单击 Below Average 。选择红色。

choose red color for e cell

数据将根据给定条件和对应的格式突出显示。

e cell highlighted data

Data Bars

您可以使用彩色 Data Bars 查看单元格中相对于其他单元格中的值。数据条的长度代表单元格中的值。更长的条代表更高的值,更短的条代表更低的值。您可以为数据条选择六种纯色 - 蓝色、绿色、红色、黄色、淡蓝色和紫色。

当您有大量数据时,数据条有助于可视化更高、更低和中间值。例如 - 特定月份多个区域的日温度。您可以使用渐变填充色条可视化单元格中相对于其他单元格中的值。您可以为数据条选择六种 Gradient Colors - 蓝色、绿色、红色、黄色、淡蓝色和紫色。

  1. 选择要设置条件格式的范围。

  2. 单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home

  3. 从下拉菜单单击 Data Bars 。出现 Gradient Fill 选项和 填充 选项。

data bars

单击 Gradient Fill 选项中的蓝色数据条。

gradient fill
  1. 重复前三个步骤。

  2. 单击 Solid Fill 选项中的蓝色数据条。

solid fill

您还可以设置数据条格式,以便数据条从单元格中间开始,向左延伸表示负值,向右延伸表示正值。

stretches to left and right

Color Scales

您可以使用 Color Scales 查看单元格中相对于给定范围中其他单元格中的值。与 Highlight Cells Rules 一样, Color Scale 使用单元格阴影显示单元格值之间的差异。将向范围的单元格应用颜色渐变。颜色表示每个单元格值在这个范围内所处的位置。

您可以选择 −

  1. 三色比例 − 绿色 – 黄色 – 红色比例红色 – 黄色 – 绿色比例绿色 – 白色 – 红色比例红色 – 白色 – 绿色比例蓝色 – 白色 – 红色比例红色 – 白色 – 蓝色比例

  2. 双色比例 − 白色 – 红色比例红色 – 白色比例绿色 – 白色比例白色 – 绿色比例绿色 – 黄色比例黄色 – 绿色比例

按照以下步骤操作 −

  1. 选择要进行条件格式化的区域。

  2. 单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home

  3. 从下拉菜单中,单击 Color ScalesColor Scale 选项将显示。

  4. 单击绿色 – 黄色 – 红色颜色比例。

数据将根据所选区域中的绿色 – 黄色 – 红色颜色比例高亮显示。

green yellow red color
  1. 重复前三个步骤。

  2. 单击 绿色 – 白色颜色比例。

数据将根据所选区域中的绿色 – 白色颜色比例高亮显示。

green white color scale

Icon Sets

您可以使用图标集来可视化数值差异。以下图标集可用 −

icon sets

正如您所观察到的,图标集由三到五个符号组成。您可以定义准则,以便将一个图标与单元格范围中的每个值关联起来。例如,小数字对应红色向下箭头,大数字对应绿色向上箭头,介于两者之间的值对应黄色水平箭头。

  1. 选择要进行条件格式化的范围。

  2. 单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home

  3. 从下拉菜单中,单击 Icon SetsIcon Sets 选项将显示。

  4. 单击彩色三箭头。

根据所选区域中的值,彩色的箭头将显示在数据旁边。

colored arrows
  1. 重复前三个步骤。 Icon Sets 选项将显示。

  2. 选择五星评级。根据所选区域中的值,评级图标将显示在数据旁边。

rating icons

New Rule

您可以使用 New Rule 创建您自己的公式,作为按您定义的条件来格式化单元格。

使用新规则有两种方法 −

  1. 从下拉菜单中选择 New Rule 选项

  2. 使用 Manage Rules 对话框中的 New Rule 按钮

With New Rule option from the Drop-Down Menu

  1. 选择要进行条件格式化的区域。

  2. 单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home

  3. 从下拉菜单中单击 New Rule

drop down menu

New Formatting Rule 对话框显示。

  1. 从“选择规则类型”框中,选择“使用公式来确定哪些单元格要以哪种格式设置”。 Edit the Rule Description 框显示。

  2. 在“以真值格式设置时”中输入公式。

  3. 单击格式按钮,然后单击“确定”。

edit rule description

包含真值的单元格按定义的格式设置格式。

cells with values

With New Rule Button in Manage Rules dialog box

  1. 选择要进行条件格式化的范围。

  2. 单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home

  3. 从下拉菜单中单击 Manage Rules

new rule button

Conditional Formatting Rules Manager 对话框显示。

单击 New Rule 按钮。

conditional formatting rules manager

New Formatting Rule 对话框显示。

重复以上步骤以定义公式和格式。

define formula and format

Conditional Formatting Rules Manager 对话框显示由 New Rule 高亮显示的定义。单击 Apply 按钮。

click apply button

包含真值的单元格按定义的格式设置格式。

cells

Clear Rules

可以清除规则来删除为

  1. Selected cells

  2. Current Worksheet

  3. Selected Table

  4. Selected PivotTable

按照给定的步骤执行操作 -

  1. 选择区域/单击工作表/单击需要删除条件格式规则的表>数据透视表。

  2. 单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home

  3. 从下拉菜单中单击 Clear Rules 。显示“清除规则”选项。

clear rules

选择合适的选项。条件格式从区域/工作表/表格/数据透视表中清除。

Manage Rules

可以选择 Manage Rules*from the *Conditional Formatting Rules Manager 窗口。可以看到当前选择、整个当前工作表、工作簿中的其他工作表或工作簿中的表格或数据透视表的格式化规则。

  1. 单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home

  2. 从下拉菜单中单击 Manage Rules

manage rules

Conditional Formatting Rules Manager 对话框显示。

Show formatting rules for 当前选择旁边的列表框中单击箭头,将弹出会显示当前工作表和其他工作表、表格、数据透视表(如果存在且具有条件格式规则)。

show formatting rules

从下拉列表中选择 This Worksheet 。当前工作表上的格式规则将按应用顺序列出。您可以使用向上和向下箭头更改此顺序。

worksheet dropdown

您可以添加新规则、编辑规则和删除规则。

add new edit and delete rule
  1. 您已经在前面的部分中看到了 New Rule 。您可以通过选择规则并单击 Delete Rule 来删除规则。突出显示的规则将被删除。

  2. 要编辑规则,请选择规则并单击 Edit Rule. Edit Formatting Rule 对话框将出现。

  3. 您可以选择规则类型编辑规则描述编辑格式

  4. 完成更改后,单击“确定”。

  5. 规则的更改将反映在 Conditional Formatting Rules Manager 对话框中。单击 Apply

  6. 数据将基于修改后的 Conditional Formatting Rules 突出显示。

modified conditional formatting rules

Excel Data Analysis - Sorting

对数据进行排序是数据分析的一个组成部分。您可以按字母顺序排列姓名列表,从最高到最低排列销售数字列表,或者按颜色或图标对行进行排序。对数据进行排序有助于您快速查看和更好地理解您的数据,组织和查找所需的数据,并最终做出更有效的决策。

您可以按列或按行进行排序。您使用的大多数排序都将是按列排序。

您可以按以下内容在多个列中对数据进行排序

  1. 文本(从 A 到 Z 或从 Z 到 A)

  2. 数字(从最小到最大或从最大到最小)

  3. 日期和时间(从最早到最新和从最新到最早)

  4. 自定义列表(例如,大、中和小)

  5. 格式,包括单元格颜色、字体颜色或图标集

表的排序条件会与工作簿一起保存,这样您每次打开工作簿时都可以对该表重新应用排序。不会为单元格区域保存排序条件。对于多列排序或创建需要花费很长时间的排序,您可以将区域转换为表格。然后,您可以在打开工作簿时重新应用该排序。

在以下各部分中的所有示例中,您只会找到表格,因为对表格进行排序更有意义。

Sort by Text

你可以使用包含文本的列对表格进行排序。

下表包含有关组织中员工的信息(您只能看到数据中的前几行)。

sort by text
  1. 要按包含文本的列标题对表格进行排序,请单击列标题 - Title

  2. Click the Data tab.

  3. Sort &amp; Filter 组中,单击 Sort A to Z

sort and filter

将按标题列对表格按升序字母数字顺序进行排序。

Note − 您可以通过单击 Sort Z to A ,按降序字母数字顺序进行排序。您还可以使用区分大小写的选项进行排序。请参阅下方给出的 Sort by a Custom List 部分。

sort by custom list

Sort by Numbers

要按包含数字的列 ManagerID 对表进行排序,请按照下面给出的步骤进行操作 -

  1. 单击列标头 – ManagerID。

  2. Click the Data tab.

  3. Sort &amp; Filter 组中,单击 Sort A to Z

sort by numbers

ManagerID 列将按升序数字顺序进行排序。您可以通过单击从 Z 到 A 排序,按降序数字顺序进行排序。

managerid

Sort by Dates or Times

要按包含日期的列 HireDate 对表进行排序,请按照以下步骤操作 -

  1. 单击列标题 – HireDate。

  2. Click Data tab.

  3. Sort &amp; Filter 组中,单击 Sort A to Z ,如下图所示 -

sort by dates or times

按列排序 – HireDate,按最旧到最新的顺序对日期进行排序。您可以通过单击 Sort Z to A ,按从最新到最旧的顺序对日期排序。

hiredate

Sort by Cell Color

要按包含带颜色的单元格(条件格式)的列总分对表进行排序 -

  1. 单击列标题 – 总分。

  2. Click Data tab.

  3. Sort &amp; Filter 组中,单击 Sort 。将出现排序对话框。

sort by cell color
  1. 选择 Sort By 作为总分, Sort on 作为 Cell Color ,并在 Order 中指定颜色绿色。单击添加级别。

  2. 选择 Sort By 作为总分, Sort on 作为 Cell Color ,并在 Order 中指定颜色黄色。单击添加级别。

  3. 选择 Sort By 作为总分, Sort on 作为 Cell Color ,并在 Order 中指定颜色红色。

choose sort by
  • 总分列将按“顺序”中指定的单元格颜色进行排序。

total marks sorted by cell color

Sort by Font Color

要对包含字体颜色(条件格式)的单元格的表格中的总分列进行排序,请执行以下操作:

  1. - 单击列标题 - 总分。

  2. Click Data tab.

  3. Sort &amp; Filter 组中,单击 Sort 。将出现排序对话框。

  4. - 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Font Color ,并在“顺序”中指定颜色绿色。单击“添加级别”。

  5. - 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Font Color ,并在 Order 中指定颜色黄色。单击“添加级别”。

  6. - 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Font Color ,并在 Order 中指定颜色红色。

sort by font color
  • 总分列将按“顺序”中指定的字体颜色进行排序。

total marks sorted by font color

Sort by Cell Icon

要按包含单元格图标(条件格式)的总分列对表格进行排序,请按照以下步骤操作:

  1. 单击列标题 – 总分。

  2. Click Data tab.

  3. Sort &amp; Filter 组中,单击 Sort 。将出现排序对话框。

  4. - 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Cell Icon ,并在 Order 中指定。单击“添加级别”。

  5. - 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Cell Icon ,并在“顺序”中指定。单击“添加级别”。

  6. - 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Cell Icon ,并在“顺序”中指定。

sort by cell icon
  • 总分列将按“顺序”中指定的单元格图标进行排序。

total marks sorted by cell icon

Sort by a Custom List

您可以创建自定义列表,并按自定义列表对表格进行排序。

在下面给出的表格中,你会发现一个带标题 - 排名的指示器列。它具有高、中和低的值,基于总分相对于整个范围的位置。

sort by a custom list

现在,假设您想要对排名列进行排序,所有高值在顶部,所有低值在底部,所有中等值在中间。这意味着您想要的是低、中、高。使用 Sort A to Z ,您获得的高、低和中等的顺序。另一方面,使用 Sort Z to A ,您获得低、中和高的顺序。

您可以解决方法是创建自定义列表。

  1. 在如下所示的单元格范围内将自定义列表的顺序定义为高、中和低。

  2. Select that Range.

select range
  1. Click the File tab.

  2. 单击 Options 。在 Excel Options 对话框中,单击 Advanced

  3. Scroll to the General.

  4. Click Edit Custom Lists.

edit custom lists

Edit Custom Lists 对话框将出现。工作表中选择的范围将出现在 Import list from cells Box 中。单击 Import

import list

你的自定义列表已添加到 {s2}。单击确定。

custom lists

下一步是用此自定义列表对表格进行排序。

  1. 单击列 - 位置。单击 {s3}。在 {s4} 对话框中,确保 {s5} 是位置,{s6} 是数值。

  2. 单击 {s7}。选择 {s8}。会出现自定义列表对话框。

  3. 单击 {s9} 自定义列表。单击确定。

sort table with custom list

在 {s10} 对话框中,{s11} 框中会出现 {s12}。单击确定。

order box

表格将按照定义的顺序排序 - 高、中、低。

table sorted

你可以根据以下数值创建自定义列表 −

  1. Text

  2. Number

  3. Date

  4. Time

你不能根据格式创建自定义列表,即,按单元格/字体颜色或单元格图标创建。

Sort by Rows

你也可以按行对表格进行排序。按照以下步骤进行 −

  1. 单击你想对数据进行排序的行。

  2. Click Sort.

  3. 在 {s13} 对话框中,单击 {s14}。{s15} 对话框打开。

  4. 在 {s16} 下,单击 {s17}。单击确定。

sort by rows
  1. 单击 {s18} 行。选择该行。

  2. 为 {s19} 选择排序数值并为 {s20} 选择从大到小。

sort on

按选择的行降序排列数据。

descending order

Sort by more than one Column or Row

可以按多列或多行对表进行排序。

  1. Click the Table.

  2. Click Sort.

  3. Sort 对话框中,指定要首先按其进行排序的列。

在下面提供的屏幕截图中,选择了 Sort By 标题、 Sort On 值、 Order A – Z。

sort by
  1. 单击 Add Level 对话框中的 Sort 。将显示 Then By 对话框。

  2. 指定要按其进行下一个排序的列。

  3. 在下方给出的屏幕截图中,选择了 Then By 雇用日期、 Sort On 值、 Order 从最旧到最新。

  4. Click OK.

then by hiredate

数据将按标题以升序字母数字顺序排序,然后按雇用日期排序。你将看到按标题排序的员工数据,并且在每个标题类别中,按资历顺序排序。

seniority order

Excel Data Analysis - Filtering

筛选允许你根据给定范围或表格中已定义条件提取数据。这是仅显示你需要信息的快速方法。

你可以在范围、表格或数据透视表中筛选数据。

你可以按以下信息筛选数据:

  1. Selected values

  2. 文本筛选器(如果你选择的列包含文本)

  3. 日期筛选器(如果你选择的列包含日期)

  4. 数字筛选器(如果你选择的列包含数字)

  5. 数字筛选器(如果你选择的列包含数字)

  6. 字体颜色(如果你选择的列包含带颜色的字体)

  7. 单元格图标(如果你选择的列包含单元格图标)

  8. Advanced filter

  9. Using slicers

在表格中,列头自动标记为筛选器,称为 AutoFiltersAutoFilter 由列头旁边的一个箭头表示。每个 AutoFilter 都有基于该列中的数据类型的筛选器选项。例如,如果该列包含数字,则当单击列头旁边的箭头时,将会出现 Number Filter Options

当你单击筛选器选项或单击筛选器选项末尾出现的 Custom Filter 时,将会出现 Custom AutoFilter 对话框,其中你可以自定义你的筛选器选项。

如果是范围,你可以在范围的第一行提供列头,然后单击 Home 选项卡 Editing 组中的筛选器。这将为范围打开 AutoFilter 。你可以移除数据中你拥有的筛选器。你还可以重新应用筛选器,当数据更改发生时。

Filter by Selected Values

你可以单击列头旁边的箭头,并选择列中的值,然后选择要显示的数据。将仅显示所选列中包含所选值的那些行。

考虑以下数据 -

filter by selected values

如果你只想显示 Position = High 的数据,则单击 Position 旁边的箭头。将出现一个下拉框,其中包含 position 列中的所有值。默认情况下,将选择所有值。

values selected
  1. 单击 “全选”。将清除所有框。

  2. 选择 High,如下面的屏幕截图所示。

select high

单击确定。只有那些位置值为高的行将显示。

high position

Filter by Text

考虑以下数据 -

filter by text

您可以过滤这些数据,以便仅显示标题为“经理”的行。

单击列标题“标题”旁边的箭头。在下拉列表中,单击 Text Filters 。显示文本筛选器选项。

text filters

从可用选项中选择 ContainsCustom AutoFilter 对话框打开。在“包含”旁边的框中键入经理。

custom autofilter

单击确定。只有包含经理的标题的行将显示。

title rows

Filter by Date

您可以进一步过滤这些数据,以便仅显示标题为“经理”,并且雇佣日期早于2011年的行。这意味着您将显示2011年前在组织中工作的经理的员工信息。

单击列标题雇佣日期旁边的箭头。在下拉列表中,单击 Date Filters 。显示日期筛选器选项。从下拉列表中选择 Before

date filters

Custom AutoFilter 对话框打开。在 is before 旁边的框中输入1/1/2011。您还可以从框旁边的日期选择器中选择日期。

custom autofilter dialog box

单击确定。仅显示标题包含经理,并且雇佣日期早于1/1/2011的行。

manager and hiredate

Filter by Numbers

考虑以下数据 -

filter by numbers

您可以筛选这些数据,以便仅显示总分>850的行。

单击列标题总分旁边的箭头。在下拉列表中,单击 Number Filters 。显示数字筛选器选项。

number filters

单击 Greater ThanCustom AutoFilter 对话框打开。在 Greater Than 旁边的框中输入850。

click greater than

单击确定。仅显示总分大于850的行。

greater than 850

Filter by Cell Color

如果数据具有不同的单元格颜色或条件格式,您可以按表格中显示的颜色进行筛选。

考虑以下数据。总分列具有不同单元格颜色的条件格式。

filter by cell color

单击标题总分中的箭头。在下拉列表中,单击 Filter by ColorFilter by Cell Color 选项显示。

filter by color

选择绿色并单击确定。仅显示总分列具有绿色单元格颜色的行。

total marks column

Filter by Font Color

如果数据具有不同的字体颜色或条件格式,您可以按表格中显示的颜色进行筛选。

考虑以下数据。- 总分列使用了字体颜色条件格式。

filter by font color

单击标题总分中的箭头 。从下拉列表中,会出现 click Filter by Color. Filter by Font Color 选项。

click filter by color

选择绿色,然后单击确定。仅显示总分列中带有绿色字体颜色的行。

select green color

Filter by Cell Icon

如果数据具有不同的图标或条件格式,则可以按表中显示的图标筛选。

考虑以下数据。总分列具有应用了图标的条件格式。

filter by cell icon

单击标题总分中的箭头 。从下拉列表中,选择 Filter by Color 。将出现 Filter by Cell Icon 选项。

filter by cell icon appear

选择图标 ,然后单击确定。

仅显示总分列中带有 图标的行。

column with green arrow icon

Clear Filter

删除筛选器在 Excel 中称为 Clear Filter

可以移除

  1. 特定列中的筛选器,或者

  2. 一次移除工作表中的所有筛选器。

要从特定列中移除筛选器,请单击该列的表标题中的箭头。从下拉菜单中,单击 Clear Filter From “<specific Column Name>”

clear filter

将移除列中的筛选器。要从整个工作表中移除筛选,请在

  1. Home 选项卡上的 Editing 组中选择 Clear ,或者

  2. Data 选项卡上的 Sort &amp; Filter 组中。

工作表中的所有筛选器一次全部移除。如果您错误地移除了过滤器,请单击 Undo Show All

Reapply Filter

当数据发生更改时,请单击 Data 选项卡上的 Sort & Filter 组中的 Reapply 。将再次对已修改数据应用定义的筛选器。

Advanced Filtering

如果您想筛选多列数据,可以使用高级筛选。

您需要将筛选条件定义为一个范围。假设您想要显示那些专业人员或 EmployeeID 为 2 的员工的信息,则按如下方式定义条件:

advanced filtering
  1. 下面,在“@ {s2}”选项卡的“@ {s1}”组中单击“@ {s0}”。将出现“@ {s3}”对话框。

  2. 指定“@ {s4}”和“@ {s5}”。

  3. 你既可以选择就地 filter the list, ,也可以复制到另一个位置。

  4. 在下面给出的筛选条件中,选择了“@ {s7}”。

filter data

将显示 ManagerID = 2 OR 并且 Title = “*Specialist”的员工信息。

employee information

假设你希望显示专家和副总裁的信息。你可以定义标准并按如下方式筛选−

specialist and vice president information

你应用的标准是 Title = “*Specialist” OR Title = “Vice President”。将显示专家和副总裁的员工信息。

specialist and vice president information displayed

can copy the filtered data to another location 。你还可以只选择少数列包含在复制操作中。

  1. 将 EmployeedID、Title 和 SalariedFlag 复制到单元格 Q2、R2、S2。这将是你筛选数据的第一行。

  2. 单击“高级”,然后在“高级筛选”对话框中,单击“复制到另一个位置”。在“复制到”框中,指定你在另一个位置复制的标题的引用,即 Q2:S2。

advanced filter dialog box

在指定“@ {s10}”和“@ {s11}”后,单击“确定”。筛选数据中的所选列将复制到你指定的位置。

specify list and criteria range

Filter Using Slicers

在 Excel 2010 中引入了在数据透视表中按条件筛选数据 Slicers 。在 Excel 2013 中,你也可以使用 Slicers 筛选表中的数据。

考虑以下表格中的数据。

filter using slicers
  1. Click the Table.

  2. 单击功能区上显示的“表格工具”。

  3. The Design Ribbon appears.

  4. Click Insert Slicer.

insert slicer
  1. “@ {s14}”对话框将按如下图所示显示。

  2. 在“@ {s15}”对话框中,你将找到所有列标题,包括隐藏的列。

  3. 选中 Title 和 HireDate 复选框。 Click OK

check boxes title and hiredate

对于你选中“@ {s18}”对话框中的每一个表标题,都会出现一个 Slicer 。在每个 Slicer 中,将突出显示该列的所有值。

title and hiredate highlighted

在 Title Slicer 中,单击第一个值。只将该值突出显示,其余值取消选中。此外,你将发现,HireDate Slicer 中与 Title Slicer 中的值相对应的值也将突出显示。

在表中,只会显示所选值。

slicer

您可以在切片器中选择/取消选择值,并会发现数据会在表中自动更新。若要选择多个值,可按住 Ctrl 键并选择要显示的值。

从两个切片器中选择属于帐户部门的标题值和 2015 年内的招聘日期值。

select title values

您可以通过单击切片器标题右端角的“清除筛选器”来清除任何切片器中的选择。

Excel Data Analysis - Subtotals with Ranges

如果您有想要分组并汇总的数据列表,则可以使用 Excel SubtotalOutline 来显示汇总行或列。您也可以使用 PivotTable 来实现此目的,但是使用 SubtotalOutline 是分析数据范围的最快速方法。请注意, SubtotalOutline 只能用于范围,而不能用于表格。

您可以创建一个最多包含八个级别的 Outline ,每个组一个级别。外部级别表示为较低数字,内部级别表示为较高级数字。每个内部级别都会显示上一外部级别的详细数据。

若要了解如何使用 SubtotalOutline ,请考虑以下示例,其中按销售人员和地点给出了不同产品的销售数据。总共有 1891 行数据。

rows data

Subtotals

您可以使用 Subtotal 获得按销售地点进行汇总的销售额。

首先,按数据按地点进行排序。

  1. 单击数据范围中的任何地方。

  2. Click the DATA tab.

  3. Click Sort.

选择了数据。 Sort 对话框出现。

subtotals

Sort 对话框中,

  1. 选择按 Sort by 排序的地点

  2. Sort On 选择值

  3. Order 选择 A 至 Z

sort dialog box

点击 OK 。数据按位置排序。

data sorted
  1. 点击数据范围上的任意位置。

  2. Click DATA tab.

  3. 点击 Outline 组中的 Subtotal 。数据被选中, Subtotal 对话框显示。

subtotal dialog box

Subtotal dialog 框中,

  1. At each change in: 下选择位置

  2. Use function: 下选择求和

  3. Add subtotal to: 下选择单位和金额

  4. Select Replace current subtotals

  5. Select Summary below data

add subtotal

点击 OK 。数据按三个级别分组,小计按位置计算。

Note - 显示的数据是第 3 级 - 即整个数据。

calculate subtotal

点击大纲级别 2。将按单位和金额按位置显示 Totals

dispaly totals

点击大纲级别 1。将按单位和金额显示 Grand Totals

grand totals

您可以通过点击 Outline Levels 或数据左侧的 + 符号来放大或缩小数据。

Nested Subtotals

您可以使用 Nested Subtotals 根据每个销售人员按位置获得销售总和。

根据 Sort 数据按位置,然后按销售人员。

  1. 单击数据范围中的任何地方。

  2. Click the DATA tab.

  3. 单击 Sort 。选中数据, Sort 对话框将显示。

nested subtotals

Sort 对话框中,

  1. 选择按 Sort by 排序的地点

  2. Sort On 选择值

  3. Order 选择 A 至 Z

  4. Click on Add Level

Then by 行显示

  1. Then by 选择姓名

  2. Sort On 选择值

  3. Order 选择 A 至 Z

add level

点击 OK 。数据按位置分类,再按名称分类。

sort by location
  1. 单击“数据范围”中的任意位置。

  2. Click on DATA tab

  3. 单击 Outline 组中的 Subtotal

数据得到选中。 Subtotal 对话框出现。

data selected

Subtotal 对话框中,

  1. At each change in: 下选择位置

  2. Use function: 下选择求和

  3. Add subtotal to: 下选择单位和金额

  4. Select Replace current subtotals

  5. Select Summary below data

location

单击 OK 。数据按三层分组,子总计按前文所述的方式按位置计算。

outline levels
  1. Click Subtotal.

Subtotal 对话框中,

  1. 选择 At each change in: 下的名称。

  2. Use function: 下选择求和

  3. Add subtotal to: 下选择单位和金额

  4. Unselect Replace current subtotals

  5. Select Summary below data

click subtotal

单击 OK 。数据按四层分组,子总计按位置和名称计算。

calculated location and name wise

单击 Outline Level 3Totals 将显示按单元和金额的名称和位置。

outline level 3

单击 Outline Level 2Totals 将显示按单元和金额的位置。

sub total outline level 2

单击 Outline Level 1Grand Totals 将显示单元和金额。

outline level 1

通过单击 Outline Levels ,或者单击数据左侧的+号,可以放大或缩小数据。

Excel Data Analysis - Quick Analysis

在 Microsoft Excel 2013 中, Quick Analysis 工具可以使用不同的 Excel 工具对您的数据进行快速、轻松的分析。

您可以将 Quick Analysis 用于数据区域或表。要访问 Quick Access 工具,请选择包含您想要分析的数据的单元格。 Quick Analysis 工具按钮 会显示在所选数据的右下方。

quick analysis

点击 Quick Analysis 按钮。快速分析工具栏随 FORMATTING, CHARTS, TOTALS, TABLES, SPARKLINES 选项一起出现。

quick analysis toolbar

Quick Analysis 工具方便快捷,因为您还可以在选择所需的选项之前预览应用不同的选项。

Formatting

Conditional Formatting 允许您通过添加数据条、颜色等来突出显示数据的部分。这使您可以快速可视化数据中的值。

您已经在本教程的 Conditional Formatting 章节中学习了格式化规则。区别在于您可以快速预览并选择您想要的选项。但是,如果您想使用 Conditional Formatting 的所有功能,您最好通过功能区上的主菜单。 Quick Analysis 工具中的所有选项也一样。

Quick Analysis 工具栏上单击 FormattingConditional Formatting 选项出现在工具栏中。将鼠标移动到选项上。您将看到预览。然后,您可以通过单击来选择所需的选项。

formatting

Charts

Charts 用于以图形方式描绘数据。有几种类型的 Charts 适用于不同类型的数据。

如果您在 Quick Analysis 工具栏上单击 CHARTS ,将显示您已选择的数据的推荐图表。如果您想转到功能区上的主 Charts ,您始终可以选择 More Charts 选项。

将鼠标悬停在选项上。您将看到预览。然后,您可以通过单击来选择所需的选项。

charts

Totals

Totals 可用于计算列和行中的数字。您将拥有求和、平均值、计数等功能。

我们将在本章节后面详细介绍如何使用 Quick Analysis 工具和 TOTALS 。您可以像观察到的那样,轻松地使用 Quick Analysis 中的其他选项。

Tables

Tables 帮助您过滤、排序和汇总数据,正如您已经在 Tables 章节中了解的那样。在 Quick Analysis 工具中, TablePivotTable 选项在 TABLES 下都可用。但是,您可以对表格进行预览,但在 PivotTable 的情况下,无法获得预览,因为通过单击,您将获得一个空的 PivotTable ,您需要用数据来填充它。

tables

Sparklines

Sparklines 是您可以在单个单元格中与数据一起显示的小图表。它们提供了一种快速查看趋势的方法。

sparklines

Quick Analysis with TOTALS

Quick Analysis 工具栏中单击 TOTALS

TOTALSQuick Analysis 中,您可以按以下方式分析

按行

按列

对于按行计算,请确保在所选数据下方有一行空行。

Example

我们将分析在选举中五位候选人投票的数据。清点分四轮进行。以下是数据。

totals

Sum

选择数据,然后在 TOTALS 下的 Quick Analysis 工具栏上单击。

确保数据下方的行是空的。否则,你将收到一条消息,说明那里已经存在数据,你将只有两个选项,要么替换现有数据,要么取消操作。

在所选数据的下方的行中,显示了数据的每列之和。标题 Sum 也将自动提供。这意味着将显示所有候选人在每轮中的总票数。

sum on quick analysis

Average

选择数据并单击 TOTALS 下的 Quick Analysis 工具栏。

数据的每列的平均值显示在数据下方的行中。标题 Average 也将自动提供。将显示在每轮中获得的平均选票数。

average on quick analysis

Count

选择数据并单击 TOTALS 下的 Quick Analysis 工具栏。

数据的每列的计数显示在数据下方的行中。标题 Count 也将自动提供。这意味着将显示在每轮中的候选人数量。

count on quick analysis

%Total

选择数据并单击 TOTALS 下的 Quick Analysis 工具栏。

数据的每列的 %Total 显示在数据下方的行中。标题 %Total 也将自动提供。这意味着将显示在每轮中的选票的 %Total

percentile total on quick analysis

Running Total

选择数据并单击 TOTALS 下的 Quick Analysis 工具栏。

数据的每列的运行总计显示在数据下方的行中。标题 Running Total 也将自动提供。这意味着将显示在各轮中的选票运行总计。

running total on quick analysis

Sum of Columns

选择数据并单击 TOTALS 下的 Quick Analysis 工具栏。

确保数据旁边的列是空的。否则,你将收到一条消息,说明那里已经存在数据,你将只有两个选项,要么替换现有数据,要么取消操作。

在所选数据的旁边的列中,显示了数据的每行的和。列头 Sum 也将自动提供。这意味着将显示在所有各轮中每个候选人获得的总票数。

sum of columns on quick analysis

Excel Data Analysis - Lookup Functions

您可以使用 Excel 函数来 −

  1. 在数据范围内查找值 - VLOOKUP 和 HLOOKUP

  2. 从表或范围内获取值或对值的引用 - INDEX

  3. 获取单元格范围内指定项的相对位置 - MATCH

您还可基于提供的输入将这些函数结合使用,以获得所需的结果。

Using VLOOKUP Function

VLOOKUP 函数的语法为

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

其中

  1. lookup_value − 是您想要查找的值。Lookup_value 可以是值或对单元格的引用。Lookup_value 必须位于您在 table_array 中指定单元格范围的第一列

  2. table_array − 是 VLOOKUP 将在其中搜索 lookup_value 和返回值的单元格范围。table_array 必须在第一列包含 lookup_value,并且您要查找的返回值 Note − 包含 lookup_value 的第一列可以按升序排列,也可以不排列。但是,结果将基于此列的顺序。

  3. col_index_num − 是 table_array 中包含返回值的列号。对于 table-array 最左侧的列,号码从 1 开始

  4. range_lookup − 是一个可选的逻辑值,用于指定您希望 VLOOKUP 查找完全匹配还是近似匹配。可以省略 range_lookup,在这种情况下,假定它为 TRUE,并且 VLOOKUP 尝试查找近似匹配结果。也就是,如果找不到完全匹配,则会返回小于 lookup_value 的下一个最大值。TRUE,在这种情况下,VLOOKUP 尝试查找近似匹配。换言之,如果找不到完全匹配,则会返回小于 lookup_value 的下一个最大值FALSE,在这种情况下,VLOOKUP 尝试查找完全匹配1,在这种情况下,假定它为 TRUE,并且 VLOOKUP 尝试查找近似匹配0,在这种情况下,假定它为 FALSE,并且 VLOOKUP 尝试查找完全匹配

Note − 如果省略了 range_lookup,或者将其设为 TRUE 或 1,则 VLOOKUP 只有在 table_array 中的第一列按升序排列时才会正确运行。否则,可能会导致值不正确。在这种情况下,请对 range_lookup 使用 FALSE。

Using VLOOKUP Function with range_lookup TRUE

考虑一下学生成绩列表。您可以使用 VLOOKUP 从包含成绩间隔和通过类别的数组中获取相应的成绩。

table_array −

vlookup function with true

请注意,成绩按升序排列的第一列是获取成绩的依据。因此,对 range_lookup 参数使用 TRUE 可以得到近似匹配,即所需匹配。

将此数组命名为 Grades

按照这种方式命名数组是一个好习惯,这样您就不必记住单元格范围。现在,您可以按照以下步骤准备查找您所拥有的分数列表的成绩−

grades

您可以观察到,

  1. col_index_num – 表示 table_array 中返回值列为 2

  2. range_lookup 为 TRUEtable_array 成绩中包含查找值的第一列按升序排列。因此,结果将是正确的。您还可以获取近似匹配的返回值。即 VLOOKUP 计算如下−

Marks

Pass Category

< 35

Fail

>= 35 且 < 50

Third Class

>= 50 且 < 60

Second Class

>=60 and < 75

First Class

>= 75

First Class with Distinction

您将获得以下结果−

vlookup function with true result

Using VLOOKUP Function with range_lookup FALSE

考虑一个产品列表,其中包含每个产品的产品 ID 和价格。每当推出新产品时,产品 ID 和价格都会添加到列表末尾。这意味着产品 ID 不一定按升序排列。产品列表可能如下所示:−

table_array −

table array

将此数组命名为 ProductInfo。

您可以使用 VLOOKUP 函数获取给定产品 ID 的价格,因为产品 ID 在第一列。价格在列 3 中,因此 col_index_ num 应为 3。

  1. 将 VLOOKUP 函数与 range_lookup 用作 TRUE

  2. 将 VLOOKUP 函数与 range_lookup 用作 FALSE

vlookup function with false

正确答案来自 ProductInfo 数组为 171.65。您可以检查结果。

vlookup function with false result

您会观察到获得−

  1. range_lookup 为 FALSE 时的正确结果,和

  2. range_lookup 为 TRUE 时的错误结果。

这是因为 ProductInfo 数组中的第一列不是按升序排序的。因此,请记住,每当数据未排序时都要使用 FALSE。

Using HLOOKUP Function

如果数据是以行而不是列的形式,则可以使用 HLOOKUP 函数。

Example

让我们以产品信息为例。假设数组如下:−

hlookup function
  1. 将此数组命名为 ProductRange。您可以使用 HLOOKUP 函数查找给定产品 ID 的价格。

HLOOKUP 函数的语法为:

HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

其中

  1. lookup_value − 是表的第一行中要查找的值

  2. table_array − 是查找数据的资料表

  3. row_index_num − 是 table_array 中的行号,将从中返回匹配的值

  4. range_lookup − 是逻辑值,用于指定希望 HLOOKUP 查找精确匹配还是近似匹配

  5. range_lookup 可以省略,省略时假定为 TRUE,并且 HLOOKUP 尝试查找近似匹配。换句话说,如果找不到精确匹配,则返回小于 lookup_value 的下一个最大值。TRUE,这意味着 HLOOKUP 尝试查找近似匹配。换句话说,如果找不到精确匹配,则返回小于 lookup_value 的下一个最大值。FALSE,这意味着 HLOOKUP 尝试查找精确匹配。1,这意味着假定为 TRUE,并且 HLOOKUP 尝试查找近似匹配。0,这意味着假定为 FALSE,并且 HLOOKUP 尝试查找精确匹配

Note − 如果 range_lookup 被省略或为 TRUE 或 1,则只有当 table_array 中的第一列按升序排序时,HLOOKUP 才能正常工作。否则,它可能会导致值不正确。在这种情况下,请对 range_lookup 使用 FALSE。

Using HLOOKUP Function with range_lookup FALSE

可以使用 HLOOKUP 函数获取给定产品 ID 的产品价格,因为产品 ID 位于第一行。价格位于第 3 行,因此 row_index_num 应为 3。

  1. 使用 HLOOKUP 函数,其中 range_lookup 为 TRUE。

  2. 使用 HLOOKUP 函数,其中 range_lookup 为 FALSE。

hlookup function with false

ProductRange 数组中的正确答案为 171.65。您可以查看结果。

hlookup function with false result

您观察到,就像在 VLOOKUP 的情况下,您获得了

  1. range_lookup 为 FALSE 时的正确结果,和

  2. range_lookup 为 TRUE 时的错误结果。

这是因为 ProductRange 数组中的第一行没有按升序排序。因此,请记住,只要数据未按升序排序,就始终使用 FALSE。

Using HLOOKUP Function with range_lookup TRUE

考虑 VLOOKUP 中使用的学生成绩示例。假设您将数据放在行中而不是列中,如下表所示 −

table_array −

hlookup function with true

将此数组命名为 GradesRange。

请注意,基于此获得成绩的第一行按升序排序。因此,对 range_lookup 参数使用 TRUE,可以使用 HLOOKUP 获取近似匹配的成绩,这就是所需的内容。

gradesrange

您可以观察到,

  1. row_index_num − 表示 table_array 中返回值的列为 2

  2. range_lookup 为 TRUEtable_array Grades 中包含查找值的第一列按升序排列。因此,结果将是正确的。您还可以获取近似匹配的返回值。即 HLOOKUP 计算如下 −

Marks

< 35

>= 35 且 < 50

>= 50 且 < 60

>=60 and < 75

>= 75

Pass Category

Fail

Third Class

Second Class

First Class

First Class with Distinction

您将获得以下结果−

student grades

Using INDEX Function

当您拥有数据数组时,可以通过指定数组中该值的行列号来检索数组中的值。

考虑以下销售数据,其中您可以找到由所列销售员在北、南、东和西各地区中的销售额。

salesdata
  1. 将数组命名为 SalesData。

使用 INDEX 函数,您可以找到 -

  1. 在特定区域中任何销售人员的销售额。

  2. 由所有销售人员在某个区域中的销售总额。

  3. 销售人员在所有区域中的销售总额。

using index function

您将获得以下结果−

using index function result

假设您不知道销售人员的行号和区域的列号。那么,在使用索引函数检索值之前,您需要先查找行号和列号。

您可以使用 MATCH 函数执行此操作,如下一节所述。

Using MATCH Function

如果您需要某个项目在一组范围中的位置,您可以使用 MATCH 函数。您可以将 MATCH 和 INDEX 函数组合如下 -

using match function

您将获得以下结果−

using match function result

Excel Data Analysis - PivotTables

对大型数据集合进行数据分析通常是必要且重要的。它涉及汇总数据、获得所需值和呈现结果。

Excel 提供了数据透视表,以便您轻松快速地汇总数千个数据值,从而获得所需的结果。

考虑以下销售数据表。从这些数据中,您可能需要按区域、按月或按销售人员汇总总销售额。处理这些任务的简单方法是创建一个数据透视表,您可以对其进行动态修改,以按您想要的方式汇总结果。

sales data table

Creating PivotTable

要创建数据透视表,请确保第一行包含标题。

  1. Click the table.

  2. 单击功能区上的插入选项卡。

  3. 单击“表格”组中的“数据透视表”。将会出现“数据透视表”对话框。

creating pivottable

如您在对话框中所见,您可以使用当前工作簿中的“表格”或“区域”,也可以使用外部数据源。

  1. 在“表格/区域”框中,键入表格名称。

  2. 单击“新建工作表”以告诉 Excel 将数据透视表放在何处。

  3. Click OK.

table range box

将显示一个空白数据透视表和一个数据透视表字段列表。

blank pivottable fields

如果您是数据透视表的新手,或者您不知道从数据中选择哪些字段,则可以使用 Excel 提供的 Recommended PivotTables

  1. Click the data table.

  2. Click the INSERT tab.

  3. 单击“表格”组中的“推荐数据透视表”。推荐数据透视表”对话框。

recommended pivottables

在推荐数据透视表对话框中,显示了适合您数据的可能的自定义数据透视表。

  1. 单击每个数据透视表选项以在右侧查看预览。

  2. 单击按销售人员和月份汇总订单金额的数据透视表。

recommended pivottables dialog box

单击“确定”。选定的数据透视表将显示在一个新工作表中。您可以在数据透视表字段列表中观察到选定的数据透视表字段。

pivottable fields list

PivotTable Fields

数据表中的标题将显示为数据透视表中的字段。

header pivottable fields

您可以选择/取消选择它们以立即更改数据透视表,以仅显示您想要的信息,并且按照您想要的方式显示。例如,如果您希望显示帐户信息而不是订单金额信息,请取消选择“订单金额”并选择“帐户”。

select deselect pivottable fields

PivotTable Areas

您甚至可以立即更改数据透视表的布局。您可以使用“数据透视表区域”来完成此操作。

pivottable areas

在数据透视表区域中,您可以选择 −

  1. 显示为行的字段

  2. 显示为列的字段

  3. 如何对数据进行汇总

  4. 任一字段的筛选器

  5. 何时更新数据透视表布局可以在将字段拖到各区域时立即更新数据透视表布局,或可以推迟更新,仅在单击“更新”时才更新数据透视表布局

即时更新有助于使用不同布局,并选择最适合报告要求的布局。

只需将字段拖到这些区域,然后即可查看数据透视表布局。

observe pivottable layout

Nesting in the PivotTable

如果您在任何区域中有多个字段,则嵌套将按照您在该区域中放置字段的顺序进行。可以通过拖动字段并观察嵌套如何改变来改变顺序。在上述布局选项中,您可以观察到

  1. Months are in columns.

  2. 按该顺序的行中包含区域和销售人员。即,销售人员值嵌套在区域值下。

  3. 通过订单金额的总和来进行汇总。

  4. No filters are chosen.

结果数据透视表如下 −

pivottable result

在数据透视表区域中,在行中,单击区域并将其拖动到销售人员下方,使其如下所示 −

salesperson

嵌套顺序改变,得到的数据透视表如下 −

nesting order changes

Note − 您清楚地观察到,嵌套顺序为区域,然后是销售人员的布局比嵌套顺序为销售人员,然后是区域的布局产生了更好、更简洁的报告。如果销售人员代表多个区域,并且您需要按销售人员汇总销售,那么第二个布局将是一个更好的选择。

Filters

您可以为某个字段分配筛选器,以便您可以根据该字段的值动态更改数据透视表。

将区域从行拖动到数据透视表区域中的筛选器。

filters

带有区域标签的筛选器出现在数据透视表上方(如果您在数据透视表上方没有空行,则数据透视表将被向下推以腾出空间用于筛选器)。

filter with label

您可以看到 −

  1. 销售人员值显示在行中。

  2. 月值显示在列中。

  3. 区域筛选器显示在顶部,默认选择为全部。

  4. 汇总值为按销售人员划分的订单金额总和订单金额总和出现在列总计中按月份划分的订单金额总和出现在行总计中

单击筛选区域右侧框中的箭头。将出现一个下拉列表,其中包含区域字段的值。

field values
  1. 选中选项 Select Multiple Items 。所有值都显示为选中框。

  2. 选中“南方”和“西方”,取消选中其他值,然后单击“确定”。

select multiple items

仅筛选出“南方”和“西方”区域相关的数据,如图例所示 -

data pertaining

您会在“筛选区域”旁边看到已显示 Multiple Items ,表示您选择了一项以上内容。但是,从报告中无法得知选择了多少项和/或选择了哪些项。这时,使用切片器是筛选的较佳选项。

Slicers

您可以使用切片器更清晰地了解哪些项目经过数据筛选。

  1. 单击功能区上“透视表工具”下的“分析”。

  2. 单击“筛选”组中的“插入切片器”。“插入切片器”框随即出现。其中包含您数据中的所有字段。

  3. 选择字段“地区”和“月份”。单击“确定”。

slicers

所有选定字段的切片器都默认选中所有值后显示。切片器工具随即显示在功能区上,用于设定切片器设置、外观和风格。

selected fields
  1. 在“地区”切片器中选中“南方”和“西方”。

  2. 在“月份”切片器中选中“二月”和“三月”。

  3. 在切片器中选择多个值时,按住 Ctrl 键。

切片器中选定的项目将突出显示。将显示选定项目的汇总值透视表。

selected items highlighted

Summarizing Values by other Calculations

在前面的示例中,您已了解如何通过求和来汇总值。但如有必要,您还可以使用其他计算。

在透视表字段列表中

  1. Select the Field Account.

  2. 取消选中字段顺序“金额”。

summarizing values
  1. 将字段“账户”拖动到“汇总值”区域。默认显示“账户”的求和。

  2. 单击方框右侧的箭头。

  3. 在出现的下拉列表中,单击“值字段设置”。

value field settings

“值字段设置”框将出现。列表下会显示几种类型的计算,以按值字段汇总 -

  1. 在列表中选择计数。

  2. 自定义名称自动更改为帐户计数。单击确定。

select count

数据透视表按计数汇总帐户值。

summarizes account values

PivotTable Tools

按照以下步骤操作,了解如何使用数据透视表工具。

  1. Select the PivotTable.

以下数据透视表工具显示在功能区上 -

  1. ANALYZE

  2. DESIGN

pivottable tools

ANALYZE

某些 ANALYZE 功能区命令如下 -

  1. Set PivotTable Options

  2. 所选字段的值字段设置

  3. Expand Field

  4. Collapse Field

  5. Insert Slicer

  6. Insert Timeline

  7. Refresh Data

  8. Change Data Source

  9. Move PivotTable

  10. 解决顺序(如果有更多计算)

  11. PivotChart

DESIGN

某些 DESIGN 功能区命令如下 -

  1. 数据透视表布局选项,用于子总计、用于总计的选项、报告布局窗体和用于空行的选项

  2. PivotTable Style Options

  3. PivotTable Styles

Expanding and Collapsing Field

您可以通过两种方式展开或折叠所选字段的所有项 -

  1. 通过选择所选字段左侧的符号或。

  2. 通过单击“分析”功能区中的“展开字段”或“折叠字段”。

By selecting the Expand symbol or Collapse symbol to the left of the selected field

  1. 选择数据透视表中包含 East 的单元格。

  2. 单击 East 左侧的折叠符号。

expanding and collapsing field

East 下的所有项都将折叠。East 左侧的折叠符号更改为展开符号。

collapse and expand

您可以观察到,只有 East 下的项被折叠。数据透视表的其余项保持原样。

单击 East 左侧的展开符号。将显示 East 下的所有项。

Using ANALYZE on the Ribbon

您可以在功能区上使用“展开字段”和“折叠字段”命令,一次性折叠或展开数据透视表中的所有项目。

  1. 单击数据透视表中包含 East 的单元格。

  2. 单击功能区中的“分析”选项卡。

  3. 单击“活动字段”组中的“折叠字段”。

using analyze

数据透视表中字段 East 的所有项目将折叠。

east field items

单击“活动字段”组中的“展开字段”。

expand field

所有项目将显示。

Report Presentation Styles

您可以选择数据透视表的显示样式,就像要将其包含在报告中一样。选择一种适合您演示或报告中其他内容的样式。但是,不要对样式过于沉迷,因为显示结果时产生影响的报告总是比色彩鲜艳但没有突出显示重要数据点的报告要好。

  1. 单击数据透视表中的“East”。

  2. Click ANALYZE.

  3. 单击活动字段组中的“字段设置”。将出现“字段设置”对话框。

  4. 单击“布局和打印”选项卡。

  5. 选中“在每个项目标签后插入空行”。

report presentation styles

将在区域字段的每个值后面显示空行。

您还可以从“@ {s0}”选项卡中插入空行。

insert blank rows
  1. Click the DESIGN tab.

  2. 单击布局组中的“报告布局”。

  3. 在下拉列表中选择“以提纲形式显示”。

outline form
  1. 将鼠标悬停在“数据透视表样式”上。将显示鼠标放置在其上的样式预览。

  2. 选择适合您报告的样式。

将显示具有所选样式的轮廓形式的数据透视表。

displays selected style

Timeline in PivotTables

为了理解如何使用时间线,请考虑下面的示例,其中销售数据按销售人员和地区分组。数据共有 1891 行。

timeline

用此范围创建一个数据透视表,其中 −

  1. 按此顺序将地区和销售人员放入行中

  2. Product in Columns

  3. 将金额总和放入汇总值中

range
  1. Click the PivotTable.

  2. Click INSERT tab.

  3. 单击筛选器组中的时间线。将显示插入时间线。

insert timelines

单击日期,然后单击确定。将显示时间线对话框,并且时间线工具显示在功能区上。

ribbon
  1. 在时间线对话框中,选择月。

  2. 从下拉列表中选择季度。

  3. Click 2014 Q2.

  4. 按住 Shift 键,然后拖动到 2014 第 4 季度。

时间线已选择 2014 第 2 季度至第 4 季度。

数据透视表已筛选到此时间线。

pivottable filtered

Excel Data Analysis - Data Visualization

您可以在 Excel 中以多种方式显示数据分析报告。但是,如果您的数据分析结果可以可视化为图表,以突出数据中的要点,您的受众可以快速掌握您想要在数据中展示的内容。它还对您的演示文稿样式产生良好影响。

在本章中,您将了解如何使用 Excel 图表和图表上的 Excel 格式化功能,使您能够重点展示数据分析结果。

Visualizing Data with Charts

在 Excel 中,图表用于对任何数据集进行图形表示。图表是数据的可视化表示,其中数据由符号表示,例如条形图中的条形或折线图中的线。Excel 为您提供了许多图表类型,您可以选择一种适合您数据的图表,或者您可以使用 Excel 推荐的图表选项来查看根据您的数据自定义的图表,然后选择其中一个。

有关图表类型的更多信息,请参阅教程 Excel 图表。

在本章中,您将了解可以使用 Excel 图表的高亮显示数据分析结果的不同技术。

Creating Combination Charts

假设您从不同区域获得的 2015-2016 财年的目标利润和实际利润。

creating combination charts

我们对这些结果创建一个簇状柱形图。

clustered column chart

正如您所观察到的,在图表中难以快速可视化目标与实际之间的比较。它没有对您的结果产生真正的影响。

区分两种类型数据以比较值的一种更佳方法是使用组合图表。在 Excel 2013 及更高版本中,您可以将组合图表用于相同目的。

对目标值使用垂直列,对实际值使用带标记的直线。

  1. 在功能区的图表工具选项卡下点击设计选项卡。

  2. 在类型组中点击更改图表类型。更改图表类型对话框将出现。

use vertical columns
  1. Click Combo.

  2. 将实际系列的图表类型更改为带有标记的直线。预览将出现在自定义组合下。

  3. Click OK.

change chart type

您自定义的组合图表将显示。

customized combination chart

正如您在图表中观察到的,目标值为列,实际值沿线标记。数据可视化变得更好,因为它还显示结果的趋势。

但是,当两种数据值的数据范围有显着差异时,这种类型的表示效果不佳。

Creating a Combo Chart with Secondary Axis

假设您有 2015-2016 财政年度不同地区所发货的产品数量和实际利润数据。

combo chart

如果您使用与之前相同的组合图表,您将得到以下内容 -

combination chart

在图表中, No. of Units 的数据不可见,因为数据范围有显着差异。

在这种情况下,您可以创建具有辅助轴的组合图表,以便主轴显示一个范围,辅助轴显示另一个范围。

  1. Click the INSERT tab.

  2. 点击图表组中的组合。

  3. 从下拉列表中点击创建自定义组合图表。

custom combo chart

插入图表对话框出现,其中组合突出显示。

对于图表类型,选择 -

标记线用于单位数量系列

聚类柱用于实际利润系列

勾选单位数量系列右侧的辅助轴框并点击确定。

图表预览将出现在自定义组合中。

custom combination

您的组合图表将显示在辅助轴上。

combo chart with secondary axis

您可以在主轴上看到实际利润值,在辅轴上可以看到单位数。

图表中的一个显著观察结果是第 3 季度,其中售出的单位数更多,但获得的实际利润更低。这可能应该归因于为增加销售而产生的促销成本。第 4 季度的情况有所改善,销售额略有下降,实际利润大幅上升。

Discriminating Series and Category Axis

假设您想预测 2013-2016 年间获得的实际利润。

discriminating series and category axis

为此数据创建一个簇状柱形图。

clustered column

您观察到,数据可视化效果不佳,因为没有显示年份。您可以通过将年份更改为类别来克服此问题。

删除数据范围中的标题年份。

remove header year

现在,年份被视为一个类别而不是一个系列。您的图表如下所示 −

year as category

Chart Elements and Chart Styles

图表元素为您的图表提供了更多描述,从而帮助更直观地可视化数据。

  1. Click the Chart

图表右上角附近会出现三个按钮 −

  1. Chart Elements

  2. Chart Styles

  3. Chart Filters

有关这些按钮的详细说明,请参阅 Excel 图表教程。

  1. Click Chart Elements.

  2. Click Data Labels.

click data labels
  1. Click Chart Styles

  2. 选择适合您数据的样式和颜色。

select style and color

您可以使用趋势线以图形方式显示数据中的趋势。您可以在图表中将趋势线延伸到实际数据之外,以预测未来值。

trendline

Data Labels

Excel 2013 及更高版本为您提供了多种选项来显示数据标签。您可以选择一个数据标签,按您喜欢的方式设置格式,然后使用克隆当前标签将格式复制到图表中的其他数据标签。

图表中的数据标签可以具有效果、不同的形状和大小。

还可以使用“插入数据标签字段”将单元格的内容显示为数据标签的一部分。

data label

Quick Layout

您可以使用快速布局通过选择一个预定义的布局选项来快速更改图表总体布局。

  1. Click the chart.

  2. 单击图表工具下方的设计选项卡。

  3. Click Quick Layout.

将显示不同的可能布局。在布局选项上移动时,图表布局将更改为特定的选项。

quick layout

选择您喜欢的布局。图表将显示所选布局。

Using Pictures in Column Charts

使用图片代替列,可以更强调您的数据展示。

  1. 单击柱形图上的柱形。

  2. 在“数据系列格式”中,单击“填充”。

  3. Select Picture.

  4. 在“从下列位置插入图片”下,提供文件名或(如果您以前复制了图像)剪贴板。

using pictures

您选择图片会出现在图表中的列中。

place pictures

Band Chart

您可能需要显示来自不同区域的产品的客户调查结果。带状图适合此目的。带状图是线形图,带有阴影区域,可显示组数据的上限和下限。

假设您东部和西部地区的客户调查结果按月分布为 -

band chart

< 50% 的数据为低,50% - 80% 为中等,> 80% 为高。

使用带状图,您可以如下显示调查结果 -

display survey results

根据您的数据创建一个线形图。

create line chart

将图表类型改为 -

  1. 东部和西部系列为带有标记的线。

  2. 低、中等和高系列为堆积柱形。

change the chart type

您的图表如下所示。

chart looks
  1. 单击其中一个列。

  2. 在“数据系列格式”中将间隙宽度更改为 0%。

formating data series

您将获得带状而不是列。

bands

让图表更美观 -

  1. Add Chart Title.

  2. Adjust Vertical Axis range.

  3. 将条带颜色改为绿-黄-红。

  4. Add Labels to bands.

最终结果是具有定义边界和跨带状显示调查结果的带状图。可以快速且清楚地从图表中看出,虽然西部地区的调查结果令人满意,但东部地区的调查结果在上一季度下降,需要引起注意。

band charts

Thermometer Chart

如果需要表示目标值和实际值,你可以轻松地在 Excel 中创建温度计图表,该图表可以直观地显示这些值。

使用温度计图表,你可以以下列方式显示数据——

thermometer chart

按照以下方式排列数据——

arrange your data
  1. Select the data.

  2. 创建簇状条形图。

clustered charts

你会观察到,右侧的条形图就是目标。

  1. 单击图表中的一个条形图。

  2. 单击功能区上的“切换行/列”。

target
  1. 右键单击目标列。

  2. 单击“设置数据系列格式”。

  3. Click on Secondary Axis.

secondary axis

你会观察到主要轴和次要轴的范围不同。

  1. 右键单击主要轴。

  2. 在“设置轴”选项中,在“界限”下方,为最小值输入 0,为最大值输入 1。

  3. 对次要轴重复该操作。

primary and secondary axis have different ranges

主要轴和次要轴都将设置为 0% - 100%。目标列隐藏实际列。

  1. 右键单击可见列(目标)

  2. 在“设置数据透视图”中,为“填充”选择无填充,为“边框”选择线条,为“颜色”选择蓝色

target column
  1. 在“图表元素”中,取消选中以下选项:“轴→主要水平轴→次垂直网格线→图表标题”

  2. 在图表中,右键单击主要垂直轴

  3. 在“设置轴”选项中,单击“刻度线”

  4. 对于主要类型,选择“内部”

format axis
  1. 右键单击图表区域。

  2. 在“格式化图表区域”选项中,选择填充无,边框无线。

chart area

调整图表区域大小,获得温度计形状。

thermometer shape

获得您的温度计图表,显示实际值和目标值。您可以通过一些格式设置使此温度计图表更加引人注目。

  1. 插入一个矩形形状,覆盖图表中的蓝色矩形部分。

  2. 在“格式化形状”选项中,选择:填充渐变,类型线性,角度 1800

  3. 将渐变停止点设置在 0%、50% 和 100%。

  4. 对于位于 0% 和 100% 的渐变停止点,选择颜色黑色。

  5. 对于位于 50% 的渐变停止点,选择颜色白色。

format shape
  1. 在底部插入一个椭圆形。

  2. 使用相同选项设置形状。

结果是我们开始使用的温度计图表。

thermometer chart result

Gantt Chart

甘特图是一个图表,其中一系列水平线显示在特定时间段内完成的工作量,相对于这些时间段计划的工作量。

在 Excel 中,您可以通过自定义堆积柱形图类型来创建甘特图,以便它描述任务、任务持续时间和层次结构。Excel 甘特图通常使用天作为水平轴上的时间单位。

请考虑以下数据,其中该列:

  1. 任务代表项目中的任务

  2. 开始代表距离项目开始日期的天数

  3. 持续时间代表任务持续时间

请注意,任何任务的开始都是前一个任务的开始时间加上持续时间。当任务属于分层级结构时就是这种情况。

gantt chart
  1. Select the data.

  2. Create Stacked Bar Chart.

stacked bar chart
  1. Right-click on Start Series.

  2. 在格式化数据序列选项中,选择无填充。

format data series
  1. Right-click on Categories Axis.

  2. 在“格式轴”选项中,选择“按逆序分类”。

select categories
  1. 在“图表元素”中,取消选中“图例网格线”。

  2. 设置水平轴格式,以调整主要刻度标记(5 天间隔)和次要刻度标记(1 天间隔)。

  3. 设置数据系列格式,使其更具观感。

  4. Give a Chart Title

chart title

Waterfall Chart

瀑布图是小型的和大企业最流行的可视化工具之一。瀑布图通过剖析正负贡献的累积效应,是展示如何达成净值(如净收入)的理想之选。

Excel 2016 提供瀑布图类型。如果您仍使用较早版本的 Excel,则可以使用堆积柱形图创建瀑布图。

柱形以彩色编码,以便您可以快速识别正数和负数。初始值和最终值柱形从横轴开始,而中间值则是浮动柱形。由于这种外观,瀑布图也称为桥形图。

考虑以下数据。

waterfall chart
  1. 为瀑布图准备数据

  2. 确保“净现金流”列在“月份”列的左侧(这是因为在创建图表时您会不包括此列)

  3. 添加 2 列——分别代表正现金流的“增加”和负现金流的“减少”

  4. 添加一列“开始”——图表的第一列,其中包含净现金流内的起始值

  5. 添加一列“结束”——图表中的最后一列,其中包含净现金流内的结束值

  6. 添加一列“浮动”——它支持中间列

  7. 如下所示计算这些列的值:

compute values
  1. 在“浮动”列中,在开头和结尾插入一行。放置一个任意值 50000。这仅是为了在图表左右两侧留出一些空间

数据将如下所示。

float column
  1. 选择单元格 C2:H18(排除“净现金流”列)

  2. Create Stacked Column Chart

stacked column chart
  1. 右键单击“浮动”序列。

  2. Click Format Data Series.

  3. 在格式化数据序列选项中,选择无填充。

select no fill
  1. 右键单击“负”序列。

  2. 选择填充颜色为红色。

negative series
  1. 右键单击“正”序列。

  2. 选择填充颜色为绿色。

positive series
  1. 右键单击开始系列。

  2. 选择灰色的填充颜色。

  3. 右键单击结束系列。

  4. 选择灰色的填充颜色。

  5. Delete the Legend.

delete legend
  1. 右键单击任意系列

  2. 在格式化数据系列选项中,在系列选项下选择间隙宽度为 10%。

series options

为图表命名。瀑布图将显示。

deplays waterfall chart

Sparklines

火花线是放置在单个单元格中的微型图表,每个单元格表示您选择中的数据一行。它们提供了一种快速查看趋势的方法。

您可以使用快速分析工具添加火花线。

  1. 选择您要添加火花线的数据。

  2. 在数据的右侧保留一个空列,用于火花线。

sparkline

快速分析按钮显示在您选定数据的右下角。

quick analysis button at bottom
  1. 单击快速分析按钮。快速分析工具栏将显示各种选项。

quick analysis toolbar options

单击 SPARKLINES 。显示的图表选项基于数据,可能有所不同。

click sparklines

单击 Line 。每行的折线图显示在数据右侧的列中。

line

PivotCharts

数据透视表用于以图形方式汇总数据并探索复杂的数据。

数据透视表以与标准图表相同的方式显示数据系列、类别和图表轴。此外,它还直接在图表中提供交互式筛选控件,以便您可以快速分析您数据的一个子集。

当您在巨大的数据透视表中具有数据,或许多包含文本和数字的复杂工作表数据时,数据透视表很有用。数据透视表可以帮助您理解这些数据。

您可以从以下位置创建数据透视表

  1. A PivotTable.

  2. 作为独立数据表,不包含数据透视表。

PivotChart from PivotTable

遵循以下步骤创建枢纽图表 −

  1. Click the PivotTable.

  2. 单击功能区上“透视表工具”下的“分析”。

  3. 单击“枢纽图表”。弹出插入图表对话框。

insert chart

从选项列中选择“簇状柱形”。

select clustered column

单击确定。显示枢纽图表。

display pivotchart

枢纽图表有三个筛选器——地区、销售人员和月份。

  1. 单击“区域筛选器控制”选项。出现搜索框,其中包含所有地区的列表。选中框显示在地区旁边。

  2. 选择“东部”和“南部”选项。

filter

筛选后的数据显示在枢纽图表和数据透视表上。

pivotchart without pivottable

PivotChart without a PivotTable

您可以在不创建数据透视表的情况下创建单独的枢纽图表。

  1. Click the Data Table.

  2. Click the Insert tab.

  3. 单击“图表”组中的“枢纽图表”。出现创建枢纽图表窗口。

  4. Select the Table/Range.

  5. 选择您希望放置枢纽图表的“位置”。

您可以在现有工作表本身的单元格中,或者在新的工作表中进行选择。单击确定。

choose cell

空的枢纽图表、空的数据透视表和用于构建枢纽图表的枢纽图表字段列表同时出现。

empty pivottable
  1. 选择要添加到枢纽图表的字段

  2. 通过将字段拖动到 FILTER、图例(系列)、AXIS(类别)和 VALUE 中,对字段进行整理

  3. 使用枢纽图表上的筛选器控件来选择要放在枢纽图表上的数据

Excel 将自动创建一个耦合的数据透视表。

coupled pivottable

Excel Data Analysis - Data Validation

数据验证是 Excel 中一个非常有用、易于使用的工具,使用它可以在输入工作表的数据上设置数据验证。

对于工作表上的任何单元格,您都可以

  1. 在输入消息中显示需要输入的内容。

  2. 限制输入的值。

  3. 提供一个值列表供选择。

  4. 显示错误信息并拒绝无效的数据输入。

考虑以下风险跟踪器,该跟踪器可用于输入和跟踪已识别的风险信息。

risk tracker

在此跟踪器中,输入以下列中的数据的验证采用预设数据约束,并且仅当输入的数据满足验证标准时才会接受。否则,您将收到一条错误消息。

  1. Probability

  2. Impact

  3. Risk Category

  4. Risk Source

  5. Status

“风险敞口”列将具有计算值,您不能输入任何数据。甚至连 S. No. 列都设置为具有计算值,即使您删除了一行,这些计算值也会进行调整。

现在,您将学习如何设置这样的工作表。

Prepare the Structure for the Worksheet

为工作表的结构做准备 −

  1. 从一个空白工作表开始。

  2. 在第 2 行放置标题。

  3. 在第 3 行放置列标题。

  4. 对于列标题“概率”、“影响”和“风险敞口”− 右键单击该单元格。从下拉菜单中单击“设置单元格格式”。在“设置单元格格式”对话框中,单击“对齐”选项卡。在“方向”下键入 90。

  5. 在第 3、4 和 5 行中每个列标题的单元格中进行合并和居中。

  6. 对第 2 - 5 行的单元格设置边框格式。

  7. 调整行宽和列宽。

您的工作表将如下所示 −

worksheet result

Set Valid Values for Risk Category

在 M5 - M13 单元格中输入以下值(M5 为标题,M6 - M13 为值)

Category Values

End-Users

Customer

Management

Schedule

Schedule

Environment

Product

Project

  1. 单击“风险类别”列(H6)下的第一个单元格。

  2. 单击功能区上的数据选项卡。

  3. 单击数据工具组中的数据验证。

  4. 从下拉列表中选择数据验证…​。

select data validation

数据验证对话框出现。

  1. Click the Settings tab.

  2. 在验证条件下的 Allow: 下拉列表中,选择选项 List

select list
  1. 在出现的源: 方框中选择 M6:M13 区域。

  2. 选中出现的忽略空白和单元格下拉列表复选框。

check boxes

Set Input Message for Risk Category

  1. 单击数据验证对话框中的输入消息选项卡。

  2. 选中单元格被选中时的 Show input message 复选框。

  3. 在标题下方的框中输入风险类别:

  4. 在输入消息下方的框中输入从列表中选择风险类别。

show input message

Set Error Alert for Risk Category

要设置错误警报,请执行以下操作:

  1. 单击数据验证对话框中的错误警报选项卡。

  2. 选中输入无效数据后显示错误警报复选框。

  3. 在样式下拉菜单中选择停止

  4. 在标题下方的框中输入无效条目:

  5. 在错误消息下方的框中输入从下拉列表中选择一个值。

  6. Click OK.

set error alert

Verify Data Validation for Risk Category

对于风险类别下的选定的第一个单元格,

  1. 已设置数据验证条件

  2. Input message is set

  3. Error alert is set

现在,您可以验证设置。

单击您已针对其设置数据验证条件的单元格。此时,将显示“输入”消息。“下拉”按钮将出现在单元格右侧。

verify data validation

“输入”消息显示正确。

  1. 单击单元格右侧的“下拉”按钮。此时,将显示一个下拉列表,其中列出了可以选择的值。

  2. 交叉检查下拉列表中的值与创建下拉列表时使用的值。

message correctly displayed

两组值相匹配。请注意,如果值的数量更多,则您将在下拉列表的右侧看到一个向下滚动条。

从下拉列表中选择一个值。它将显示在单元格中。

dropdown list

您可以看到合法值的选择工作正常。

最后,尝试输入无效项并验证错误警报。

在单元格中键入 People,然后按 Enter。系统将显示您为该单元格设置的错误消息。

error message displayed
  1. Verify the Error message.

  2. 您可以选择重试或取消。验证这两个选项。

您已成功为该单元格设置了数据验证。

Note − 查看您消息的拼写和语法非常重要。

Set Valid Criteria for the Risk Category Column

现在,您可以对风险类别列中的所有单元格应用数据验证条件。

此时,您需要记住两件事 −

  1. 您需要为可能的最大单元格数设置条件。在我们的示例中,它可能根据工作表使用的位置而变化,从 10 到 100 不等。

  2. 您不应为不需要的单元格范围或整个列设置条件。这会不必要地增加文件大小。这称为多余格式。如果您从外部来源获取了工作表,则必须删除多余格式,您将在本教程的 Inquire 章节中了解这一点。

按照以下步骤操作 −

  1. 为风险类别下的 10 个单元格设置验证条件。

  2. 您可以通过单击第一个单元格的右下角轻松实现此操作。

  3. 按住出现的 + 符号然后向下拉。

set valid criteria

数据验证被设置为所有选中的单元格。

单击被选中的最后一列并验证。

column selected and verify

风险类别列的数据验证已完成。

Set Validation Values for Risk Source

在这种情况下,我们只有两个值——内部和外部。

  1. 单击风险来源列 (I6) 下面的第一个单元格

  2. 单击功能区上的数据选项卡

  3. 单击数据工具组中的数据验证

  4. 从下拉列表中选择数据验证…​。

将出现数据验证对话框。

  1. Click the Settings tab.

  2. 在验证条件中,在允许:下拉列表中,选择列表选项。

  3. 在出现的源:方框中键入内部,外部。

  4. 选中出现的忽略空白和单元格下拉列表复选框。

set validation values

设置风险来源的输入消息。

set input

设置风险来源的错误警报。

set error alert

对于风险来源下的选定的第一个单元格 -

  1. 已设置数据验证条件

  2. Input message is set

  3. Error alert is set

现在,您可以验证设置。

单击您已为其设置数据验证条件的单元格。将出现输入消息。下拉按钮将出现在单元格的右侧。

verify settings

输入消息正确显示。

  1. 单击单元格右侧的下拉箭头按钮。将出现一个下拉列表,其中包含可选择的值。

  2. 检查这些值是否与您键入的值相同 - 内部和外部。

input message displayed correctly

这两组值都匹配。从下拉列表中选择一个值。该值将出现在单元格中。

cell

你可以看到,有效值的选定正常工作。最后,尝试输入一个无效的条目并核实错误警告。

在单元格中键入财务并按 Enter。你会看到设置到该单元格的错误消息。

type financial
  1. 确认错误消息。你已经成功设置了单元格的数据验证。

  2. 设置风险来源列的有效标准

  3. 将数据验证标准应用到风险来源列的单元格 I6 - I15(即与风险类别列的相同范围)。

数据验证已设置到所有所选单元格。数据验证已针对风险来源列完成。

Set Validation Values for Status

  1. 重复你过去用于设置风险来源验证值时的相同步骤。

  2. 设置列表值为打开、关闭。

  3. 将数据验证标准应用到状态列的单元格 K6 - K15(即与风险类别列的相同范围)。

数据验证已设置到所有所选单元格。数据验证已针对状态列完成。

Set Validation Values for Probability

风险概率分数值在范围 1-5 内,1 为低,5 为高。此值可以是 1 和 5 之间的任意整数(包括 1 和 5)。

  1. 点击风险来源列(I6)下的第一个单元格。

  2. 单击功能区上的“数据”选项卡。

  3. 单击数据工具组中的数据验证。

  4. 从下拉列表中选择数据验证…​。

数据验证对话框出现。

  1. Click the Settings tab.

  2. 在验证标准中,在允许下拉列表中,选择整数。

data validation
  1. Select between under Data:

  2. 在最小值下方的方框中键入 1:

  3. 在最大值下方的方框中键入 5:

select between

设置概率的输入消息

set input message

设置概率的错误警告并点击确定。

set error alert for probability

对于概率下的第一个所选单元格,

  1. 已设置数据验证标准。

  2. Input message is set.

  3. Error alert is set.

现在,您可以验证设置。

点击已设置数据验证准则的单元格。出现输入信息。在这种情况下,不会有下拉按钮,因为输入值被设置为在一个范围内,而非一个列表中。

click cell

“输入”消息显示正确。

在单元格中输入介于 1 和 5 之间的整数。它会出现在单元格中。

enter integer

有效值的选取工作正常。最后,尝试输入一个无效项,并验证错误警告。

在单元格中键入 6,然后按 Enter。将显示为该单元格设置的错误消息。

type 6

您已成功为该单元格设置了数据验证。

  1. 设置“可能性”列的有效准则。

  2. 将数据验证准则应用于“可能性”列中的单元格 E6 - E15(即与“风险类别”列相同的范围)。

已为所有选定的单元格设置了数据验证。列“可能性”的数据验证完成。

Set Validation Values for Impact

若要设置影响的验证值,请重复为设置可能性的验证值所用的相同步骤。

将数据验证准则应用于“影响”列中的单元格 F6 - F15(即与“风险类别”列相同的范围)。

已为所有选定的单元格设置了数据验证。列“影响”的数据验证完成。

Set the Column Risk Exposure with Calculated Values

风险暴露被计算为风险可能性和风险影响的乘积。

风险暴露 = 可能性 * 影响

在单元格 G6 中键入 =E6*F6,然后按 Enter。

set column risk exposure

由于 E6 和 F6 为空,因此单元格 G6 中将显示 0。

将公式复制到单元格 G6 – G15 中。单元格 G6 - G15 中将显示 0。

copy formula

由于“风险暴露”列用于计算值,因此你不应允许在该列中输入数据。

  1. Select cells G6-G15

  2. 右键单击,然后在出现的下拉列表中选择“设置单元格格式”。“设置单元格格式”对话框出现。

  3. Click the Protection tab.

  4. Check the option Locked.

locked

这是为了确保不允许在那些单元格中输入数据。不过,只有在工作表受保护后,这才会生效。工作表准备好后,你将作为最后一步执行此操作。

  1. Click OK.

  2. 为单元格 G6-G15 设置底纹以表明它们是计算值。

shade cells

Format Serial Number Values

你可以让用户自己填写序号列。但是,如果你对序号值进行格式化,那么工作表看起来会更美观。此外,它还可以显示工作表格式化了多少行。

在单元格 B6 中输入 =row()-5,然后按 Enter 键。

format serial number values

1 会显示在单元格 B6 中。将此公式复制到单元格 B6-B15 中。会显示值 1-10。

values appear

对单元格 B6-B15 进行阴影填充。

Wrap-up

你的项目几乎就完成了。

  1. 隐藏包含数据类别的列 M。

  2. 设置单元格 B6-K16 的边框格式。

wrapup
  1. 右键单击工作表选项卡。

  2. 从菜单中选择“保护工作表”。

select protect sheet

“保护工作表”对话框随即显示。

  1. 选中“保护工作表和锁定单元格的内容”选项。

  2. 在“解锁工作表的密码”下输入一个密码 - 密码区分大小写如果忘记了密码,将无法恢复受保护的工作表建议在某处保留工作表名称和密码的列表

  3. 选中“允许此工作表的所有用户:”下的“选择解锁的单元格”复选框。

select unlocked cells

你已将列“风险敞口”中的锁定单元格受保护,不准录入数据,并将其余的解锁单元格保持为可编辑状态。单击“确定”。

Confirm Password ”对话框显示。

confirm password
  1. Re-enter the password.

  2. Click OK.

已设置好数据验证的单元格的工作表可以使用了。

worksheet with data validation

Excel Data Financial Analysis

你可以轻松地使用 Excel 执行财务分析。Excel 为你提供了多个财务函数,例如 PMT、PV、NPV、XNPV、IRR、MIRR、XIRR 等,使你可以快速得出财务分析结果。

在本章中,你将学习在何处以及如何对分析使用这些函数。

What is Annuity?

年金是以一个连续期间内支付的一系列固定现金形式进行的。例如,退休储蓄、保险金、住房贷款、抵押贷款等。在年金函数中 -

  1. 正数表示收到的现金。

  2. 负数表示支付的现金。

Present Value of a series of Future Payments

现值为未来一系列付款现在价值的总和。可以使用 Excel 函数计算现值 -

  1. PV - 根据利率和一系列未来付款(负值)和收入(正值)计算投资的现值。至少有一项现金流必须为正,至少有一项必须为负。

  2. NPV - 根据贴现率和一系列定期未来付款(负值)和收入(正值)计算投资的净现值。

  3. XNPV - 为不一定有规律的现金流计划计算净现值。

Note that -

  1. PV 现金流必须恒定,而 NPV 现金流可以变化。

  2. PV 现金流既可以在期间开始时,也可以在期间结束时,而 NPV 现金流必须在期间结束时。

  3. NPV 现金流必须有规律,而 XNPV 现金流不必有规律。

在本部分中,您将了解如何使用 PV。您将在后面的章节中了解 NPV。

Example

假设您正在购买冰箱。销售人员告诉您冰箱的价格为 32000,但您可以选择在 8 年内支付这笔款项,年利率为 13%,年付款为 6000。您还可以选择在每年的年初或年末付款。

您想知道哪种选择对您更有利。

您可以使用 Excel 函数 PV -

PV (rate, nper, pmt, [fv ], [type])

要计算每一年的末尾支付的现值,请省略 type 或指定 type 的 0。

要计算每年末尾支付的现值,请为类型指定 1。

payments

您将获得以下结果−

payments result

因此,

  1. 如果您现在付款,您需要支付 32,000 的现值。

  2. 如果您选择每年付款,并在年末付款,则您需要支付 28,793 的现值。

  3. 如果您选择在年底付清所有分期付款,则需要支付 32,536 现值。

您可以清楚地看到,选项 2 对您有好处。

What is EMI?

Investopedia 将等额分期付款 (EMI) 定义为“借款人每个日历月的特定日期向贷款人支付的固定金额。等额分期付款用于每月偿还本金和利息,以便在指定年限内全额偿还贷款。”

EMI on a Loan

在 Excel 中,您可以使用 PMT 函数计算贷款的 EMI。

假设您想获得一笔年利率为 11.5%、贷款期限为 25 年的 5000000 的房屋贷款。您可以按照以下步骤计算您的 EMI−

  1. 计算每月的利率(年利率/12)

  2. 计算每月付款次数(年数 * 12)

  3. 使用 PMT 函数计算 EMI

use pmt function

如您所见,

  1. 现值 (PV) 是贷款金额。

  2. 未来值 (FV) 为 0,因为在期限结束时,贷款金额应为 0。

  3. 类型为 1,因为 EMI 在每个月的月初支付。

您将获得以下结果−

present and future value

Monthly Payment of Principal and Interest on a Loan

EMI 包括利息和一部分本金还款。随着时间的推移,EMI 的这两个组成部分会发生变化,从而减少余额。

若要获得

  1. 每月付款的利息部分,您可以使用 Excel IPMT 函数。

  2. 每月付款的本金偿还部分,您可以使用 Excel PPMT 函数。

例如,如果您以年利率 16% 借入了一笔 1,000,000 的贷款,期限为 8 个月。您可以获得 EMI 的值、递减的利息金额、递增的本金偿还金额以及过去 8 个月的递减贷款余额。在 8 个月结束时,贷款余额将为 0。

请按照以下给定的程序操作。

Step 1 − 计算 EMI 如下。

calculate emi

得出EMI为13261.59卢比。

emi result

Step 2 −如下所示,接下来计算8个月中EMI的利息和本金部分。

calculate interest and principal

你将得到以下结果。

calculate interest and principal result

Interest and Principal paid between two Periods

在两个时段(含)内,可以计算已支付的利息和本金。

  1. 使用CUMIPMT函数计算第2个月和第3个月之间的累计已付利息。

  2. 对比第2个月和第3个月的利息值,验证结果。

  3. 使用CUMPRINC函数,计算第2个月和第3个月之间的累计已付本金。

  4. 对比第2个月和第3个月的本金值,验证结果。

summing up

你将得到以下结果。

summing up result

你可以看到,你的计算结果与验证结果一致。

Calculating Interest Rate

假设你贷款了100,000卢比,并且希望以不超过12000卢比的月供,在15个月内还完贷款。你可能会想知道需要支付多少的利率。

使用Excel RATE函数,找出利率−

calculating interest rate

你将会得到8%的结果。

calculating interest rate result

Calculating Term of Loan

假设你以10%的利率贷款了100,000卢比。你想设置不超过15,000卢比的月供。你可能会想知道多久才能还清贷款。

用NPER的Excel函数找出付款笔数

excel nper function

你将会得到12个月的结果。

excel nper function result

Decisions on Investments

当你想要进行一项投资时,你需要比较不同的选项,并选择能产生较高收益的选项。净现值对于比较某个时间段的现金流以及判断哪种方式较好的很有帮助。这些现金流可以以规律、定期的时间间隔产生,或不规律的时间间隔产生。

首先,我们来看 regular, periodical cash flows 的情况。

在n年中的不同时间点收到的现金流的净现值(n可以是分数)为 1/(1 + r)n ,其中的r是年利率。

考虑以下在3年时间段范围内的两种投资。

decisions on investments

从表面上看,投资 1 看起来比投资 2 好。然而,只有当你了解截至今天的投资的真实价值时,你才能决定哪项投资更好。你可以使用 NPV 函数来计算回报。

现金流可能发生

  1. 在每年的年底。

  2. 在每年的年初。

  3. 在每年的年中。

NPV 函数假设现金流在年底发生。如果现金流在不同的时间发生,则你必须在 NPV 计算中考虑到特定因子。

假设现金流在年底发生。然后你可以直接使用 NPV 函数。

npv function

您将获得以下结果−

npv function result

正如你观察到的,投资 2 的 NPV 高于投资 1 的 NPV。因此,投资 2 是一个更好的选择。你之所以得到这个结果,是因为与投资 1 相比,投资 2 的现金流出在以后的期间。

Cash Flows at the Beginning of the Year

假设现金流在每年的年初发生。在这种情况下,你不应在 NPV 计算中包含第一个现金流,因为它已经表示当前价值。你需要将第一个现金流添加到从其余现金流中获得的 NPV 中以获得净现值。

cash flows at beginning year

您将获得以下结果−

cash flows at beginning year result

Cash Flows in the Middle of the Year

假设现金流在每年的年中发生。在这种情况下,你需要将从现金流中获得的 NPV 乘以 $\sqrt{1+r}$ 以获得净现值。

cash flows in middle year

您将获得以下结果−

cash flows in middle year result

Cash Flows at Irregular Intervals

如果你想计算具有不规则现金流的净现值,即现金流在任意时间发生,则计算会有点复杂。

但是,在 Excel 中,你可以使用 XNPV 函数轻松进行此类计算。

  1. 按日期和现金流排列你的数据。

Note − 数据中的第一个日期应该是所有日期中最早的日期。其他日期可以按任何顺序出现。

  1. 使用 XNPV 函数来计算净现值。

cash flows at irregular intervals

您将获得以下结果−

cash flows at irregular intervals result

假设今天的日期是 2015 年 3 月 15 日。正如你所观察到的,所有现金流日期都是以后的日期。如果你想找出今天的净现值,请在数据顶部包含它,并为现金流指定 0。

include date

您将获得以下结果−

include date result

Internal Rate of Return (IRR)

一项投资的内部收益率 (IRR) 是 NPV 为 0 时的利率。它是正现金流的现值正好补偿负现金流的利率值。当贴现率为 IRR 时,该投资完全无所谓,即投资者既不赚钱也不亏钱。

考虑以下现金流、不同的利率和对应的 NPV 值。

internal rate of return

正如你在利率 10% 和 11% 的值之间观察到的,NPV 的符号发生变化。当你将利率微调到 10.53% 时,NPV 几乎为 0。因此,IRR 为 10.53%。

Determining IRR of Cash Flows for a Project

可以使用Excel函数IRR计算现金流的IRR。

calculate irr

如你之前看到的那样IRR是10.53%

对于给定的现金流,IRR可能会-

  1. exist and unique

  2. exist and multiple

  3. not exist

Unique IRR

如果IRR存在并且唯一,则可用于在若干种可能性中选择最佳投资。

  1. 如果第一个现金流为负值,意味着投资者有钱并且想投资。那么,IRR越高越好,因为它代表着投资者正在收取的利率。

  2. 如果第一个现金流为正值,意味着投资者需要钱并且正在寻找贷款,IRR越低越好,因为它代表着投资者正在支付的利率。

要判断IRR是否是唯一的,就改变猜测值并计算IRR。如果IRR保持不变,那么它是唯一的。

unique irr

正如你所观察的那样,IRR对不同的猜测值具有唯一的一个值。

unique value

Multiple IRRs

在某些情况下,你可能有许多IRR。考虑以下现金流。使用不同的猜测值计算IRR。

multiple irrs

您将获得以下结果−

multiple irrs result

你可以看到有两种IRR—— -9.59%和216.09%。你可以通过计算净现值来验证这两个IRR。

calculating npv

对于 -9.59%和216.09%,净现值都是0。

No IRRs

在某些情况下,你可能没有IRR。考虑以下现金流。使用不同的猜测值计算IRR。

no irrs

对于所有猜测值,你都将得到结果#NUM。

no irrs result

结果#NUM表示所考虑的现金流没有IRR。

Cash Flows Patterns and IRR

如果现金流中只有一个符号变化,例如从负到正或从正到负,那么就保证有一个唯一的IRR。例如,在资本投资中,第一个现金流将会是负值,而其余现金流将是正值。在这种情况下,会出现唯一的IRR。

如果现金流中有多个符号变化,IRR可能就不存在。即使存在,也可能不唯一。

Decisions based on IRRs

许多分析师更喜欢使用IRR,并且它是一个流行的盈利能力衡量标准,因为作为百分比,它易于理解并且易于与所需回报进行比较。然而,使用IRR做决策时存在一些问题。如果你按IRR排序,并根据这些排名做出决策,你最终可能会做出错误的决策。

你已经看到净现值将使你能够做出财务决策。然而,当项目相互排斥时,IRR和净现值并不总是会导致同样的决策。

Mutually exclusive projects 是那些选择一个项目排除接受另一个项目。当被比较的项目相互排斥时,净现值和IRR之间可能出现排名冲突。如果你必须在项目A和项目B之间进行选择,净现值会建议接受项目A,而IRR可能建议项目B。

由于以下原因之一可能会出现 NPV 和 IRR 之间此类型的冲突 -

  1. 项目规模差异很大,或

  2. 现金流发生的时间不同。

Projects of significant size difference

significant size

如果您想通过 IRR 做出决策,则项目 A 的收益率为 100,项目 B 的收益率为 50。因此,投资项目 A 看起来很划算。但是,由于项目规模不同,这是一个错误的决定。

考虑 -

  1. 您有 1000 可投资。

  2. 如果您将全部 1000 投资在项目 A,您将获得 100 的收益。

  3. 如果您将 100 投资在项目 B,您仍然手中有 900,您可以投资在另一个项目上,比如项目 C。假设您在项目 C 获得 20% 的收益率,那么在项目 B 和项目 C 上的总收益率为 230,在盈利能力方面大幅领先。

因此,在这些情况下,NPV 是做出决策的更好方法。

Projects with different cash flows timings

different cash flows

同样,如果您考虑通过 IRR 来决策,项目 B 将会是选择。但是,项目 A 具有更高的 NPV,并且是理想的选择。

IRR of Irregularly Spaced Cash Flows (XIRR)

有时您的现金流可能是间隔无规律。在这种情况中,您不能使用 IRR,因为 IRR 需要间距相等的间隔。您可以使用 XIRR,它会考虑现金流的日期以及现金流。

xirr

得到的内部收益率为 26.42%。

internal rate

Modified IRR (MIRR)

考虑当您的融资利率与再投资率不同的时候。如果您通过 IRR 计算内部收益率,它假设融资和再投资的利率相同。此外,您也可能获得多个 IRR。

例如,考虑下面显示的现金流 -

mirr

正如您所看到的,NPV不止一次为 0,导致多个 IRR。此外,再投资率未被考虑在内。在这些情况下,您可以使用修正后的 IRR (MIRR)。

modified irr

您将获得以下显示的 7% 的结果 -

modified irr result

Note - 与 IRR 不同,MIRR 始终是唯一的。

Working with Multiple Sheets

在某些情况下,你可能需要

  1. 设置多个工作表格式或结构相似的表格。

  2. 从另一个工作表中获取这些工作表的信息。

  3. 将这些工作表的结果汇总到一个汇总工作表中。

例如,你可能需要按区域明智和按月明智在单独的工作表中跟踪销售信息。每个产品价格都是从公司中独立的工作表中设置的产品目录中提取的。最后,你必须将所有区域的结果汇总到一个汇总表格中。

在本章中,你将学习如何通过简单的步骤完成此操作。你将汇总 2015 年 4 月至 2016 年 3 月(即 2015-16 财政年度)的结果。

The First Step

第一步是设置产品目录。执行以下步骤−

  1. 从一个空白工作簿开始。

  2. 设置 产品目录工作表,其中包含产品和价格。

  3. 将工作表命名为 Product Catalog

  4. 假设要在每月的 1 日修订目录。

  5. 提供一个上次更新的占位符。

销售时产品的价格由产品的当前成本决定。

first step

Multiple Worksheets with same Structure

接下来,您必须按照相同的结构按顺序为各个区域(东、北、南、西)设置工作表。

  1. Add 4 blank worksheets.

  2. 将工作表命名为 East、North、South 和 West。

multiple worksheets with same structure

这四个工作表应该具有相同的结构。

  1. 单击 East 选项卡。 East 工作表将打开。

  2. 按住 Shift 键,然后单击 West 选项卡。这 4 个选项卡都将被选中。

select tabs

现在,您在 East 工作表中所做的任何编辑都将自动反映在其他三个选中的工作表中。

在 East 工作表中,

  1. 添加列标题 - 序号、月份、产品、价格、单位数、总金额。

  2. 添加序号、4 月份和 4 个产品名称。

  3. Format the Table.

east worksheet

相同结构出现在其他工作表 North、South 和 West 中。

Creating a Formula across Multiple Worksheets

要在多个工作表中创建公式−

  1. 为产品目录工作表中产品的价格值定义名称。

  2. 将范围为所有名称的工作簿。

create formula
  1. 再次选择所有四个工作表 - East、North、South 和 West。

  2. 在“东部”工作表中,对于每个产品,在价格列中,将公式作为价格值名称。

正如我们之前定义的一样,产品价格按照每月 1 日更新的产品目录设定。

product price
  1. 对每个月份重复相同步骤

repeat same steps

因此,对于东部、北部、南部和西部区域的工作表,您已成功设置相同的结构,并根据产品目录工作表将每个产品的价格信息按月份放置。

产品目录也可以在另一个工作簿中。

Calculations in the Worksheets

下一步是填入每个月和每个区域中每个产品的已售出单位数的信息。因此,您需要在这些工作表上分别进行操作。

对于每个区域,对于每个产品——

  1. 填写已售出单位数。

  2. 按价格*单位数计算对应的总金额。

calculate total amount

在每个工作表(东部、北部、南部和西部)中,按月计算小计——

calculate subtotals

Note ——您可以在单个工作表中使用小计,但不能在多个工作表中使用。因此,您必须对北部、南部和西部工作表重复此步骤。

subtotal

单击大纲级别 2。您将获得全部按月计算的总计。

outline level 2

现在,您可以准备将所有四个工作表——东部、北部、南部和西部中的结果汇总。

Summarizing Data in Multiple Worksheets

以下步骤将向您展示如何汇总来自多个工作表的的数据。

  1. 添加一个工作表,并将其命名为摘要。

  2. 创建摘要工作表的结构。

summarizing data

在列 Total Sales 中,在单元格 C3 中,键入 = sum(

total sales
  1. Select the worksheet East.

  2. Select the cell G7.

  3. 按住“东部”标签,单击标签 West

  4. 将选中从东部到西部的标签。

  5. 公式栏中的公式显示为

=sum(‘East:West’!G7)

select worksheet east

请注意,您仍处于 East 工作表中。按 Enter 键。

您将进入 Summary 工作表。在公式栏中,您将看到公式为

=SUM(East:West!G7)

计算值显示在单元格 C3 中。

calculated value in cell
  1. 将公式复制到单元格 C4 至 C14。

  2. 单击“公式”选项卡下“公式审核”组中的“显示公式”。

将显示“Total Sales”列中的所有公式。

total sales appear

这正是您想要汇总各个区域的结果的方式。

  1. 单击单元格 C15。

  2. Type =sum(C3:C14)

summarize results

您的汇总结果已在“Summary”工作表中准备好。

summarized results ready

Excel Data Analysis - Formula Auditing

您可能想要检查公式的准确性或找出错误的根源。Excel 公式审计命令为您找到以下内容提供了简便的方法

  1. 正在哪个单元格参与计算活动单元格中的公式。

  2. 哪些公式是指活动单元格。

这些发现通过箭头线使用图形方式显示,让可视化变得容易。您可以使用单一命令显示活动工作表中的所有公式。如果您的公式引用不同工作簿中的单元格,同时也打开该工作簿。Excel 不能转到未打开的工作簿中的单元格。

Setting the Display Options

您需要检查您正在使用的工作簿的显示选项是否已正确设置。

  1. Click FILE > Options.

  2. 在 Excel 选项对话框中,单击高级。

  3. 在工作簿的显示选项中 − 选择工作簿。检查在对象下,显示中是否已选择全部。

  4. 对您正在审计的所有工作簿重复此步骤。

setting the display options

Tracing Precedents

先决单元格是活动单元格中引用公式的那些单元格。

在以下示例中,活动单元格是 C2。在 C2 中,您有公式 =B2*C4

B2 和 C4 是 C2 的先决单元格。

tracing precedents

若要追踪单元格 C2 的先决单元格,

  1. 单击单元格 C2。

  2. Click the Formulas tab.

  3. 单击公式审计组中的追踪先决单元格。

trace precedents

一条从 B2 到 C2 的箭头,另一条从 C4 到 C2 的箭头将显示,追踪先决单元格。

two arrows displayed

请注意,对于追踪单元格的先决单元格,该单元格应具有带有有效引用的公式。否则,您将收到一条错误消息。

  1. 单击不包含公式的单元格或单击一个空单元格。

  2. 单击公式审计组中的追踪先决单元格。

您将收到一条消息。

get message

Removing Arrows

单击公式审计组中的移除箭头。

removing arrows

工作表中的所有箭头都将消失。

Tracing Dependents

被依赖单元格包含引用其他单元格的公式。这意味着,如果活动单元格参与了另一个单元格中的公式,则另一个单元格是活动单元格的被依赖单元格。

在下面的示例中,C2 的公式为 =B2*C4 。因此,C2 是单元格 B2 和 C4 的一个相关单元格

tracing dependents

要追踪单元格 B2 的相关单元格

  1. 单击单元格 B2。

  2. Click the Formulas tab.

  3. 单击公式审核组中的“追踪相关单元格”。

trace dependents in formula auditing

会出现从 B2 到 C2 的箭头,表示 C2 依赖于 B2。

要追踪单元格 C4 的相关单元格

  1. 单击单元格 C4。

  2. 单击“公式”选项卡>“追踪相关单元格”(在“公式审核”组中)。

会出现从 C4 到 C2 的另一个箭头,表示 C2 也依赖于 C4。

trace dependents of cell

单击公式审核组中的 Remove Arrows 。工作表中的所有箭头都会消失。

Note - 要追踪单元格的相关单元格,该单元格应由另一个单元格中的公式引用。否则,您将收到错误消息。

  1. 单击单元格 B6,它未被任何公式引用,或单击任何空白单元格。

  2. 单击公式审核组中的“追踪相关单元格”。您将收到一条消息。

click trace dependents

Working with Formulae

您已了解“先例”和“相关单元格”的概念。现在,考虑具有多个公式的工作表。

working with formulae
  1. 单击考试结果表中“及格类别”下的一个单元格。

  2. 单击“追踪先例”。其左侧的单元格(分数)和范围 E4:F8 将被映射为先例。

  3. 对考试结果表中“及格类别”下的所有单元格重复此操作。

exam results table
  1. 单击学生成绩表中“及格类别”下的一个单元格。

  2. 单击“追踪相关单元格”。考试结果表中“及格类别”下的所有单元格将被映射为相关单元格。

student grades table

Showing Formulas

下方的工作表包含东部、北部、南部和西部地区销售人员的销售总结。

showing formulas
  1. 单击功能区的 FORMULAS 选项卡。

  2. 单击公式审核组中的显示公式。工作表中的公式将会出现,以便您了解哪些单元格包含公式以及公式内容。

show formula
  1. 单击 TotalSales 下方的单元格。

  2. 单击追踪先例。一个工作表图标会出现在箭头的末端。工作表图标表示先例位于不同的工作表中。

click trace precedents

双击箭头。一个 Go TO 对话框会出现,显示先例。

go to dialog box

正如您所看到的,有四个先例,位于四个不同的工作表中。

  1. 单击一个先例的引用。

  2. 引用出现在引用框中。

  3. 单击确定。包含该先例的工作表出现。

Evaluating a Formula

要逐个步骤了解单元格中复杂公式的工作原理,您可以使用求值公式命令。

考虑单元格 C14 中的公式 NPV(年中)。公式是

=SQRT (1 + C2)*C10

  1. 单击单元格 C14。

  2. 单击功能区的 FORMULAS 选项卡。

  3. 单击公式审核组中的求值公式。求值公式对话框会出现。

evaluating formula

Evaluate Formula 对话框中,该公式显示在求值下的框中。通过多次单击 Evaluate 按钮,可以逐个步骤对公式进行求值。带下划线的表达式将始终是接下来要执行的表达式。

evaluate formula

此处,C2 在公式中带下划线。所以,它在下一步中求值。单击 Evaluate

click evaluate button

单元格 C2 的值为 0.2。因此,C2 将被求值为 0.2。 1+0.2 带下划线,表明它是下一步。单击 Evaluate

click evaluate

1+0.2 将被求值为 1.2。 SQRT(1.2) 带下划线,表明它是下一步。单击 Evaluate

evaluate

SQRT(1.2) 将评估为 1.09544511501033。 C10 带有下划线表示为下一步。单击 Evaluate

evaluate sqrt

C10 将评估为 4976.8518518515。

1.09544511501033*4976.8518518515 带有下划线表示为下一步。单击 Evaluate

restart button

1.09544511501033*4976.8518518515 将评估为 5,451.87。

没有要评估的表达式,这是答案。 Evaluate 按钮将改为 Restart 按钮,表示评估完成。

Error Checking

当您的工作表和/或工作簿准备就绪且已计算完毕时,进行错误检查是一种好习惯。

考虑以下简单计算。

error checking

单元格中的计算结果为错误 #DIV/0!。

  1. 单击单元格 C5。

  2. 单击功能区的 FORMULAS 选项卡。

  3. 单击公式审核组中错误检查旁边的箭头。在下拉列表中,您将发现 Circular References 已禁用,表明您的工作表没有循环引用。

  4. 从下拉列表中选择 Trace Error

select trace error

蓝色箭头指示计算活动单元格所需的单元格。

activate cell
  1. Click Remove Arrows.

  2. 单击错误检查旁边的箭头。

  3. 从下拉列表中选择错误检查。

select error checking

将显示 Error Checking 对话框。

error checking dialog box

观察以下内容 −

  1. 如果您单击 Help on this error ,将显示 Excel 错误帮助。

  2. 如果您单击 Show Calculation Steps ,将显示公式求值对话框。

  3. 如果您单击 Ignore Error ,将关闭错误检查对话框,如果您再次单击 Error Checking 命令,它将忽略此错误。

  4. 如果您单击 Edit in Formula Bar ,您将被带到公式栏中的公式,以便您可以编辑单元格中的公式。

Excel Data Analysis - Inquire

你可以使用 Inquire 来−

  1. Compare two workbooks.

  2. 分析工作簿是否有问题或不一致之处。

  3. 查看工作簿之间的链接。

  4. 查看工作表之间的链接。

  5. 查看单元格之间的关系。

  6. Clean excess cell formatting.

  7. Manage passwords.

INQUIRE 选项卡将位于功能区中。如果你在功能区上找到了 INQUIRE 选项卡,则可以跳到下一部分。

如果你在功能区上找不到 INQUIRE 选项卡,请激活 Inquire 加载项。

  1. Click File > Options.

  2. 在 Excel 选项窗口中,单击加载项。

  3. 在“管理”框中,单击“COM 加载项”。

  4. Click Go.

inquire tab

将显示 COM 加载项对话框。

com addins
  1. Check the Inquire box.

  2. 单击确定。现在,Inquire 加载项处于活动状态。您将在功能区中找到 INQUIRE 选项卡。

INQUIRE Commands

我们来了解一下 INQUIRE 命令。

单击 INQUIRE 选项卡。您将找到以下命令 -

  1. Workbook Analysis

  2. Workbook Relationship

  3. Worksheet Relationship

  4. Cell Relationship

  5. Compare Files

  6. Clean Excess Cell Formatting

  7. Workbook Passwords

inquire commands

Comparing Two Workbooks

您可以逐单元格比较两个工作簿,找出差异(如果存在),例如第二个工作簿与第一个工作簿相比发生变化。

请按以下步骤操作 -

  1. 打开要比较的两个工作簿。

  2. 单击功能区上的 INQUIRE 选项卡。

  3. 单击比较组中的比较文件。

comparing two workbooks
  1. 将出现 Select Files To Compare 对话框。

  2. 检查在 CompareTo 旁边的框中显示的文件名。

select files to compare
  1. 如果显示的任何文件名不是您想要的文件名,请单击该文件名旁边的向下箭头。

  2. 系统将仅显示已打开的工作簿。

workbooks displayed
  1. Select the File.

  2. 检查比较和到中文件的顺序是否正确无误。

compare file
  1. 如果顺序不正确,请单击 Swap Files 。比较和到中文件的顺序将被更改。

  2. Click Compare.

click compare

比较结果将显示在两个窗格网格中 -

  1. 左侧工作簿对应于您选择的“比较”文件。

  2. 右侧工作簿对应于您选择的“到”文件。

工作簿对比工作簿中变更的详细信息将显示在这些两个网格下面的窗格中。变更内容将根据变更类型以颜色突出显示。突出显示颜色的图例显示在下左窗格中。

highlight changes

单击功能区上的 Resize Cells to Fit 查看比较和到工作簿中的单元格内容。两个工作簿中的单元格均已调整大小,以便内容可见。

resize cells to fit

在功能区的导出组中单击导出结果。

export results

此时将出现另存为对话框。可以将结果另存为 Excel 工作簿。请注意,仅 .xlsx 文件类型可用。

save as dialog box

如果需要在其他应用程序中使用结果,可以通过复制到剪贴板来实现。

在功能区的导出组中单击将结果复制到剪贴板。

copy results

粘贴到所需的应用程序中即可。

Creating an Interactive Report

可以使用 Workbook Analysis 命令创建一个交互式报告,该报告可以显示关于工作簿及其结构、公式、单元格、区域和警告的详细信息。

  1. 在功能区中单击询问选项卡。

  2. 在报表组中单击工作簿分析。

workbook analysis

在工作簿分析完成后,将显示报表。

workbook analysis completed

该报表包含以下六个类别 −

  1. Summary − 有关工作簿结构和内容的一般信息。

  2. Workbook (with subcategories) − 一般工作簿统计信息。

  3. Formulas (with subcategories) − 有关工作簿中公式的具体信息。

  4. Cells (with subcategories) − 有关工作簿中单元格的具体信息。

  5. Ranges (with subcategories) − 有关工作簿中区域的具体信息。

  6. Warnings − 有关工作簿结构和内容的多种类型的警告。

report category

选择某一类别可以获得更多有关该类别的信息。

选中公式选项。此时将显示公式的子类别。

check formula option

将在正在分析的工作簿中观察到以下内容 −

  1. 所有公式共有 224 个。

  2. 使用数字值,共有 224 个。

  3. 单击带数字值的子类别。

在结果窗格中,对于带有数字值的公式的每个单元格,将显示工作表名称、单元格地址和公式。

results pane

单击 Excel 导出按钮。将出现另存为对话框。

excel export button
  1. 将报告另存为 Excel 文件。

  2. 加载导出文件按钮将显示在 Excel 导出按钮旁边。

  3. 单击加载导出文件按钮。

load export file

保存的报告 Excel 工作簿将打开,您能清晰地查看工作簿的分析结果。

workbook analysis results

Viewing with Diagrams

您可以通过链接创建的互动式图表来查看工作簿关系、工作表关系和单元格关系。这些链接显示了图表中各节点之间的相互关系。您可以拖动链接或节点进行排列,并将它们对齐以查看无论您要查找什么。

Viewing Workbook Relationships

您可以使用通过文件之间的连接(链接)创建的工作簿关系图来查看工作簿相互依赖的互动式图形地图。

图表中的链接类型可以包括其他工作簿、Access 数据库、文本文档、HTML 页面、SQL Server 数据库和其他数据源。

  1. 单击功能区中的询问选项卡。

  2. 在图表组中单击工作簿关系。

viewing workbook relationships

将显示工作簿关系图,显示与不同数据源相链接的工作簿。

workbook relationship diagram

Viewing Worksheet Relationships

您可以使用工作表关系图创建相同工作簿中、或在其他工作簿中工作表之间的连接(链接)的互动式图形地图。

  1. 单击功能区中的询问选项卡。

  2. 在图表组中单击工作表关系。

viewing worksheet relationships

将显示工作表关系图,显示相同工作簿以及其他工作簿中工作表之间的链接。

二者之间的区别可以通过箭头方向来识别。

arrow direction

Viewing Cell Relationships

你可以使用单元格关系图来获取所有链接的详细、互动地图,从选定的单元格到其他工作表甚至其他工作簿的单元格。

  1. 单击功能区中的询问选项卡。

  2. 单击图表组中的单元格关系。

cell relationship

单元格关系图选项对话框出现。

  1. 选中跨工作表和跨工作簿。

  2. 在追踪单元格先例和追踪单元格依赖项下,选择追踪两者。

  3. 在初始展开等级数下,选择 limited 并在它旁边的框中输入5。

  4. Click OK.

cell relationship diagram

单元格关系图出现,显示基于你选择的选项的选择单元格和同一工作表、同一工作簿和其他工作簿中的单元格之间的链接。

links between selected cells and cells

单击缩放。你可以清楚地查看节点。

view nodes

Cleaning Excess Cell Formatting

当你发现一个工作簿加载得比较慢,或者变为了非常大的大小,它可能应用了不需要的行或列格式(例如,条件格式化包含少于15个值的整个列)。

你可以使用清除多余的单元格格式化命令来删除多余的格式化并大幅减小文件大小。这还可以提升Excel的运行速度。

在清除多余的单元格格式化之前,创建你的Excel文件的备份副本,因为在某些情况下此流程可能增加你的文件大小,并且没有办法撤销更改。

  1. 单击功能区中的询问选项卡。

  2. 单击杂项组中的清除多余的单元格格式化。

cleaning excess cell formattingformatting

清除多余的单元格格式化对话框出现。在 Apply to 框中选择所有工作表。

choose sheets

你将收到一条关于保存更改的消息。单击确定。

saving changes

Managing Passwords of Files

如果你为受密码保护的工作簿使用工作簿分析或比较文件命令,你无需在每次打开那些文件时输入密码。这可以通过使用密码管理器来实现。

  1. 单击功能区中的询问选项卡。

  2. 单击杂项组中的工作簿密码。

managing passwords of files

密码管理器对话框出现。单击添加按钮添加你的工作簿的密码。

password manager

还需要为已添加的密码添加密码说明。

add password

下次当你需要使用其中的任何文件时,你不必输入密码。

Advanced Data Analysis - Overview

Excel 提供了几种命令、功能和工具,这些命令、功能和工具可以轻松完成复杂的数据分析任务。借助 Excel,您可以轻松执行各种复杂的计算。在本教程中,您将了解 Excel 中多功能的数据分析工具。您将逐步了解数据分析,其中包含相关示例、说明以及每一步的操作截图。

Data Consolidation

您可能必须合并来自各种源的数据并展示一份报告。数据可以位于同一工作簿或不同工作簿的工作表中。借助 Excel 数据工具“合并”,您可以用一些简单的步骤执行此操作。

What-If Analysis

假设分析为您提供了处理以下数据分析情况的工具 −

  1. 找到导致指定值输入值的输入值。结果可以设为公式,其中输入值作为变量。通过改变输入变量的值,Excel 通过“目标寻址”工具提供解决方案。

  2. 通过改变一个或两个变量的值,找到可能的输出值。结果可以设为公式,其中一个或两个输入值作为变量。通过改变输入变量的值,Excel 通过“数据透视表”工具提供解决方案。

  3. 找到可能的输出值,该值是改变两个以上变量的值而导致的结果。结果可以设为公式,其中输入值作为变量。通过改变输入变量的值,Excel 通过“情景管理器”工具提供解决方案。

Optimizing with Excel Solver Add-in

求解器用来处理复杂的目标寻址情况。在这种情况下,除了输入和输出之外,还将在可能输入值上施加已定义的约束或限制。此外,求解器用来得出最佳解决方案。

Excel 具有一个求解器加载项,它可以帮助您解决此类复杂问题。

Importing Data into Excel

您的数据分析可能依赖于各种外部数据源。在 Excel 中,您可以从不同数据源导入数据,例如 Microsoft Access 数据库、Web 页面、文本文件、SQL Server 表、SQL Server 分析立方体、XML 文件等。

您可以同时从数据库导入任意数量的数据表。当您从关系数据库(例如 Access)导入多个表时,表之间现有的关系也会保留在 Excel 中。在导入数据的同时,您还可以选择基于该数据创建数据透视表、数据透视图或 Power View 报表。

您可以只创建与数据源的数据连接,或将数据导入到 Excel 中。如果您将数据导入到 Excel 中,则这些数据表将被添加到 Excel 中的数据模型中。

Data Model

Excel 中的数据模型用来集成当前工作簿中的多个表的数据和/或来自导入数据的表的数据和/或通过数据连接连接到工作簿的数据源的数据。数据模型在数据透视表、数据透视图、PowerPivot 和 Power View 报告中以透明的方式使用。

  1. 在导入数据或从工作簿中的 Excel 表格导入数据时,您可以创建一个数据模型。

  2. 可以按数据视图或图表视图查看数据模型中的数据表。

  3. 使用数据模型,您可以在数据表之间创建关系。

  4. 您可以使用“创建关系”命令或单击、拖动并将数据模型图示视图中用于定义关系的两个表中的字段连接起来。

Exploring Data with PivotTable

当您可以将数据模型与数据透视表集成在一起时,您可以通过整理、连接、总结和报告来自几个不同源的数据来执行大量的数据分析。当您可以从外部数据源导入表并创建一个数据透视表时,当连接的数据源中的数据更新时,可以自动更新数据透视表中的值。

您可以使用多个表中的字段创建一个数据透视表,前提是这些表已经定义了关系。如果不存在关系,Excel 会提示您创建一个,并且您可以从数据透视表本身创建。您定义的这个关系反映在数据模型中。

Exploring Data with PowerPivot

您可以使用 PowerPivot 访问、分析和报告来自各种数据源的数据。PowerPivot 可以帮助您轻松处理大型数据并生成引人入胜的分析报告。

PowerPivot 为您提供了管理数据模型、将 Excel 表添加到数据模型、在数据表中添加计算字段、定义 KPI 等命令。

Exploring Data with Power View

Power View 提供对大型数据的交互式探索、可视化和分析。由于其多功能可视化选项,您一定可以找到为您的数据提供完美平台的数据,您可以在其中探索数据、汇总和报告。

从表格到地图,它只是可视化您的数据,对其进行筛选、分析和交互式报告的玩法。此外,您可以在同一 Power View 工作表上有多个可视化效果,当您单击其中任何一个数据点的某个数据点时,这些效果会反映和突出显示值。

您可以使用表格、矩阵、卡片、不同类型的图表、倍数、地图和磁贴在 Power View 中探索数据。一旦您获得实际经验,您将对这些不同视图的多功能性着迷。这是因为它很容易制作突出显示重要值并动态切换视图的交互式报告。

Exploring Data with Hierarchies

如果您的数据具有层次结构,它们可以在 Power View 中反映的数据模型中定义,或在 Power View 本身中构建层次结构。

一旦定义层次结构,您就可以向上钻取和向下钻取层次结构,显示所需数据。

Aesthetic Power View Reports

您可以根据要在 Power View 中显示的内容来制定报告布局。您可以添加反映公司徽标或企业视图的背景图像。或者,您可以设置报告的背景格式,使其看起来更优雅。

您可以为您的报告选择最能描述您的数据的主题。您可以更改字体和文字大小,以便您的报告易于阅读。

Key Performance Indicators (KPIs)

关键绩效指标通常用于评估绩效。在 Excel 中,您可以在 PowerPivot 或 Power View 中定义和描绘 KPI。KPI 的图形化呈现会提升您的报表。

Advanced Data Analysis - Data Consolidation

您可能会遇到需要提供合并数据的情况。数据的来源可能来自一处或多处。另一个挑战可能是数据可能不时由其他人更新。

您需要知道:在任何时候,如何设置一个合并来自您设置的数据源的汇总工作表。在 Excel 中,您可以使用 Data Tool – Consolidate 轻松完成此任务,仅需几个步骤。

Preparing Data for Consolidation

在开始合并数据之前,请确保数据源之间的一致性。这意味着要按照如下方式排列数据 −

  1. 每组数据在一个独立的工作表上。

  2. 每组数据都以列表格式放置,标签在第一行中。

  3. 此外,可以在第一列中设置类别标签(如果适用)。

  4. 所有数据范围具有相同的布局。

  5. 所有数据范围都包含类似事实。

  6. 在每个范围内没有空白行或列。

在数据源是外部的情况下,确保将预定义的布局用作 Excel 模板的形式。

假设您拥有来自各个地区(东、北、南和西)的各种商品的销售数据。您可能需要合并这些数据,并不时按产品明智地汇总销售情况。准备工作包括以下内容:

  1. 每个地区一个工作表 - 即四个工作表,分别命名为 East、North、South 和 West。这些工作表可以放在同一个工作簿或不同的工作簿中。

  2. 每个工作表具有相同的布局,表示产品详细信息、单位数量和金额。

  3. 您需要按产品明智地合并数据。因此,请确保贴有“产品”标签的列是第一列,并且它包含产品标签。

preparing data for consolidation

Consolidating Data in the Same Workbook

如果您要合并的所有数据都在同一个工作簿中,请按以下步骤操作:

Step 1 − 确保每个地区的数据位于单独的工作表上。

separate worksheet

Step 2 − 添加一个新工作表并将其命名为“Summary”。

Step 3 − 单击“Summary”工作表。

Step 4 − 单击要放置汇总结果的单元格。

Step 5 − 单击功能区上的 DATA 选项卡。

Step 6 − 单击 Data Tools 组中的 Consolidate 按钮。

Consolidate 对话框会出现。

consolidate dialog box

Step 7 − 从 Function 下面的下拉列表中选择 Sum

Step 8 − 如下所示从每个工作表中选择数据。

  1. 单击“引用”下方的框中的图标。

  2. 选择工作表——美国东部时间。

  3. Select the data range.

  4. 重新在参照下的方框中点击图标。

选定的范围显示在参照方框中 −

reference box

Step 9 − 点击方框右边的 Add 按钮。在 All References 下的方框中显示选定的数据范围。

all references

Step 10 − 对剩余数据工作表(北方、南方和西方)重复步骤 1-5。合并对话框如下所示。

data worksheets

您会看到数据范围按照 All references 下的方框中的字母顺序以工作表的形式显示。

Step 11 − 选中 Use labels in 下的方框 Top rowLeft column 。点击确定。

use labels in

对于区域(东、北、南和西)的您的数据以产品顺序进行总结。

regions

每当需要时,您都可以重复上述步骤来手动刷新您的总结结果。

Consolidating Data Automatically

假设您希望在数据发生更改时自动更新您的摘要表。为此,您需要链接到源数据。

Step 1 − 选中合并对话框中的方框 - Create links to source data ,然后点击确定。

consolidating data automatically

您的摘要结果以如下轮廓显示 −

outline

您会看到产品列右侧插入了一列新列。

Step 2 − 单击包含名为香皂的产品值的行的轮廓上的“+”号,您可以看到新列包含按区域划分的每组产品值合并值。

consolidated value

Consolidating Data from Different Workbooks

在之前的示例中,您需要的所有总结数据都位于同一个工作簿中。然而,对于每个区域,其数据可能被分别维护和按区域进行更新。这种情况下,您可以合并数据,如下所示 −

Step 1 − 打开包含相应数据的工作簿,例如,工作簿 - East-Sales、North-Sales、South-Sales和West-Sales。

Step 2 − 打开一个新工作簿。

Step 3 − 在新的工作簿上,点击您希望摘要显示的单元格。

Step 4 − 点击功能区上的数据标签。

Step 5 − 在数据工具方框中点击“合并”。

Consolidate 对话框出现。在合并对话框中 −

  1. 在函数下面的方框内从下拉列表中选择求和。

  2. 单击 Reference 下方的方框中的图标。

  3. 选择工作簿 – East-Sales.xlsx。

  4. Select the data range.

  5. 重新在参照下的方框中点击图标。

  6. 单击右侧的 Add

合并对话框显示如下 −

consolidate
  1. 单击引用下面的方框右侧的图标。

  2. 选择工作簿 – North-Sales.xlsx。

  3. Select the data range.

  4. 再次单击引用下面的方框右侧的图标。

  5. Click Add.

Step 6 − 重复步骤 1-6 以从工作簿 – South-Sales.xlsx 和 West-Sales.xlsx 添加数据范围。

Step 7 − 在 Use labels in 中,勾选以下方框。

  1. Top row.

  2. Left column.

Step 8 − 勾选 Create links to source data 方框。

合并对话框显示如下 −

create links

您的数据总结在您的工作簿中。

consolidate data summarized

Advanced Data Analysis - What-If Analysis

What-if analysis 是更改单元格中的值的过程,以查看这些更改如何影响工作表上公式的结果。你可以在一个或多个公式中使用多组不同的值来探索所有不同的结果。

what-if 分析在进行数据分析时在许多情况下很有用。例如 −

  1. 你可以基于收入提出不同的预算。

  2. 你可以根据给定的历史值预测未来值。

  3. 如果你期望从公式中得到某个值作为结果,你可以找到产生所需结果的不同输入值集。

Excel 为你提供了可以根据你的数据分析需求使用的以下 what-if 分析工具 −

  1. Data Tables

  2. Scenario Manager

  3. Goal Seek

数据透视表和场景采用输入值集并向前预测,以确定可能的结果。目标寻求与数据透视表和场景不同,因为它采用一个结果并向后预测以确定产生该结果的可能输入值。

在本章中,你将了解可以使用 what-if 分析工具的可能情况。有关这些工具的用法详细信息,请参阅本教程后面的章节。

Data Tables

Data Table 是一个单元格范围,你可以在其中更改一些单元格中的值,并提出解决问题的不同答案。例如,你可能想通过分析不同的贷款金额和利率来了解你能负担得起多少房屋贷款。你可以将这些不同的值与数据表中的 PMT 函数放在一起并获得所需结果。

数据表仅适用于 one or two variables ,但它可以接受这些变量的许多不同值。

有关数据表的详细信息,请参阅本教程中的章节 – What-If Analysis with Data Tables

Scenario Manager

场景是 Excel 保存并可以在工作表的单元格中自动替换的一组值。

主要功能 −

  1. 您可以在工作表上创建和保存不同组的值,然后切换到这些新方案中的任何一个,查看不同的结果。

  2. 一个方案可以有多个变量,但只能容纳最多 32 个值。

  3. 您还可以创建一个方案汇总报告,它将所有方案组合在一个工作表中。例如,您可以创建若干不同的预算方案,比较各种可能的收入水平和支出,然后创建一个报告,让您可以并排比较这些方案。

  4. 方案管理工具是一个对话框,用于保存值作为方案并对方案进行命名。

有关方案的详细信息,请参阅本教程中的第 What-If Analysis with Scenario Manager 章。

Goal Seek

如果您知道从公式中想要的结果,但无法确定公式需要什么输入值才能得到该结果,那么目标寻值将很有用。例如,如果您想借一笔贷款,并且您知道贷款金额、贷款期限以及可以支付的等额每月分期付款 (EMI),那么可以使用目标寻值来找到可以获得该贷款的利率。

目标寻值只能用于一个变量输入值。如果您有多个输入值变量,可以使用求解器加载项。

有关如何使用目标寻值,请参阅本教程中的第 What-If Analysis with Goal Seek 章。

Solver

求解器作为加载项随 Excel 提供。您可以使用求解器找到工作表上称为目标单元格的单元格中公式的最佳值。

求解器使用与目标单元格中的公式相关的单元格组。求解器调整您指定的可调整单元格中的值,以获得目标单元格公式指定的预期结果。

有关如何使用 Excel 求解器加载项,请参阅本教程中的第 Optimization with Excel Solver 章。

What-If Analysis with Data Tables

使用 Excel 中的数据表,您可以轻松地改变一个或两个输入并执行假设分析。数据表是一组单元格,您可以在其中更改某些单元格中的值,并针对问题想出不同的答案。

有两种类型的数据表 −

  1. One-variable Data Tables

  2. Two-variable Data Tables

如果您的分析问题中有多个变量,您需要使用 Excel 的情景管理器工具。有关详细信息,请参阅本教程中的章节 - What-If Analysis with Scenario Manager

One-variable Data Tables

如果您想了解一个变量的不同值如何在一条或多条公式中改变这些公式的结果,可以使用一个变量数据表。换句话说,使用一个变量数据表,您可以确定更改一个输入如何改变任意数量的输出。您将借助示例了解这一点。

Example

有一笔 5,000,000 美元的贷款,期限为 30 年。您想了解不同利率的每月还款 (EMI)。您可能还想知道第二年支付的利息和本金金额。

Analysis with One-variable Data Table

使用一个变量数据表进行分析需要三个步骤 −

Step 1 - 设置所需的背景。

Step 2 - 创建数据表。

Step 3 - 执行分析。

让我们仔细了解这些步骤:

Step 1: Set the required background

  1. 假设利率是 12%。

  2. 列出所有必需的值。

  3. 为包含值的单元格命名,以便公式具有名称而不是单元格引用。

  4. 使用 Excel 函数分别设置 EMI、累计利息和累计本金的计算 - PMT、CUMIPMT 和 CUMPRINC。

您的工作表应如下所示:

set required background

您可以看到,C 列中的单元格的名称与 D 列相应单元格中给出的名称相同。

Step 2: Create the Data Table

  1. 按如下步骤在列 E 中键入您要替换在输入单元格中的值列表,即利率:

create data table
  1. 在值列上方一行,向右一个单元格的单元格中键入第一个函数 ( PMT )。在第一个函数右边的单元格中键入其他函数 ( CUMIPMT and CUMPRINC )。现在,利率值之上的两行如下所示:

type functions
below data table

Step 3: Do the analysis with the What-If Analysis Data Table Tool

  1. 选择包含您想要替换的公式和值的单元格范围,即选择范围 - E2:H13。

  2. 单击功能区上的“数据”选项卡。

  3. 单击“数据工具”组中的“假设分析”。

  4. 从下拉列表中选择数据表。

do analysis

出现 Data Table 对话框。

  1. 单击列输入单元格框中的图标。

  2. 单击单元格 Interest_Rate ,即 C2。

data table

您可以看到列输入单元格被视为 $C$2。单击确定。

数据表将填充为每个输入值计算的结果,如下所示:

fill data table

如果您能支付 54,000 的 EMI,您可以观察到 12.6% 的利率适合您。

Two-variable Data Tables

如果您想了解公式中两个变量的不同值将如何改变该公式的结果,则可以使用两个变量的数据表。换句话说,使用两个变量的数据表,您可以确定更改两个输入如何改变单个输出。您将在一个示例的帮助下了解这一点。

Example

有一笔 50,000,000 的贷款。您想知道利率和贷款期限的不同组合将如何影响每月还款额 (EMI)。

Analysis with Two-variable Data Table

需要分三步进行包含两个变量的数据表格分析:

Step 1 - 设置所需的背景。

Step 2 - 创建数据表。

Step 3 - 执行分析。

Step 1: Set the required background

  1. 假设利率是 12%。

  2. 列出所有必需的值。

  3. 对包含值的单元格进行命名,以便公式具有名称而不是单元格引用。

  4. 使用 Excel 函数 PMT 设置 EMI 的计算。

您的工作表应如下所示:

set background

可以看到,列 C 中的单元格被命名为列 D 中相应单元格中的名称。

Step 2: Create the Data Table

  1. 在单元格 F2 中输入 =EMI

type emi
  1. 键入第一个输入值列表,即沿列 F 向下排列的利率,从公式下方的单元格(即 F3)开始。

  2. 键入第二个输入值列表,即沿行 2 向右排列的付款数,从公式右边的单元格(即 G2)开始。数据表如下所示:

type input values

Do the analysis with the What-If Analysis Tool Data Table

  1. 选择包含公式以及要替换的两组值的单元格区域,即选择区域 F2:L13。

  2. 单击功能区上的“数据”选项卡。

  3. 单击“数据工具”组中的“假设分析”。

  4. 从下拉列表中选择“数据表格”。

perform analysis

“数据表格”对话框将出现。

  1. 单击“行输入单元格”框中的图标。

  2. 单击单元格 NPER (即 C3)。

  3. 再次单击“行输入单元格”框中的图标。

  4. 接下来,单击“列输入单元格”框中的图标。

  5. 单击单元格Interest_Rate(即 C2)。

  6. 再次单击“列输入单元格”框中的图标。

column input cell box

您将看到,行输入单元格取为 $C$3,而列输入单元格取为 $C$2。单击确定。

数据表将使用两个输入值的每种组合计算出结果并填充数据表:

rename input cell boxes

如果您能支付 54,000 的 EMI,那么利率为 12.2%,288 期 EMI 适合您。这意味着贷款期限将为 24 年。

Data Table Calculations

每次包含数据表的电子表格重新计算时,即使数据表没有更改,也会对数据表重新计算。若要加快包含数据表的工作表的计算速度,则需要更改计算选项,在下一部分中将为此提供说明,以 Automatically Recalculate 工作表,但是不更改数据表。

Speeding up the Calculations in a Worksheet

可以通过两种方式加快包含数据表的工作表的计算速度 −

  1. From Excel Options.

  2. From the Ribbon.

From Excel Options

  1. 单击功能区上的“文件”选项卡。

  2. 从左侧窗格中的列表中选择“选项”。

“Excel 选项”对话框出现。

  1. 从左侧窗格中选择 Formulas

  2. 在计算选项部分中的 Workbook Calculation 下方选择选项 Automatic except for data tables 。单击“确定”。

excel options

From the Ribbon

  1. 单击功能区的 FORMULAS 选项卡。

  2. 单击计算组中的 Calculation Options

  3. 在下拉列表中选择 Automatic Except for Data Tables

from ribbon

What-If Analysis with Scenario Manager

情景管理器对于在敏感性分析中具有两个以上变量的情况下非常有用。情景管理器为所选变量的每组输入值创建情景。情景帮助你探索一系列可能的结果,支持以下内容-

  1. 最多可更改 32 组输入。

  2. 合并来自多个不同工作表或工作簿的情景。

如果你想分析超过 32 组输入,并且这些值仅代表一到两个变量,你可以使用数据表。尽管它仅限于一到两个变量,但数据表可以包含任意数量不同的输入值。请参阅本教程中的 What-If Analysis with Data Tables

Scenarios

情景是一组由 Excel 保存的可以在工作表中自动替换的值。你可以在工作表上将不同组的值创建并保存为情景,然后在这些情景之间切换以查看不同的结果。

例如,你可以有几个不同的预算情景,它们比较各种可能的收入水平和支出。你还可以有来自不同来源的不同贷款情景,这些情景比较各种可能的利率和贷款期限。

如果想要在情景中使用的信息来自不同来源,你可以将此信息收集到单独的工作簿中,然后将不同工作簿中的情景合并到一个工作簿中。

拥有所需的所有情景后,你可以创建一个情景汇总报告-

  1. 它结合了所有情景的信息。

  2. 这让你可以逐个比较不同情景。

Scenario Manager

情景管理器是 Excel 中的假设分析工具之一。

要使用情景管理器创建一个分析报告,您必须遵循以下步骤−

Step 1 − 定义初始值的集合,并找出您想要改变的输入单元格,称为可变单元格。

Step 2 − 创建每个情景,命名情景,并为该情景的每个可变输入单元格输入值。

Step 3 − 选择您想要跟踪的输出单元格,称为结果单元格。这些单元格包含初始值集合中的公式。这些公式使用可变输入单元格。

情景管理器创建一份报告,其中包含每个情景的输入和输出值。

Initial Values for Scenarios

在创建若干不同情景之前,您需要定义一组情景将基于其的初始值。

设置情景的初始值的步骤为 −

  1. 定义包含输入值的单元格。

  2. 适当地命名输入单元格。

  3. 找出具有恒定值的输入单元格。

  4. 指定恒定输入的值。

  5. 找出具有可变值的输入单元格。

  6. 指定可变输入的初始值。

  7. 定义包含结果的单元格。结果单元格包含公式。

  8. 适当地命名结果单元格。

  9. 将公式放在结果单元格中。

考虑前面的贷款示例。现在,按照以下步骤进行 -

  1. 为贷款金额定义一个单元格。此输入值对于所有情景都是恒定的。将单元格命名为 Loan_Amount。将值指定为 5,000,000。

  2. 为利率、付款次数和类型(月初或月末付款)定义单元格。这些输入值将在情景中发生变化。将单元格命名为 Interest_Rate、NPER 和 Type。在这些单元格中将分析的初始值分别指定为 12%、360 和 0。

  3. 为 EMI 定义单元格。这是结果值。将单元格命名为 EMI。在此单元格中放入公式为 - =PMT (Interest_Rate/12, NPER, Loan_Amount, 0, Type)

您的工作表如下所示 -

define cells

您会看到输入单元格和结果单元格在 C 列中,名称如 D 列中给出的那样。

Creating Scenarios

在为情景设置初始值后,您可以使用情景管理器创建情景,如下所示 -

  1. 单击功能区上的“数据”选项卡。

  2. 单击“数据工具”组中的“假设分析”。

  3. 从下拉列表中选择“情景管理器”。

creating scenarios

将出现“情景管理器”对话框。您会看到其中包含一条消息 -

“No Scenarios defined. Choose Add to.”

add scenario

您需要为情景管理器中每组变化值创建情景。最好使用初始值定义第一个情景,因为它使您能够在显示不同情景时随时切换回初始值。

按照以下步骤使用初始值创建第一个情景 -

  1. 单击“情景管理器”对话框中的 Add 按钮。

将出现 Add Scenario 对话框。

  1. 在“情景名称”下,键入“情景 1”。

  2. 在“变化单元格”下,在按住 Ctrl 键的情况下输入单元格引用,即 C3、C4 和 C5。

对话框名称更改为“编辑情景”。

  1. Comment as – Initial Values 框中编辑文本。

  2. 选择“保护”下的“禁止更改”选项,然后单击确定。

prevent changes

将出现 Scenario Values 对话框。您定义的初始值将出现在每个改变单元格框中。

scenario values

用初始值创建 Scenario 1

创建三个不同场景,如下所示,场景中的值各不相同:

  1. 单击“方案值”对话框中的 Add 按钮。

将显示“添加方案”对话框。请注意,“C3、C4、C5”将显示在“变化单元格”框中。

  1. 在“方案名称”框中,输入“方案 2”。

  2. Comment 中编辑文本为——不同的利率。

  3. 选择“保护”下的“禁止更改”,然后单击“确定”。

select prevent changes

将显示 Scenario Values 对话框。初始值将显示在改变单元格中。将 Interest_Rate 的值更改为 0.13 ,然后单击 Add

scenario values dialog box

将显示 Add Scenario 对话框。请注意,“C3、C4、C5”将显示在“变化单元格”下的框中。

  1. 在“方案名称”框中,输入“方案 3”。

  2. Comment 框中编辑文本为——付款次数不同。

  3. 选择“保护”下的“禁止更改”,然后单击“确定”。

scenario name box

将显示“方案值”对话框。初始值将显示在改变单元格中。将 NPER 的值更改为 300,然后单击 Add

change value

将显示 Add Scenario 对话框。请注意,“C3、C4、C5”将显示在“变化单元格”框中。

  1. 在“方案名称”框中,输入“方案 4”。

  2. Comment 框中编辑文本为——付款类型不同。

  3. 选择“保护”下的“禁止更改”,然后单击“确定”。

add scenario dialog box

将显示 Scenario Values 对话框。初始值将显示在改变单元格中。将“类型”的值更改为 1。单击“确定”,因为您已添加所有要添加的方案。

changed value

Scenario Manager 对话框出现。在情景下的框中,你将找到你已创建的所有情景的名称。

  1. 单击情景 1。正如你所了解的,情景 1 包含初始值。

Scenario Summary Reports

Excel 提供两种类型的“情景摘要”报表 -

  1. Scenario summary.

  2. Scenario PivotTable report.

在“情景摘要”对话框中,你可以找到这两个“报表”类型。

选择“报表类型”下的“情景摘要”。

select scenario summary

Scenario Summary

Result cells 框中,选择单元格 C6 (在此,我们已放置 PMT 函数)。单击“确定”。

“情景摘要”报表会出现在一个新的工作表中。工作表命名为“情景摘要”。

scenario summary

在“情景摘要”报表中,你可以观察到以下内容 -

  1. Changing Cells - 登记所有用作变更单元格的单元格。由于你已将单元格命名为 Interest_Rate、NPER 和 Type,因此这些内容似乎有意义。否则,只将列出单元格引用。

  2. Result Cells - 显示指定的结果单元格,即 EMI。

  3. Current Values - 第一列并在“摘要”报表创建前在“情景管理器”对话框中选定的情景的值中登记。

  4. 对于你已创建的所有情景,变更单元格将以灰色高亮显示。

  5. 在 EMI 行中,将显示每个情景的结果值。

可以通过显示在创建情景时添加的注释,使报表更有意义。

  1. 单击包含情景名称的行左侧的“+”按钮。情景的注释出现在情景名称下方的行中。

click plus button

Scenarios from Different Sources

假设你从三个不同来源获取情景,且你需要在主工作簿中准备“情景摘要”报表。你可以通过将不同工作簿中的情景合并到主工作簿中来完成此操作。按照以下步骤操作 -

  1. 假设情景位于工作簿 Bank1_Scenarios、Bank2_Scenarios 和 Bank3_Scenarios 中。打开这三个工作簿。

  2. 打开包含初始值的主工作簿。

  3. 在主工作簿中单击“数据”>“假设分析”>“情景管理器”。

出现 Scenario Manager 对话框。

scenarios from different sources

正如你所见,没有场景,因为你尚未添加任何场景。单击 Merge

出现“合并场景”对话框。

merge scenarios

正如你所见,在“从以下位置合并场景”下,有两个框 −

  1. Book

  2. Sheet

你可以从特定工作簿中选择包含场景的特定工作表,这些场景想要添加到你的结果中。单击 Book 的下拉箭头以查看工作簿。

Note − 对应的文件应在列表中打开以显示。

merge scenarios dialog box

选择文件 – Bank1_Scenarios

显示 Bank1 工作表。在对话框底部,显示源工作表中找到的场景数。单击确定。

select book

将出现“场景管理器”对话框。合并到“主”工作簿中的两个场景将在“场景”下按列表展示。

master workbook

单击 Merge 按钮。 Merge Scenarios 对话框将显示。现在,从“文件”框的下拉列表中选择 Bank2_Scenarios

显示 Bank2 工作表。在对话框底部,显示源工作表中找到的场景数。单击确定。

source sheet displayed

出现 Scenario Manager 对话框。合并到“主”工作簿中的四个场景在“场景”下按列表展示。

scenarios

单击 Merge 按钮。 Merge Scenarios 对话框显示。现在,从“文件”框的下拉列表中选择 Bank3_Scenarios

显示 Bank3 工作表。在对话框底部,将显示源工作表中找到的场景数。单击确定。

scenario found

将出现“场景管理器”对话框。合并到“主”工作簿中的五个场景将在“场景”下按列表展示。

scenarios merged

现在,你有生成场景摘要报表所需的所有场景。

单击“摘要”按钮。出现 Scenario Summary 对话框。

  1. Select Scenario summary.

  2. 在“结果单元格”框中,键入 C6,然后单击确定。

result cells box

场景摘要报表将显示在“主”工作簿中的新工作表上。

new worksheet summary

Displaying Scenarios

假设你演示你的方案,并且希望动态地从一个方案切换到另一个方案,并显示相应方案的输入值和结果值集合。

  1. 单击“数据”>“假设分析”>“数据工具”组中的“方案管理器”。将出现方案管理器对话框。方案列表将显示。

  2. 选择要显示的方案。单击 Show

displaying scenarios

工作表上的值将更新为所选方案。结果值将被重新计算。

selected scenario

Scenario PivotTable Report

你也可以在数据透视表的格式下看到方案报告。

  1. Scenario Manager 对话框中单击摘要按钮。将显示方案摘要对话框。

  2. 在报告类型下选择 Scenario PivotTable report

  3. Result cells 框中输入 C6。

scenario pivottable report

方案数据透视表报告将显示在一个新工作表上。

scenario pivottable report on worksheet

What-If Analysis with Goal Seek

目标寻址是一种 What-If 分析工具,它有助于您找到导致您想要的目标值的一个输入值。 Goal Seek 要求使用输入值,以在目标值中给出结果的公式。然后,Goal Seek 通过改变公式中的输入值,尝试得出输入值的解决方案。

目标寻址仅适用于一个变量输入值。如果您有一个以上的输入值要确定,则必须使用求解器加载项。请参阅本教程中的章节– Optimization with Excel Solver

Analysis with Goal Seek

假设您想获得 5,000,000 的贷款,您想在 25 年内还清。您可以支付 50000 的 EMI。您想要知道可以借贷什么利率的贷款。

您可以使用 Goal Seek 找到借贷利率,如下所示 −

Step 1 −按如下步骤设置 Goal Seek 的 Excel 单元格。

goal seek

Step 2 − 在与列 D 对应的列 C 中输入值。单元格 Interest_Rate 保持为空,因为您必须检索该值。此外,虽然您知道您可以支付的 EMI(50000),但您不必使用 Excel PMT 函数就能得出 EMI,因此该值未包含在内。目标寻址需要一个查找结果的公式。PMT 函数被放置在单元格 EMI 中以便 Goal Seek 可以使用它。

Excel 使用 PMT 函数计算 EMI。表格现在如下所示 −

computes emi

由于 Interest_Rate 单元格为空,因此 Excel 将该值视为 0 并计算 EMI。您可以忽略结果 -13,888.89

按照如下步骤执行使用目标寻址的分析 −

Step 1 − 在功能区上转到 DATA > What If Analysis > Goal Seek

goal seek on ribbon

将出现“目标寻址”对话框。

Step 2 - 在 Set cell 框内输入 EMI。此框为公式所在单元格的引用,在这种情况下为 PMT 函数。它是 C6 单元格,您将其命名为 EMI。

Step 3 - 在 To value 框内输入 -50000。在此处,您将获得公式结果,在这种情况下,为您希望支付的 EMI。该数字为负数,因为它表示一笔付款。

Step 4 - 在 By changing cell 框内输入 Interest_Rate。此框引用包含您希望调整的值的单元格,在这种情况下为利率。它是 C2 单元格,您将其命名为 Interest_Rate。

Step 5 - 目标寻址工具更改的单元格必须由您在“设置单元格”框中指定的单元格内的公式引用。单击“确定”。

set cell box

目标寻址工具产生如下所示的结果:

goal seek result

正如您所看到的,目标寻址工具使用 C6 单元格(包含公式)找到了利率,显示为 C2 单元格中的 12%。单击“确定”。

Solving Story Problems

您可以使用目标寻址工具轻松地解决情景问题。让我们借助示例了解这一点。

Example

假设有一家书店,库存中有 100 本书。该书的原价为 250,并且已经以该价格售出一定数量的书。稍后,书店宣布对该书提供 10% 的折扣,并清仓了库存。您可能想要知道以原价售出了多少本书,以获得 24,500 的总收入。

您可以使用目标寻址工具来找到解决方案。请按照以下步骤操作:

Step 1 - 按照以下方式设置工作表。

solving story problems

Step 2 - 转到功能区的 DATA > What If Analysis > Goal Seek

将出现“目标寻址”对话框。

Step 3 - 在“设置单元格”框、“目标值”框和“更改单元格”框中分别输入 Revenue, 24500 and Books_OriginalPrice 。单击“确定”。

type revenue

目标寻址工具显示状态和解决方案。

status and solution

如果以原价出售了 80 本书,收入将为 24500。

Performing a Break-even Analysis

在经济学中,盈亏平衡点是不盈利也不亏损的点。这意味着:

收入 = 支出,或

收入 – 支出 = 0

您可以在 Excel 中执行 break-even analysis with Goal Seek

Example

假设有一家商店出售玩具。您可能希望对商店进行盈亏平衡分析。从商店收集以下信息:

  1. 商店固定成本。

  2. 玩具单位成本。

  3. 待售玩具数量。

你需要找出他们应该以什么价格售出玩具才能达到收支平衡。

Step 1 - 按照以下方式设置工作表。

set worksheet

Step 2 − 转到功能区的 DATA > What If Analysis > Goal Seek 。将出现“目标寻求”对话框。

Step 3 − 分别在“设置单元格”框、“目标值”框和“更改单元格”框中键入 Break_even_Point, 0, and Unit_Price 。单击“确定”。

value and cell box

正如你观察到的,目标寻求给出的结果表明,如果单价为 35,商店将收支平衡。

break store

Optimization with Excel Solver

Solver 是 Microsoft Excel 加载项,可用于优化假设分析。

根据 O’Brien 和 Marakas 所述, optimization analysis 是目标寻求分析更复杂的扩展。它不是为变量设置一个特定目标值,而是要在特定约束下找出某个或多个目标变量的最佳值。然后,在指定约束的范围内,反复更改某个或多个其他变量,直到找出最佳目标变量值。

在 Excel 中,可以使用 Solver 查找公式中一个单元(称为目标单元)的 optimal value (最大值或最小值,或某个值),同时还须符合工作表中其他公式单元的值的某些约束或限制。

这意味着求解器使用一组单元格,称为决策变量,这些单元格用于计算目标单元格和约束单元格中的公式。求解器调整决策变量单元格中的值以满足约束单元格的限制,并生成所需的针对目标单元格的结果。

可以使用求解器来查找各种问题的最优解,例如:

  1. 确定使制药单位盈利能力最大化的月度产品结构。

  2. 安排组织中的劳动力。

  3. Solving transportation problems.

  4. Financial planning and budgeting.

Activating Solver Add-in

在使用 Solver 查找问题的解决方案之前,请确保 Solver Add-in 已在 Excel 中激活,如下所示 −

  1. 单击功能区的“数据”标签。 Solver 命令应该显示在分析组中,如下所示。

activating solver addin

如果您找不到 Solver 命令,请按照以下步骤将其激活 −

  1. Click the FILE tab.

  2. 单击左侧窗格中的“选项”。“Excel 选项”对话框随即出现。

  3. 单击左侧窗格中的“加载项”。

  4. 在“管理”框中选择“Excel 加载项”,然后单击“转到”。

select excel addins

将出现“加载项”对话框。选中 Solver Add-in ,然后单击“确定”。现在,您应该能够在功能区中的“数据”选项卡下找到 Solver 命令。

solver addin

Solving Methods used by Solver

根据问题的类型,您可以选择 Excel Solver 支持的以下三种求解方法之一 −

LP Simplex

用于线性问题。在以下条件下, Solver 模型是线性的 −

  1. 目标单元格通过将 (更改单元格)*(常量) 形式的项相加来计算。

  2. 每个约束都满足线性模型要求。这意味着每个约束都是通过将 (更改单元格)*(常量) 形式的项相加,然后将和与常量进行比较来计算的。

Generalized Reduced Gradient (GRG) Nonlinear

用于平滑非线性问题。如果您的目标单元格,您的任何约束,或者两者都包含对不是 (更改单元格)*(常量) 形式的更改单元格的引用,则您将拥有一个非线性模型。

Evolutionary

用于平滑非线性问题。如果您的目标单元格,您的任何约束,或者两者都包含对不是 (更改单元格)*(常量) 形式的更改单元格的引用,则您将拥有一个非线性模型。

Understanding Solver Evaluation

求解器需要以下参数 −

  1. Decision Variable Cells

  2. Constraint Cells

  3. Objective Cells

  4. Solving Method

求解器求值基于以下条件 −

  1. 决策变量单元格中的值受到约束单元格中的值的限制。

  2. 目标单元格中的值计算包括决策变量单元格中的值。

  3. 求解器使用所选的求解方法来获得目标单元格中的最优值。

Defining a Problem

假设您正在分析一家制造并销售某个产品的公司的利润。您被要求找到在未来两个季度可以用于广告的最大金额,上限为 20,000。每个季度的广告水平会影响以下内容 −

  1. 销售单位数,间接决定销售收入。

  2. The associated expenses, and

  3. The profit.

您可以进行问题定义,如下所示−

  1. Find Unit Cost.

  2. 查找每个单位的广告成本。

  3. Find Unit Price.

defining problem

接下来,设置所需计算的单元格,如下所示。

set cells

正如您所观察到的,计算已针对正在考虑的第一季度和第二季度进行−

  1. 第一季度的待售单位数为 400,第二季度为 600(单元格 – C7 和 D7)。

  2. 广告预算的初始值设置为每季度 10000(单元格 – C8 和 D8)。

  3. 销售单位数取决于每单位广告成本,因此是季度预算/每个单位的广告成本。请注意,我们使用了 Min 函数来注意,售出的单位数⇐可用的单位数。(单元格 – C9 和 D9)。

  4. 收入计算为单价 * 已售出的单位数(单元格 – C10 和 D10)。

  5. 支出计算为单位成本 * 可用单位数 + 当季度广告成本(单元格 – C11 和 D12)。

  6. 利润为收入 - 支出(单元格 C12 和 D12)。

  7. 总利润为第一季度的利润 + 第二季度的利润(单元格 – D3)。

接下来,您可以设置求解器的参数,如下所示:−

set parameters

如您所见,求解器的参数是−

  1. 目标单元格为 D3,其中包含您要最大化的总利润。

  2. 决策变量单元格为 C8 和 D8,其中包含两个季度的预算 – 第一季度和第二季度。

  3. 有三个约束单元格 - C14、C15 和 C16。单元格 C14 其中包含总预算将设置 20000 的约束(单元格 D14)。单元格 C15 其中包含第一季度售出的单位数将设置⇐第一季度可用单位数的约束(单元格 D15)。单元格 C16 其中包含第二季度售出的单位数将设置⇐第二季度可用单位数的约束(单元格 D16)。

Solving the Problem

下一步是使用求解器来查找解决方案,如下所示:−

Step 1 − 转到功能区的“数据”>“分析”>“求解器”。将显示“求解器参数”对话框。

solver parameters

Step 2 − 在“设置目标”框中,选择单元格 D3。

Step 3 − 选择最大值。

Step 4 − 在 By Changing Variable Cells 框中选择范围 C8:D8。

changing variable cells

Step 5 − 接下来,单击“添加”按钮以添加已确定的三个约束条件。

Step 6 − 出现“添加约束条件”对话框。设置以下给定的总预算约束条件,然后单击添加。

add constraint

Step 7 − 设置以下给定的第一季度总销售单位数约束条件,然后单击添加。

click add

Step 8 − 设置以下给定的第二季度总销售单位数约束条件,然后单击确定。

set constraint

求解器参数对话框出现,在其“学科约束”框中添加了三个约束条件。

Step 9 − 在 Select a Solving Method 框中,选择 Simplex LP。

select solving method

Step 10 − 单击求解按钮。求解器结果对话框出现。选择 Keep Solver Solution ,然后单击确定。

keep solver solution

结果将显示在工作表中。

result

如您所见,符合给定约束条件并产生最大总利润的最佳求解方法的发现是以下内容−

  1. Total Profit – 30000.

  2. 第一季度高级预算 − 8000。

  3. 第二季高级预算 − 12000。

Stepping through Solver Trial Solutions

您可以逐步执行求解器试验求解方法,并查看迭代结果。

Step 1 − 单击求解器参数对话框中的“选项”按钮。

Options 对话框会出现。

Step 2 − 选中“显示迭代结果”框,然后单击确定。

show iteration

Step 3Solver Parameters 对话框出现。单击 Solve

Step 4Show Trial Solution 会出现一个对话框,并显示消息 - Solver paused, current solution values displayed on worksheet

show trial solution

正如你可以看到,当前的迭代值显示在你的工作单元格中。你可以停止求解器接受当前的结果或者从求解器寻找更多步骤中的解决方案。

Step 5 - 单击继续。

Show Trial Solution 对话框出现在每一步中,最终在找到最佳解决方案后,求解器结果对话框出现。你的工作表在每一步都更新,最终显示结果值。

Saving Solver Selections

对于你用求解器求解的问题,你有以下保存选项 −

  1. 你可以通过保存工作簿来使用工作表中的求解器参数对话框保存最后的选择。

  2. 工作簿中的每个工作表都可以有其自己的求解器选择,并且所有这些选择都会在保存工作簿时保存。

  3. 你也可以在一个工作表中定义多个问题,每个问题都有其自己的求解器选择。在这种情况中,你可以在求解器参数对话框中使用加载/保存来加载和保存各个问题。单击 Load/Save 按钮。加载/保存对话框出现。要保存问题模型,请输入你希望放置问题模型的空单元格垂直范围第一个单元格的引用。单击保存。

saving solver selections
solver parameters set

Importing Data into Excel

你可能需要使用来自不同来源的数据进行分析。在 Excel 中,你可以从不同的数据源导入数据。部分数据源如下:

  1. Microsoft Access Database

  2. Web Page

  3. Text File

  4. SQL Server Table

  5. SQL Server Analysis Cube

  6. XML File

你可以从数据库同时导入任意数量的表。

Importing Data from Microsoft Access Database

我们将学习如何从 MS Access 数据库导入数据。按照以下步骤进行操作:

Step 1 − 在 Excel 中打开一个新的空白工作簿。

Step 2 − 点击功能区上的“数据”选项卡。

Step 3 − 在“获取外部数据”组中点击 From Access 。将出现 Select Data Source 对话框。

from access

Step 4 − 选择要导入的 Access 数据库文件。Access 数据库文件的扩展名为 .accdb。

select access database

将出现“选择表”对话框,显示 Access 数据库中找到的表。你可以一次性导入数据库中的所有表,也可以仅根据数据分析需求导入选定的表。

select table dialog box

Step 5 − 选中“启用多表选择”框并选择所有表。

enable selection

Step 6 − 点击“确定”。将出现 Import Data 对话框。

import data dialog box

正如你观察到的,你有以下选项来查看你导入到工作簿中的数据:

  1. Table

  2. PivotTable Report

  3. PivotChart

  4. Power View Report

你还有一个选项 - only create connection 。此外,默认选中“数据透视表报告”。

Excel 也允许你将数据放在工作簿中 −

  1. Existing worksheet

  2. New worksheet

你将会发现另一个已选择但已禁用的复选框 – Add this data to the Data Model 。每当你将数据表导入到工作簿时,它们都会自动添加到工作簿中的数据模型中。你将在后续章节中了解到更多关于数据模型的信息。

你可以尝试其中的任何一个选项来查看你正在导入的数据,并检查数据如何在工作簿中显示 −

  1. 如果你选择 Table ,现有工作表选项会禁用, New worksheet 选项会选中,并且 Excel 会创建和你从数据库中导入的表格数量一样多的工作表。Excel 表格会显示在这些工作表中。

  2. 如果你选择 PivotTable Report ,Excel 会将表格导入到工作簿中,并且创建空数据透视表以分析导入表格中的数据。你可以选择在现有工作表或新工作表中创建数据透视表。导入数据表所用的 Excel 表格不会出现在工作簿中。但是,你可以在数据透视表字段列表中找到所有数据表,以及每个表中的字段。

  3. 如果你选择 PivotChart ,Excel 会将表格导入到工作簿中,并且创建空数据透视图表以显示导入表格中的数据。你可以选择在现有工作表或新工作表中创建数据透视图表。导入数据表所用的 Excel 表格不会出现在工作簿中。但是,你可以在数据透视图表字段列表中找到所有数据表,以及每个表中的字段。

  4. 如果你选择 Power View Report ,Excel 会将表格导入到工作簿中,并且在新工作表中创建一个 Power View 报表。你将在后续章节中了解如何使用 Power View 报表分析数据。导入数据表所用的 Excel 表格不会出现在工作簿中。但是,你可以在 Power View 报表字段列表中找到所有数据表,以及每个表中的字段。

  5. 如果你选择 Only Create Connection 选项,会在数据库和工作簿之间建立数据连接。工作簿中不会显示任何表格或报表。但是,默认情况下会将导入的表格添加到工作簿中的数据模型中。你需要根据导入数据以进行数据分析的意图选择其中任何一种选项。正如你上面观察到的,无论你选择哪种选项,数据都会导入并添加到工作簿中的数据模型中。

Importing Data from a Web Page

有时,你可能必须使用网站上刷新的数据。你可以将网站上的表格中的数据导入到 Excel 中。

Step 1 − 在 Excel 中打开一个新的空白工作簿。

Step 2 − 点击功能区上的“数据”选项卡。

Step 3 − 单击 Get External Data 组中的 From WebNew Web Query 对话框将出现。

new web query

Step 4 − 在地址旁边的框中输入你想要从中导入数据网站的网址,然后单击转到。

enter url

Step 5 − 网站上的数据将会出现。可以导入的表格数据旁边会有黄色箭头图标。

data appears

Step 6 − 单击黄色图标选择你想要导入的数据。这会将黄色图标变成带有对勾的绿色方框,如下面的屏幕截图所示。

selected area

Step 7 − 选择想要导入的内容后单击导入按钮。

click import button

Import Data 对话框将出现。

import data dialog box appears

Step 8 − 指定你想要放置数据的位置,然后单击确定。

Step 9 − 整理数据以作进一步分析和/或展示。

arrange data

Copy-pasting data from web

从网页获取数据的另一种方法是复制并粘贴所需数据。

Step 1 − 插入新工作表。

Step 2 − 复制网页中的数据并将其粘贴到工作表中。

Step 3 − 使用粘贴的数据创建一个表格。

copypasting data

Importing Data from a Text File

如果您在 .txt.csv.prn 文件中有数据,则可以将数据从这些文件中导入,并将它们视为文本文件。按照以下步骤操作 −

Step 1 − 在 Excel 中打开一个新工作表。

Step 2 − 点击功能区上的“数据”选项卡。

Step 3 − 单击获取外部数据组中的 From TextImport Text File 对话框随即出现。

importing data from text file

您可以看到接受 .prn, .txt and .csv 扩展名文本文件。

Step 4 − 选择文件。所选文件名出现在文件名框中。打开按钮将更改为导入按钮。

select file

Step 5 − 单击导入按钮。 Text Import Wizard – Step 1 of 3 对话框随即出现。

Step 6 − 单击选项 Delimited 以下选择文件类型,然后单击下一步。

delimited

Text Import Wizard – Step 2 of 3 对话框随即出现。

Step 7 − 在分隔符下选择 Other

Step 8 − 在其他旁边的框中,键入 |(您正在导入文本文件中的分隔符)。

Step 9 − 单击下一步。

text import wizard

Text Import Wizard – Step 3 of 3 对话框随即出现。

Step 10 − 在此对话框中,您可以为每列设置列数据格式。

set column data format

Step 11 − 完成列的数据格式化设置之后,单击完成。 Import Data 对话框随即出现。

complete data formatting

您将观察到以下内容 −

  1. 表格已选择用于显示,并且显示为灰色。在此情况下,表格是您拥有的唯一视图选项。

  2. 您可以将数据放在现有工作表或新建工作表中。

  3. 可以选择或不选择复选框“将此数据添加到数据模型”。

  4. 在做出选择后单击“确定”。

数据显示在你指定的电子表格中。已将数据从文本文件导入到 Excel 工作簿中。

Importing Data from another Workbook

你可能必须使用其他 Excel 工作簿中的数据进行数据分析,但其他工作簿是由其他人来维护的。

若要获取来自其他工作簿的最新数据,请与该工作簿建立数据连接。

Step 1 - 单击功能区上“连接”组中的 DATA > Connections

出现 Workbook Connections 对话框。

workbook connections

Step 2 - 单击工作簿连接对话框中的“添加”按钮。出现 Existing Connections 对话框。

existing connections

Step 3 - 单击 Browse for More… 按钮。出现 Select Data Source 对话框。

browse more

Step 4 - 单击 New Source button 。出现 Data Connection Wizard 对话框。

data connection wizard

Step 5 - 从数据源列表中选择 Other/Advanced ,然后单击“下一步”。出现数据链接属性对话框。

data link properties

Step 6 - 设置数据链接属性如下:

  1. Click the Connection tab.

  2. 单击“使用数据源名称”。

  3. 单击向下箭头并从下拉列表中选择 Excel Files

  4. Click OK.

出现 Select Workbook 对话框。

select workbook

Step 7 - 浏览到位于要导入工作簿的位置。单击“确定”。

出现具有“选择数据库和表”的 Data Connection Wizard 对话框。

Note - 在此情况下,Excel 会将每个要导入的工作表都当作一个表。表名称将是工作表名称。因此,为了使表名称具有实际意义,请根据需要对工作表进行命名/重命名。

data connection wizard dialog box

Step 8 - 单击“下一步”。出现具有“保存数据连接文件并完成”的 Data Connection Wizard 对话框。

save and finish

Step 9 - 单击“完成”按钮。 Select Table 对话框随即出现。

select table dialog box appears

正如你所见,名称是作为 TABLE 类型导入的工作表名称。单击“确定”。

会建立与你所选工作簿的数据连接。

Importing Data from Other Sources

Excel 为你提供了选择其他各种数据源的选项。你可以按几个步骤从中导入数据。

Step 1 − 在 Excel 中打开一个新的空白工作簿。

Step 2 − 点击功能区上的“数据”选项卡。

Step 3 - 单击“获取外部数据”组中的 From Other Sources

importing data from other sources

带有各种数据源的下拉列表随即出现。

dropdown

你可以将任何一种这些数据源中的数据导入到 Excel 中。

Importing Data using an Existing Connection

在上一部分中,你已建立了与工作簿的数据连接。

现在,你可以使用现有连接来导入数据。

Step 1 - 单击功能区中的“数据”选项卡。

Step 2 - 单击“获取外部数据”组中的 Existing Connections 。“现有连接”对话框随即出现。

Step 3 - 选择你希望从中导入数据且单击“打开”的连接。

importing data using existing connection

Renaming the Data Connections

如果你工作簿中的数据连接具有便于理解和查找的含义丰富的名称,这将非常有用。

Step 1 - 转到功能区上的 DATA > ConnectionsWorkbook Connections 对话框随即出现。

Step 2 - 选择希望重命名的连接,并单击“属性”。

renaming data connections

Connection Properties 对话框随即出现。现有的名称显示在“连接名称”框中 -

connection properties

Step 3 - 编辑“连接名称”,并单击“确定”。数据连接将具有你所给出的新名称。

Refreshing an External Data Connection

如你在上述部分中所见,当你将你的 Excel 工作簿连接到外部数据源时,你会希望保留工作簿中的数据,并且反映随时间对外部数据源所做的更改。

你可以通过刷新你已建立到这些数据源的数据连接来执行此操作。每当你刷新数据连接时,你将看到来自该数据源的最新数据更改,包括任何新内容、修改内容或已删除的内容。

你可以只刷新工作簿中选定的数据或一次性刷新所有数据连接。

Step 1 - 单击功能区中的“数据”选项卡。

Step 2 − 单击连接组中的 Refresh All

refreshing external data connection

如你所见,下拉列表中有两个命令——刷新和全部刷新。

  1. 如果你单击 Refresh ,工作簿中选定的数据就得到更新。

  2. 如果你单击 Refresh All ,工作簿的所有数据连接都得到更新。

Updating all the Data Connections in the Workbook

你的工作簿可能有多个数据连接。你需要不时地更新它们,以便你的工作簿可以访问最新的数据。

Step 1 − 单击包含指向导入数据文件链接的表中的任意单元格。

Step 2 − 单击功能区的“数据”选项卡。

Step 3 − 单击连接组中的“全部刷新”。

data connections

Step 4 − 从下拉列表中选择“全部刷新”。工作簿中的所有数据连接都将得到更新。

select refresh all

Automatically Refresh Data when a Workbook is opened

每当你打开工作簿时,你可能希望访问工作簿的数据连接中的最新数据。

Step 1 − 单击包含指向导入数据文件链接的表中的任意单元格。

Step 2 − 单击“数据”选项卡。

Step 3 − 单击连接组中的“连接”。

此时将显示“工作簿连接”对话框。

automatically refresh data

Step 4 − 单击“属性”按钮。此时将显示“连接属性”对话框。

click properties button

Step 5 − 单击“使用”选项卡。

click usage tab

Step 6 − 选中选项 - 打开文件时刷新数据。

你还有另一个选项,即 Remove data from the external data range before saving the workbook 。你可以使用此选项保存工作簿,内容包括查询定义但不包括外部数据。

Step 7 − 单击“确定”。每当你打开工作簿时,最新数据将加载到你的工作簿中。

Automatically Refresh Data at regular Intervals

你可能在使用工作簿并且将其打开很长时间。在这种情况下,你可能需要定期刷新数据而无需你进行任何干预。

Step 1 − 单击包含指向导入数据文件链接的表中的任意单元格。

Step 2 − 单击功能区的“数据”选项卡。

Step 3 − 单击连接组中的“连接”。

此时将显示“工作簿连接”对话框。

automatically refresh data at regular intervals

Step 4 −单击“属性”按钮。

click the properties button

将出现“连接属性”对话框。设置如下属性−

  1. Click the Usage tab.

  2. 选中 Refresh every 选项。

  3. 在每次刷新操作之间输入分钟数60,然后单击“确定”。

refresh every

你的数据将每60分钟(即每小时)自动刷新一次。

Enabling Background Refresh

对于非常大的数据集,请考虑运行后台刷新。这可以将 Excel 的控制权还给你,而不是让你等待几分钟或更长的时间来完成刷新。当你在后台运行查询时,可以使用此选项。但是,在此期间,你无法为为数据模型检索数据的任何连接类型运行查询。

  1. 单击包含与导入数据文件链接的表格中的任何单元格。

  2. Click the Data tab.

  3. 单击“连接”组中的“连接”。将出现“工作簿连接”对话框。

click connections

单击“属性”按钮。

properties

将出现“连接属性”对话框。单击“使用情况”选项卡。将显示“刷新控制”选项。

refresh control options
  1. Click Enable background refresh.

  2. 单击“确定”。已为你的工作簿启用后台刷新。

Advanced Data Analysis - Data Model

Data Model 可用于 Excel 2013 及更高版本。在 Excel 中,您可以使用数据模型来整合当前工作簿中多个表的数据和/或来自导入的数据和/或通过数据连接连接到工作簿的数据源。

使用数据模型,您可以在数据表之间创建关系。数据模型在数据透视表、数据透视图、PowerPivot 和 Power View 报告中以透明的方式使用。

Creating Data Model while Importing Data

当您从包含多个相关数据表的关系数据库(例如 Microsoft Access 数据库)中导入数据时,如果您一次导入多张表,则会自动创建数据模型。

creating data model

在从以下数据源导入数据时,您可以选择性地将数据表添加到数据模型中:

  1. 每次一张表的关系数据库

  2. Text Files

  3. Excel Workbooks

例如,当您从 Excel 工作簿导入数据时,您可以观察到 Add this data to the Data Model 选项,它具有启用的复选框。

observe option

如果您希望将要导入的数据添加到数据模型,请勾选此框。

Creating Data Model from Excel Tables

可以使用 PowerPivot 命令使用 Excel 表创建数据模型。您将在后面的章节中详细学习 PowerPivot。

所有数据模型命令均在功能区的 PowerPivot 选项卡中提供。您可以使用这些命令将 Excel 表添加到数据模型。

考虑以下销售数据工作簿,其中您有一个产品目录工作表,其中包含产品、产品 ID 和价格。您有四张工作表用于四个地区 - 东部、北部、南部和西部。

这四张工作表中的每一张都包含了每个月份中每个产品的销售数量和总金额。您需要计算每个地区中每个产品的总金额和每个地区的总销售金额。

creating data model tables

以下步骤使您能够获得预期的结果−

  1. 从创建数据模型开始。

  2. 单击产品目录工作表。

  3. 单击功能区上的 POWERPIVOT 选项卡。

  4. 单击添加到数据模型。创建表对话框随即出现。

  5. Select the table range.

  6. 勾选我的表有标题框。单击确定。

desired results

一个新窗口 - PowerPivot for Excel - <你的 Excel 文件名> 出现。

以下消息出现在空白窗口的中央−

message appears

您添加到数据模型的产品积压表显示为 PowerPivot 窗口中的一个工作表。表中的每一行都是一个记录,您可以使用窗口底部的左右箭头按钮来回返回记录。

product backlog
  1. 单击 PowerPivot 窗口中的链接工作表选项卡。

  2. 单击转到 Excel 表。

excel table

Excel 数据窗口出现。

  1. 单击工作表选项卡 - 东部。

  2. 单击功能区上的 POWERPIVOT 选项卡。

  3. 单击添加到数据模型。

另一个工作表显示在 PowerPivot 窗口中,显示东部表。

对北、南和西工作表重复进行操作。总之,你已向数据模型中添加了五个表。你的 PowerPivot 窗口如下所示:

excel data window

Creating Relationships between Tables

如果你想在各表之间进行计算,你必须首先定义它们之间的关系。

  1. 在 PowerPivot 窗口的 Ribbon 上单击“开始”选项卡。正如你所看到的,这些表显示在“数据视图”中。

  2. Click Diagram View.

creating relationships between tables

这些表出现在“图表视图”中。正如你所看到的,某些表可能不在显示区域,而且表中的所有字段可能都不可见。

  1. 调整每个表大小,以显示该表中的所有字段。

  2. 拖动并排列这些表,以便所有表都显示出来。

drag and arrange table
  1. 在“东”表中,单击“产品 ID”。

  2. 在功能区上点击“设计”选项卡。

  3. 单击“创建关系”。“创建关系”对话框随即出现。

click create relationship

在“表”下面的方框中,显示“东”。在“列”下面的方框中,显示“产品 ID”。

  1. 在“相关查找表”下面的方框中,选择“产品目录”。

  2. 产品 ID 出现 在“相关查找列”下面的方框中。

  3. Click the Create button.

click create button

表示“东”表与产品积压之间的关系的线出现。

relationship between tables
  1. 对北、南和西表重复相同的步骤。关系线会出现。

relationship lines

Summarizing the Data in the Tables in the Data Model

现在,你已准备好在几个步骤内总结每个区域中每个产品的销售数据。

  1. Click the Home tab.

  2. Click PivotTable.

  3. 从下拉列表中选择“数据透视表”。

select pivottable

在 Excel 表窗口中,“创建数据透视表”对话框随即出现。选择“新建工作表”。

select new worksheet

在新建工作表中,出现一个空白数据透视表。如下所示,字段列表包含数据模型中的所有表以及所显示的所有字段。

pivottable
  1. 从表 1(产品目录)中选择“产品 ID”。

  2. 从其他四个表中选择“总金额”。

  3. 对于 ∑ Values 中的每个字段,将 Value Field Settings 中的自定义名称更改为将区域名称显示为列标签。

change custom name

总金额的总和将由你给予的标签代替。汇总了来自所有数据表的数值的 PivotTable 向你展示所需结果。

total amount

Adding Data to Data Model

你可以向数据模型添加一个新的数据表,或向数据模型中的现有表中添加新的数据行。

通过以下步骤向数据模型添加一个新的数据表。

  1. 单击功能区上的“数据”选项卡。

  2. 单击获取外部数据组中的现有连接。将显示现有连接对话框。

  3. 单击表格选项卡。将显示工作簿的所有表格的名称。

  4. 单击你想要添加到数据模型的表格的名称。

adding data to data model

单击打开按钮。将显示导入数据对话框。

open button

正如你所了解的,在导入数据表时,它会自动添加到数据模型中。新添加的表格显示在 PowerPivot 窗口中。

向数据模型的现有表格中添加新的数据行。

刷新数据连接。来自数据源的新数据行会添加到数据模型中。

Exploring Data with PivotTables

你可以使用数据透视表进行广泛的数据分析并生成所需的报告。数据模型与数据透视表的集成增强了对数据进行整理、连接、汇总和报告的方式。你可以从外部数据源导入表格,并使用导入的表格创建数据透视表。这在连接的数据源中的数据更新时,便于数据透视表中值自动更新。

Creating a PivotTable to analyze External Data

要创建数据透视表来分析外部数据−

  1. 在 Excel 中打开一个新的空白工作簿。

  2. 单击功能区上的“数据”选项卡。

  3. 单击“获取外部数据”组中的“来自 Access”。将出现“选择数据源”对话框。

  4. 选择 Access 数据库文件。

create pivottable
  1. 单击“打开”按钮。将出现“选择表格”对话框,显示数据库中的表格。Access 数据库是关系数据库,表格类似于 Excel 表格,不同之处在于这些表格之间存在关系。

  2. 选中“启用选择多个表格”框。

  3. 选择所有表。点击确定。

select tables

Import Data 对话框出现。选择动态数据透视表。该选项将表导入您的 Excel 工作簿并创建一个动态数据透视表来分析导入的表。

analyze imported tables

正如您所观察到的,已选中并禁用了“将此数据添加到数据模型”复选框,表明表将被自动添加到数据模型。

数据将导入,并且会创建一个空的动态数据透视表。导入的表会显示在动态数据透视表字段列表中。

pivottable fields

Exploring Data in Multiple Tables

您可以在短短几步内使用动态数据透视表分析来自导入的多个表的,并获得您想要的特定报表。这是因为源数据库中的表之间存在预先的关联。当您同时从数据库中导入所有表时,Excel 会在其数据模型中重新创建关联关系。

在动态数据透视表字段列表中,您将找到导入的所有表以及其中每一张表中的字段。如果任何表中看不到字段,

  1. 点击动态数据透视表字段列表中该表旁边的箭头。

  2. 将显示该表中的字段。

Exploring Data using PivotTable

您知道如何将字段添加到动态数据透视表,并在各个区域之间拖放字段。即使您不确定想要的最终报表,您也可以利用数据并选择合适的报表。

假设您想要显示以下内容的报表 -

  1. 五项运动的数据 - 射箭、跳水、击剑、花样滑冰和速度滑冰。

  2. 在这些 5 项运动中获得超过 80 枚奖牌的地区。

  3. 每个地区五项运动中每项运动的奖牌数。

  4. 每个地区五项运动的奖牌总数。

您可以看到,只需几个步骤即可轻松创建此报表。

首先,创建一个动态数据透视表,显示如下所示所选五项运动的所有地区的奖牌数 -

  1. 将 Medals 表中的 NOC_CountryRegion 字段拖动到 COLUMNS 区域。

  2. 将 Disciplines 表中的 Discipline 拖动到 ROWS 区域。

  3. 筛选 Discipline,仅显示您要为此报表显示的五项运动。这可以在动态数据透视表字段区域或动态数据透视表本身的行标签筛选器中完成。

  4. 将表 Medals 中的 Medal 拖至 VALUES 区域。

  5. 将表 Medals 中的 Medal 拖至 FILTERS 区域。

您将获得以下透视表 −

drag medal

正如您所看到的,将显示所有区域中及您选择的五项学科的奖牌数。接下来,您必须微调此报表,以便仅显示奖牌总数超过 80 的那些区域。

  1. 单击“列标签”右边的箭头按钮。

  2. 单击出现的下拉列表中的“值筛选器”。

  3. 从出现的下拉列表中选择 Greater Than…

greater than

将出现“值筛选器”对话框。

value filters

正如您所看到的,奖牌数和大于将显示在 Show items for which 下方的框中。在包含大于的框旁边的框中输入 80,然后单击“确定”。

show items

现在,透视表将仅显示在选定的五个科目中奖牌总数大于 80 的那些区域。

pivottable displays

Creating a Relationship between Tables with PivotTable Fields

如果您没有同时导入表,如果数据来自不同的来源,或如果您向工作簿中添加新表,则您必须自己创建表之间的关系。

向工作簿中添加包含 Sport 和 SportID 字段的新工作表。

sport and sportid
  1. 命名表 - Sports

  2. 在透视表工作表中的“透视表字段”列表中单击“全部”。

sports table

您会看到新添加的表 - “运动”也在“透视表字段”列表中可见。

接下来,还将字段 Sport 添加到透视表,如下所示 −

  1. 将表 Sports 中的字段 Sport 拖至 ROWS 区域。Sport 值在透视表中显示为行标签。

  2. “透视表字段”列表中会显示一条消息,说明可能需要表之间的关系。消息旁边将显示一个“创建”按钮。

message to create relations

单击“创建”按钮。将出现“创建关系”对话框。

create relationship dialog box
  1. Select Medals under Table.

  2. Select Sport under Column.

  3. 在相关表格中选择运动。运动显示在相关列中。

  4. Click OK.

select sports

将学科拖到 Sport 中的 ROWS 中。这是为了定义数据透视表中的层次结构。数据透视表显示运动及其相应学科组。

sport in rows

Exploring Data with Powerpivot

PowerPivot 是一个易于使用的从 Excel 中直接使用的 Data Analysis 工具。您可以使用 PowerPivot 访问和混合任何数据源中的数据。使用 PowerPivot 可以创建自己喜欢的报表。

您可以通过 Ribbon 中的 PowerPivot 选项卡访问 PowerPivot 命令。点击 Ribbon 中的 PowerPivot 选项卡。PowerPivot 命令将显示在 Ribbon 中。您会注意到与数据模型有关的命令也将显示在这里。

powerpivot commands

Adding Tables to Data Model

如果您导入了表格,它们将添加到数据模型中。您可以通过 PowerPivot Ribbon 管理数据模型。您可以使用 PowerPivot 如下所示向数据模型中添加表格−

  1. 在工作簿中插入一个新工作表。

  2. 从网页复制数据并粘贴到工作表中。

  3. 使用粘贴的数据创建一个表格。

  4. 将表格命名为 Hosts。

  5. 将工作表重命名为 Hosts。

adding tables to data model
  1. Click the table Hosts.

  2. 单击功能区上的 POWERPIVOT 选项卡。

  3. 点击表格组中的添加到数据模型。

tables group

表格将添加到数据模型中。PowerPivot 窗口会出现。您可在数据模型表格中找到名为 Hosts 的表格。

hosts

Viewing Tables in the Data Model

  1. 点击 Ribbon 上的 POWERPIVOT 选项卡。

  2. 点击数据模型组中的管理。

viewing tables in data model

PowerPivot 窗口将以数据视图显示。

PowerPivot 有两种视图−

  1. Data View − 它显示数据模型中的所有表格,其中字段显示在列中,数据作为记录显示在行中,每个表格下方有一个计算区域。表格选项卡看起来类似于带有名称的 Excel 工作表选项卡。通过点击选项卡,您可以从一个表格切换到另一个表格。

  2. Diagram View − 它将所有表格显示为方框,以表格名称为标题,并列出方框中的字段。您可以通过点击字段并将它们用线连接起来,来拖动表格以对齐它们、调整大小以使所有字段都可见,并创建关系。

您将在后面的章节中更详细地了解图表视图和关系。

在此处,请注意 PowerPivot 窗口中显示数据模型中的所有表,无论它们是否作为工作簿中的工作表存在。

Viewing Relationships between Tables

只有在表之间存在关系时,你才能使用来自不同表的数据进行分析和报告。

您可以在 PowerPivot 窗口中的图表视图中查看表之间的关系。

  1. View 组中单击 Diagram View

  2. 使用滚动条调整图表大小,以便在图表中查看数据模型中的所有表。

数据模型中的所有表均显示其字段列表。表之间的关系由连接它们的线条表示。

viewing relationships between tables

Creating Relationships between Tables

您可能希望在 Medals 和 Events 表之间创建关系。为此,表中应具有一个公共字段,并且该字段在其中一个表中包含唯一值。首先,您需要验证这一点。

  1. 在“视图”组中单击“数据视图”。

  2. 单击“事件”选项卡以查看“事件”表。

creating relationships

您可以观察到“事件”表中的 DisciplineEvent 字段具有唯一值(无重复值)。

单击“奖牌”选项卡以查看“奖牌”表。DisciplineEvent 字段也可在 Medals 表中获得。因此,您可以使用 DisciplineEvent 字段创建关系,如下所示:

  1. 在“视图”组中单击“图表视图”。

  2. 通过拖动它们在视图中重新排列表,以便“事件”表和“奖牌”表彼此靠近。

  3. 调整表大小,以便所有字段都可见。

resize tables

单击“事件”表中的 DisciplineEvent 字段,并将其拖到“奖牌”表中的 DisciplineEvent 字段。

在“事件”表和“奖牌”表之间出现一条线,表示已建立关系。

line between events and medals

Viewing the Field defining a Relationship

您可以查看用于创建两个表之间关系的字段。

单击连接两个表的关联线。将突出显示关联线和定义这两个表之间关系的字段。

viewing field defining relationship

Exploring Data with Power View

Power View 支持互动式数据探索、可视化和演示,鼓励直观的即席报告。可以使用通用可视化工具即时分析大型数据集。数据可视化也可以进行动态处理,从而便于使用单个 Power View 报告演示数据。

Microsoft Excel 2013 中引入了 Power View。在使用 Power View 开始数据分析之前,请确保已启用 Power View 加载项并且该加载项在功能区中可用。

单击功能区上的“插入”选项卡。Power View 应在“报表”组中可见。

power view

Creating a Power View Report

您可以从数据模型中的表创建 Power View 报表。

  1. 单击功能区上的插入选项卡。

  2. 单击“报表”组中的“Power View”。

Opening Power View 消息对话框会显示一个水平滚动的绿色状态栏。这可能需要一些时间。

opening power view

Power View 表单在您的 Excel 工作簿中创建为工作表。它包含一个空 Power View 报表、过滤器占位符以及显示数据模型中的表的 Power View 字段列表。Power View 作为功能区上的一个选项卡显示在 Power View 表单中。

power view sheet

Power View with Calculated Fields

在工作簿的数据模型中,您有以下数据表 −

  1. Disciplines

  2. Events

  3. Medals

假设您想显示每个国家赢得的奖牌数。

  1. 选择“奖牌”表中的“NOC_CountryRegion”和“勋章”字段。

这两个字段将显示在“区域”中的“字段”下。Power View 将显示为一张表,其中两个选定的字段作为列。

fields

Power View 显示了每个国家赢得的奖牌。要显示每个国家赢得的奖牌数,需要对奖牌进行计数。要获得奖牌计数字段,您需要在数据模型中进行计算。

  1. 单击功能区中的“PowerPivot”选项卡。

  2. 单击“数据模型”组中的“管理”。将显示数据模型中的表。

  3. Click the Medals tab.

  4. 在“奖牌”表中,在计算区域中,在“勋章”列下方的单元格中,键入以下 DAX 公式 Medal Count:=COUNTA([Medal])

medals table

您可以看到奖牌计数公式出现在公式栏中,并且在公式栏的左侧,显示列名“勋章”。

您会收到一条 Power View 消息,指出数据模型已更改,并且如果您单击“确定”,该更改将反映在您的 Power View 中。单击“确定”。

power view message

在 Power View 表单中的 Power View 字段列表中,您可以看到以下内容 −

  1. “奖牌”表中添加了一个新的“奖牌数”字段。

  2. “奖牌数”字段旁边显示一个计算器图标,表示它是一个计算字段。

  3. 取消选择“奖牌”字段并选择“奖牌数量”字段。

Power View 表按每个国家/地区显示奖牌数量。

newly added calculated field

Filtering Power View

可以通过定义筛选器条件筛选在 Power View 中显示的值。

  1. 单击“筛选器”中的“表”选项卡。

  2. Click Medal Count.

  3. 单击“奖牌数量”右侧的“范围文件模式”图标。

  4. 在“显示值位于”下方的下拉列表中选择“在 greater thanequal to 范围之内”。

  5. 在其下方的框中键入 1000。

  6. Click apply filter.

在字段名称“奖牌数量”下方会出现“大于或等于 1000”。Power View 将仅显示那些奖牌数量大于或等于 1000 的记录。

medal count greater than thousand

Power View Visualizations

在 Power View 工作表中,功能区上会显示两个选项卡:“POWER VIEW”和“设计”。

单击“ DESIGN ”选项卡。您将在功能区上的“切换可视化效果”组中找到多个可视化命令。

power view visualizations

利用 Power View,您可以快速创建许多适合您的数据的不同数据可视化效果。可能的可视化效果包括表、矩阵、卡片、地图、图表类型(例如,条形图、柱形图、散点图、折线图、饼图和气泡图),以及成套的多张图表(具有相同轴的图表)。

若要使用这些可视化效果来探索数据,您可以在 Power View 工作表上开始创建一个表(默认可视化效果),然后轻松地将其转换为其他可视化效果,以找到最能说明您的数据的另一种可视化效果。您可以通过从功能区上的“切换可视化效果”组中选择一种可视化效果来将一种 Power View 可视化效果转换为另一种可视化效果。

在同一张 Power View 工作表上还可以有多种可视化效果,以便您可以重点突出重要字段。

在以下部分中,您将了解如何通过两种可视化效果(矩阵和卡片)来探索数据。您将在后续章节中详细了解如何通过其他 Power View 可视化效果来探索数据。

Exploring Data with Matrix Visualization

矩阵可视化效果类似于表可视化效果,因为它也包含数据行和列。但是,矩阵具有附加功能:

  1. 它可以通过行和/或列折叠和展开。

  2. 如果它包含层次结构,您可以向下钻取/向上钻取。

  3. 它可以按列和/或行显示总计和子计。

  4. 它可以显示不重复值的数据。

在 Power View 中同时进行表可视化和矩阵可视化并排查看同一数据侧时,您可以看到这些视图中的差异。

  1. 选择字段——运动、学科和赛事。表示这些字段的表格显示在 Power View 中。

exploring data with matrix visualization

正如您所观察到的,每一项运动都有多个学科和每一项学科都有多个赛事。现在,按照以下步骤在该表格可视化的右侧创建另一个 Power View 可视化元素:

  1. 单击表右侧空间中的 Power View 表页。

  2. 选择字段——运动、学科和赛事。

表示这些字段的另一个表显示在 Power View 中,位于之前的表右侧。

choose fields
  1. Click the right Table.

  2. 单击功能区上的设计选项卡。

  3. 单击“切换可视化”组中的“表”。

  4. 从下拉列表中选择“矩阵”。

table represents fields

Power View 中右侧的表格被转换为矩阵。

power view converted to matrix

左侧的表格列出每项赛事对应的运动和学科,而右侧矩阵只列出每项运动和学科一次。因此,在这种情况下,矩阵可视化将为您提供全面、紧凑且可读的数据格式。

现在,您可以浏览数据以找出获得 300 枚以上奖牌的国家/地区。您还可以找出相应的运动并进行小计。

  1. 在表格可视化和矩阵可视化中选择字段 NOC_CountryRegion、运动和奖牌计数。

  2. 在筛选器中,选择表格的筛选器并将筛选条件设置为大于或等于 300。

  3. Click apply filter.

  4. 还将同一筛选器设置为矩阵。单击应用筛选器。

select fields

再一次,您会观察到,在矩阵视图中,结果是可读的。

Exploring Data with Card Visualization

在卡片可视化中,您将拥有一系列快照,显示表格中每行的数据,布局类似于索引卡。

  1. 单击 Power 视图中右侧的矩阵可视化。

  2. 单击“切换可视化”组中的“表”。

  3. 从下拉列表中选择“卡片”。

select card

矩阵可视化将会转换为卡片可视化。

matrix to card visualization

您可以使用卡片视图以全面方式显示突出数据。

Data Model and Power View

工作簿可以包含以下数据模型和 Power View 组合。

  1. 工作簿中的一个内部数据模型,可以在 Excel、PowerPivot 甚至是 Power View 工作表中修改。

  2. 工作簿中只有一个内部数据模型,您可以在该数据模型的基础之上创建 Power View 工作表。

  3. 工作簿中的多个 Power View 工作表,每个工作表基于不同的数据模型。

如果您在工作簿中有多个 Power View 工作表,则只有在工作表基于相同数据模型的情况下,才能从一个工作表复制可视化项到另一个工作表。

Creating Data Model from Power View Sheet

可以按照以下步骤在 Power View 工作表中创建和/或修改工作簿中的数据模型 -

从包含两个工作表中销售人员数据和销售数据的新工作簿开始。

salesperson and sales data
  1. 使用销售人员工作表中的数据范围创建一个表格,并将其命名为 Salesperson。

  2. 使用销售工作表中的数据范围创建一个表格,并将其命名为 Sales。

您的工作簿中有两个表格 - Salesperson 和 Sales。

  1. 单击销售工作表中的销售表格。

  2. 单击功能区上的插入选项卡。

  3. 单击“报表”组中的“Power View”。

click power view

将创建 Power View 工作表放入您的工作簿中。

您可以在 Power View 字段列表中看到,显示工作簿中的两个表格。但是,Power View 中只会显示活动表格(销售)字段,因为只有活动数据表格字段在字段列表中被选中。

power view fields list

您可以在 Power View 中看到显示销售人员 ID。假设您希望改显示销售人员姓名。

在 Power View 字段列表中,进行以下更改。

  1. 取消选择 Salesperson 表格中的 Salesperson ID 字段。

  2. 选择 Salesperson 表格中的 Salesperson 字段。

由于工作簿中没有数据模型,因此这两个表格之间不存在关系。Power View 中不会显示任何数据。Excel 会显示指导您执行相关操作的消息。

excel displays messages

还会显示一个“创建”按钮。点击“创建”按钮。

Create Relationship 对话框在 Power View 表格中自身打开。

create relationship
  1. 使用“销售人员”ID 字段创建两个表之间的关系。

不用离开 Power View 表格,您已经成功创建以下内容:

  1. 具有两个表的内部数据模型,以及

  2. 两个表之间的关系。

“销售人员”字段随销售数据一起显示在 Power View 中。

sales data
  1. 按此顺序保留“区域”、“销售人员”和“∑ 订单金额”字段在“字段”区域中。

  2. 将 Power View 转换为矩阵可视化。

  3. 将“月份”字段拖动到“按图块排列”区域。矩阵可视化如下所示:

appears matrix visualization

正如您所观察到的,对于每个区域,该区域的销售人员和订单金额的总值都会显示出来。每个区域的子总数都会显示。显示按月份进行,如同在视图上方的图块中所选的那样。当您在图块中选择月份时,该月份的数据将显示出来。

Exploring Data with Power View Charts

在 Power View 中,您有许多图表选项:饼图、柱状图、条形图、折线图、散点图和气泡图。Power View 中的图表是交互式的。如果您单击一张图表中的一个值:

  1. 该图表中的该值突出显示。

  2. Power View 中所有其他图表中的该值也会突出显示。

  3. Power View 中的所有表格、矩阵和图块都会对该值进行筛选。

因此,Power View 图表可用作交互式的图片式数据分析工具。此外,这些图表在演示环境中也是交互式的,这使您可以突出显示分析结果。

Exploring with Line Charts

您可以使用折线图来比较一个或多个数据系列中的数据点。折线图均匀地沿着水平(分类)轴分布分类数据,沿着垂直(值)轴分布所有数值数据。

假设您想要显示每个国家的奖牌数。

  1. 创建一个 Power View,并选中“NOC_CountryRegion”和“Medal Count”字段。默认情况下,将显示表格。

  2. Click the Table.

  3. 在“切换可视化”组中单击“其他图表”。

  4. 从下拉列表中选择“折线图”。折线图将显示在 Power View 中。

exploring with line charts
  1. 单击折线或类别(x 轴)轴。

  2. 向左或向右拖动。左或右的类别将显示并且折线图将相应显示。

  3. 将光标放在折线上的任一点上。

与该数据点对应的值将显示在该点上。

data point

Exploring with Bar Charts

您可以使用条形图来比较一个或多个数据系列中的数据点。在条形图中,类别沿着垂直轴组织,而值沿着水平轴组织。在 Power View 中,有三种条形图子类型 −

  1. Stacked Bar.

  2. 100% Stacked Bar.

  3. Clustered Bar.

您可以按以下方式将表可视化转换为条形图可视化:

  1. 并排创建两个表可视化。

  2. Click the right Table.

  3. 在“切换可视化”组中单击“条形图”。

  4. Click Stacked Bar.

exploring with bar charts

右边的表可视化会转换为条形图可视化。您会注意到,y 轴值按升序排列类别值。

bar chart visualization
  1. 将光标移到条形图上方。您会发现 - 按 NOC_CountryRegion asc 排序。

  2. 单击 NOC_CountryRegion。它会更改为获得奖牌数。

  3. 单击 asc。它会更改为 desc。您会发现,条形图按奖牌数降序排列。

medal count
  1. 单击类别为 GER 的条形。只有该条形会高亮。

  2. 按住 Ctrl 键的同时,单击类别为 FRA 和 ITA 的条形。类别为 GER、FRA 和 ITA 的条形会高亮。

  3. 左边的表也仅显示这三个类别的值。

ger category

在这两个可视化中,单击 Power View 字段列表中的性别字段。

power view fields

单击条形的左侧部分 - GER。它会高亮。在表中,只会显示 GER 和 Men 的信息。

Note - 在这种情况下,您无法进行多重选择。

fra

Exploring with Column Charts

您可以使用柱状图来显示一段时间内的变化数据,或说明项目之间的比较。在柱状图中,类别沿水平轴,值沿垂直轴。

在 Power View 中,有三种柱状图子类型 -

  1. Stacked Column.

  2. 100% Stacked Column.

  3. Clustered Column.

您可以如下将表格可视化转换为柱状图可视化 -

  1. 并排创建两个表可视化。

  2. Click the right Table.

  3. 在切换可视化组中单击柱状图。

  4. Click Stacked Column.

exploring with column charts

右侧的表格可视化转换为条形图可视化。正如您所观察到的,x 轴值按升序排列类别值。

column chart visualization
  1. 将光标移到柱状图上方。您会发现 – 按 NOC_CountryRegion 升序排列。

  2. 单击 NOC_CountryRegion。它将更改为奖牌数。

  3. 单击 asc。它将更改为 desc。您会发现,柱状图按递减奖牌数排列。

click asc

单击类别 GER 的条形下部。它将被突出显示。

在表格中,将仅显示 GER 和男子部分的信息。

ger information

Exploring with Simple Pie Charts

Power View 中的饼图是简单或复杂的。您将在本节中学习简单的饼图。您将在下一节学习复杂的饼图。

从如下创建饼图开始 -

  1. 调整堆叠柱形图的大小,并向上移动。

  2. 在堆叠柱形图下方创建一个新的表格可视化。

  3. Click the new Table.

  4. 在“切换可视化”组中单击“其他图表”。

  5. Select Pie.

exploring with simple pie charts

堆叠柱形图下方的表格可视化转换为饼图可视化。正如您所观察到的,饼图中有太多切片,因为有许多类别(国家)。请注意,只有当类别数少于或等于 8 时,饼图才有用。

pie chart visualization

您可以如下通过筛选值来减少类别的数目 -

  1. 将筛选设置为奖牌数大于或等于 1300 - 表格可视化柱状图可视化饼图可视化

Note - 您必须分别定义和应用筛选,以便可视化。

visualizations

现在,您有一个简单的饼状图可视化,其中奖牌数量由饼大小显示,国家/地区由颜色显示。

单击一个饼状图切片。该切片将高亮显示,而其他切片将变灰。柱状图中的相应列也将高亮显示。在表格中,只会显示与突出显示的饼状图切片对应值。

click pie slice

Exploring with Sophisticated Pie Charts

您可以通过添加更多功能来使饼状图可视化变得复杂。您可以创建一个饼形图 -

  1. 双击某一饼状切片时下钻,或

  2. 在较大的彩色饼状切片内显示子切片。

A Pie chart that drills down when you double-click a slice

  1. 在饼状图中,在 Power View 字段列表中,将字段性别拖到颜色区域,置于字段 NOC_CountryRegion 下方。这意味着您有两个类别。

  2. 在表格中,在字段列表中也包括性别。

您的 Power View 如下所示 -

exploring with sophisticated pie charts

您观察到,对于每个类别都有一个单一切片和一种颜色 - 国家/地区。

在饼状图上,双击美国切片。

您的 Power View 中的饼状图将更改为显示按性别(即第二个类别)针对所选类别(美国)的值。饼状图的颜色现在显示第二个字段的百分比,即按您双击的饼状颜色进行筛选的性别。换句话说,饼状图已下钻。您观察到饼状图的右上角出现一个小箭头。如果您将鼠标悬停其上,箭头会高亮显示,并会显示上钻。

click usa slice

单击上钻箭头。饼状图返回其前一个状态。

A Pie chart that shows sub-slices within the larger color slices

在饼状图中,在 Power View 字段列表中,将字段性别从颜色区域拖到切片区域。

您的 Power View 如下所示 -

power view result

您会看到,在饼状图中,对于类别美国,有两个相同颜色的切片。

单击其中一个切片。

您将能够在 Power View 中看到以下更改 -

  1. 选定的切片高亮显示,而其他切片变灰或停用。

  2. 类别美国的栏显示所选切片的奖牌数。

  3. 表格显示所选切片的数值。

highlighted selected slice
  1. 点击另一块切片。您可以观察到对此选定切片给出的上述更改。

click slice

Exploring with Scatter Charts

您可以使用散点图在一张图表中显示许多相关数据。在散点图中,x 轴显示一个数值字段,y 轴显示另一个字段,从而便于查看图表中所有项目的两个值之间的关系。

要创建散点图可视化效果,请执行以下操作:

  1. 将字段“运动”、“奖牌数”和“项目”添加到表中。

  2. 单击 Power View 字段列表中“项目”旁边的箭头。单击 Count (Distinct)。字段“项目”变为“项目”的数值字段“计数”。因此,您有一个类别字段(运动)和两个数值字段(奖牌数和项目计数)。

  3. 单击切换可视化效果组中的 Other Chart

  4. Click Scatter.

exploring with scatter charts

您将获得散点图可视化效果,数据点显示为相同大小的圆圈,显示每个运动的项目计数和奖牌数值之间的关系。

scatter chart visualization
  1. 单击功能区上的“布局”选项卡。

  2. 单击“标签”组中的“数据标签”。

  3. 从下拉列表中选择“右”。数据标签出现在数据点中。

data labels

与在较少项目中获得更多奖牌的水上运动相比,摔跤运动在更多项目中获得的奖牌较少。

Exploring with Bubble Charts

您可以使用气泡图在一张图表中显示许多相关数据。在气泡图中,x 轴显示一个数值字段,y 轴显示另一个字段,从而便于查看图表中所有项目的两个值之间的关系。第三个数值字段控制数据点的大小。

要创建气泡图可视化效果,请执行以下操作:

  1. 将“奖牌数”拖动到“大小”。

  2. 将“NOC_CountryRegion”拖动到 ∑ X 值。散点图将转换为气泡图。

exploring with bubble charts

如同您所观察到的,每个气泡的大小显示奖牌数。数据标签显示运动。

Exploring with Colors

您还可以按类别为气泡着色,如下所示:

  1. 将字段“NOC_CountryRegion”拖动到 Power View 字段列表中的“颜色”区域。

  2. 将字段“DiscipleEvent”拖动到 ∑ X 值。

exploring with colors

正如你所观察到的,图例会显示处于彩色区域的分类值和各自的颜色。数据标签对应于详细信息区域的分类。数据点的尺寸由面积和尺寸进行衡量。

接下来,你可以看到图例中选择分类如何改变可视化程度——

点击图例中的一个值。此时,仅会突出显示该颜色的数据点(即,对应于该值的数据点)。所有其他数据点均会停用。

deactivate data points

正如你所观察到的,与所选国家相对应的所有运动都会显示出来,每个气泡的尺寸都代表奖牌数量。

如果你想了解单个数据点的详细信息——

  1. 通过单击该气泡,以突出显示该数据点。

  2. 将光标置于该数据点上。

此时,只有该气泡会突出显示,而其余气泡都会变为灰色。关于该数据点的所有信息都会显示在数据点旁边的一个框内。

bubble highlighted

Exploring with Play Axis

你可以使用播放轴,按照以下步骤对一段时间的的数据更改进行可视化:

  1. 将 Power View 字段列表中的 Edition 字段拖到播放轴区域。

一条播放按钮时间轴会插入到气泡图可视化中。你可以通过在筛选器中筛选 Edition 字段值来调整时间轴。如果你想关注某个特定的时间范围,或时间轴太宽,这会很有用。

  1. 通过在筛选器中筛选 Edition 字段并选择一时间值跨度来调整时间轴。

exploring with play axis
  1. 单击“播放”按钮。气泡会移动、长大或缩小,显示值如何基于播放轴而更改。时间轴上会显示一个小的垂直线,在时间轴上移动。此时的时间也会显示。

click play button

你可以在任何点暂停以更详细地研究数据。

Exploring Data with Power View Maps

你可以使用地图在地理环境中显示你的数据。Power View 中的地图使用必应地图磁贴,因此你可以像使用其他任何必应地图一样进行缩放或平移。为了使用地图,Power View 必须通过一个安全网络连接向 Bing 发送数据,以便进行地理编码。因此,它会要求你启用内容。添加位置和值会在地图上放置点。值越大,圆点越大。当你添加一个多值系列时,你会在地图上获得饼图,其大小显示总大小。

Exploring Data with Geographic Fields

如果你的数据含有一个地理字段,如国家/地区、州/省或城市,则你可以创建一个 Power View 地图可视化。

要按国家/地区对奖牌数量创建一个地图可视化,请执行以下操作:

  1. 从功能区上的“插入”选项卡中创建一个新的 Power View 工作表。

  2. 将 NOC_CountryRegion 和 Medal Count 字段从 Power View 字段列表中拖到 Power View 中。将创建包含这两个字段的一个表格。

exploring data with geographic fields

然后,你有一个地理字段和一个数字字段。

  1. 单击功能区上的设计选项卡。

  2. 在切换视觉效果组中单击地图。

表视觉效果转换为地图视觉效果。

map visualization

正如您观察到的那样,Power View 创建了一个地图,圆点表示每个地理位置。圆点的尺寸是相应数字字段的值,在这种情况下是奖牌数量。此外,在 Power View 栏位列表中,地理栏位将位于“位置”区域,而数字栏位将位于“∑ 大小”区域。

若要显示有关数据点的更多信息,您可以执行以下操作之一:

  1. 如果您将鼠标光标放在地图上的圆点上,则会显示一个方框,显示地理位置名称和相应数字值。

  2. 如果您单击地图上的圆点,则该特定圆点将被突出显示。

Pie Charts as Data Points

假设您还希望在地图视觉效果中添加另一个字段。例如,您可能希望显示奖牌的详细信息,例如奖牌类型——金牌、银牌和铜牌。您可以按以下方法进行操作:

  1. 将 Medal 栏位从 Power View 栏位列表拖动到“颜色”区域。

圆点将转换为饼图。“奖牌”图例会显示奖牌类型和各自颜色。也就是说,饼图中的每种颜色都代表奖牌的类型。

medals

您可以观察到,饼图的大小与奖牌数量相对应,而饼图中每个扇区的大小与该类型奖牌的数量相对应。

Highlighting a Data Point

现在,您可以过滤数据并突出显示重要数据点,如下:

  1. 在筛选器区域,将“奖牌数量”设置为仅显示大于或等于 300 的值。

  2. 应用筛选器。地图会放大并仅显示筛选的值。

highlighting data point

将鼠标光标放在代表大不列颠的圆点上。圆点会被突出显示和放大。饼图的详细信息将显示。

cursor represents great britain

正如您所看到的,大不列颠的金牌数量为 514。您可以通过将鼠标光标放在那些扇区上找到银牌和铜牌的数量。

Highlighting a Pie Slice in a Data Point

接下来,您可能需要突出显示大不列颠的金牌数量。

  1. 将鼠标光标放在红色扇区上(正如您会在图例中发现红色表示金牌)。单击它。

该饼图扇区将被突出显示。该饼图中的其他扇区和所有其他饼图都将停用。

highlighting pie slice

再次将光标放在点上。点被放大。代表金牌的部分将被突出显示。该部分的详细信息将被显示。

slice details

Exploring Data with Power View Multiples

倍数,也称为格子图,是一系列具有相同 X 和 Y 轴的图表。可以将倍数并排放置,以便轻松比较许多不同的值。

  1. 可以具有折线图、饼图、条形图和柱状图作为倍数。

  2. 可以水平或垂直地排列倍数。

Line Charts as Multiples

你可能希望按各个区域每年显示奖牌数。首先,需要有年字段。为了获得此字段,需要有如下所示的计算列:

  1. 单击数据模型的数据视图(在 PowerPivot 窗口中)中的 Medals 标签。

  2. 单击带有标题添加列的最右列中的第一个单元格。

  3. 在公式栏中键入 =YEAR ([Edition]) 并按 Enter。

line charts as multiples

使用对应于 Edition 列中 Year 值的值创建一个带有标题 CalculatedColumn1 的新列。

calculatedcolumn1 created

单击标题并将其重命名为 Year。

rename year
  1. 关闭 PowerPivot 窗口。数据模型得到更新。新的字段 - ∑ Year 出现在 Power View 字段列表中。

  2. 通过拖动字段在 Power View 中创建一个表格,并包含字段 NOC_CountryRegion、年份和奖牌数。

create table in power view
  1. 在 Power View 中将表格转换为折线图。

  2. 移除字段 NOC_CountryRegion。出现带有按年份排列的奖牌数的折线图。

remove field

正如你所观察到的,Year 在 POWER VIEW 字段列表中的 AXIS 区域中,而奖牌数在 ∑ VALUES 区域中。在折线图中,Year 值在 X 轴上,奖牌数在 Y 轴上。

现在,可以创建带有折线图的倍数可视化,如下所示:

  1. 将字段 NOC_CountryRegion 拖动到 POWER VIEW 字段列表中的垂直倍数区域中。

  2. 单击功能区的布局标签。

  3. 单击倍数组中的网格高度。

  4. 单击下拉列表中的值。

create multiples visualization
  1. 单击“倍数”组中的“网格宽度”。

  2. 单击下拉列表中的一个值。

您将得到一个倍数可视化,其中折线图被安排为一个网格,每条折线图代表一个国家(NOC_CountryRegion)。

arrange multiple visualization as grid

Vertical Multiples

您知道,您已经将“NOC_CountryRegion”字段放在“垂直倍数”区域中。因此,您已经得到的可视化是垂直倍数可视化。您可以在上面的图表中观察到以下内容。

  1. 每种类型一条折线图,该类型放在“垂直倍数”区域中,在本例中是国家。

  2. 所选择的网格高度和网格宽度决定了倍数的行数和列数。

  3. 所有倍数共享的 x 轴。

  4. 倍数的每行都有类似的 y 轴。

  5. 右侧有一个垂直滚动条,可用于向上或向下拖动折线图的行,以便使其他折线图可见。

Horizontal Multiples

您还可以如下获得水平倍数的倍数可视化 -

  1. 将字段“NOC_CountryRegion”拖动到“垂直倍数”区域。

  2. 单击功能区上的“布局”选项卡。

  3. 在“倍数”组中选择网格高度和网格宽度的值。

您将得到如下所示的水平倍数可视化 -

horizontal multiples

您可以在上面的图表中观察到以下内容 -

  1. 每种类型一条折线图,该类型放在“水平倍数”区域中,在本例中是国家。

  2. 您所选择的网格高度决定了折线图的高度,与垂直倍数中的折线图行数不同。换句话说,有一行折线图,其高度由选择的网格高度决定。

  3. 您所选择的网格宽度决定了行中折线图的列数。

  4. 所有倍数共享的 x 轴。

  5. 所有倍数都使用相同的 y 轴。

  6. x 轴下方底部的水平滚动条可用于将折线图行拖动到左边和右边,从而使其他折线图可见。

Pie Charts as Multiples

如果你想在倍数中探索/可视化多个类别,饼图是一种选择。假设你想探索每个国家的奖牌类型获得的奖牌数。按以下步骤操作:

  1. Click the Design tab.

  2. 从其他图表下的下拉菜单中选择饼图。

  3. 将“奖牌”拖动到 SLICES 区域。

你会得到带有饼图的水平倍数可视化,因为你在 HORIZONTAL MULTIPLES 区域有 NOC_CountryRegion 字段。

pie charts as multiples

正如你观察到的,每个国家/地区的奖牌数都以饼状图的形式显示,饼状图的切片代表了奖牌类型,颜色如图例所示。

假设你想突出显示所有国家的金牌数。你可以按以下步骤一次性完成:

单击其中一个饼图的蓝色切片(根据图例,蓝色代表金牌)。在所有饼图中,只有蓝色切片高亮显示,其他切片显示为灰色。

click blue color slice

正如你观察到的,这提供了一种快速探索和比较各国金牌数的方法。

你可能希望在可视化中显示更多数量的饼图。你可以通过简单地切换到垂直倍数可视化并为网格高度和网格宽度选择正确的值来实现此目的,以获得正确的显示效果。

gold medals across country

单击其中一个饼图上的蓝色切片。所有饼图中的蓝色切片都高亮显示,以便你比较各国金牌数。

highlight blue color slice

Bar Charts as Multiples

你也可以为倍数可视化选择条形图。

  1. 切换到堆积条形图可视化。

  2. 调整网格高度和网格宽度以正确显示条形图。

使用网格高度为 6 和网格宽度为 2,你将获得:

bar charts as multiples

你也可以为此可视化选择聚类条形图。

clustered bar

Column Charts as Multiples

你也可以为倍数可视化选择柱状图。

  1. 切换到堆积柱状图可视化。

  2. 调整网格高度和网格宽度以正确显示柱状图。

当网格高度为 2、网格宽度为 6 时,您将获得以下结果:

column charts as multiples

对于此可视化,您也可以选择簇状柱形图。

clustered column charts

Wrap-up

您选择字段取决于您想要探索、分析和展现的内容。例如,在上述所有可视化中,我们对代表按奖牌类型分析奖牌数量的切片的奖牌选择了“切片”,您可能希望按性别来探索、分析和展现数据。在这种情况下,选择性别字段作为“切片”。

同样,合适的可视化还取决于您要显示的数据。如果您不确定适用性如何,您可以自行尝试选择合适的可视化,因为在 Power View 中快速而简单地切换可视化。此外,您还可以在演示视图中执行此操作,以便在演示过程中回答任何可能出现的问题。

Exploring Data with Power View Tiles

假设您有很多数据要使用不同的数据点显示,在这种情况下,您可能需要在 Power View 可视化中频繁滚动才能找到您要查找的数据。这会很繁琐,并且在您展示结果时可能也不太流畅。

您可以使用 Power View 中的图块功能克服这种繁琐的任务。使用图块,您可以更快地从数据中获得见解。图块充当导航条,每个可能的字段值都有一个单独的图块。当您单击图块时,只会显示与该字段值相关的数据。由于在导航条中滚动值很容易,并且会动态改变可视化中相应的值,因此,图块成为您易于使用的工具。

您可以在表、矩阵、卡片或图表可视化中使用图块。您可以在 Power View 中组合这些图块并使用图块对其进行筛选。图块可以是简单的文本或图像。

Table with Tiles

按以下步骤从表可视化开始:

  1. 将 NOC_CountryRegion、Sport 和 Medal Count 字段拖到 Power View。当您观察时,由于行数很多,因此很难向上和向下滚动以高亮显示值。

  2. 将 Sport 字段从字段区域拖动到 Power View 字段列表中的按图块区域。

导航条出现在表的顶部。

table with tiles

您可以观察到以下内容 −

  1. 默认情况下,将选中导航条中的第一个图块。

  2. 在表中,值将筛选为选定的图块的值。在本例中,为选定的运动。

  3. 在导航条的左边缘和右边缘有箭头按钮,用于启用滚动。

您可以按以下步骤选择不同的图块:

  1. 滚动导航条以显示代表您要查找的运动的图块,例如羽毛球。

  2. 单击图块 - 羽毛球。表中的值将筛选为羽毛球的值。

select different tile

您可以观察到,还会显示奖牌计数总数。您可以选择从功能区打开或关闭总数。您还可以通过用图像代替文本,使图块更具吸引力和更有意义。

  1. 包括一列带有指向与其对应运动的图像文件超链接的列。

  2. 将该字段(例如 Discimage)包括在 TILE BY 中。您将获得作为图像的图块,描述每项运动。

include field

Tile Navigation Strip - Tab Strip

Excel 中有两种导航条——图块流和选项卡条。

在选项卡条中,您可以观察到以下内容:

  1. 选项卡条在可视化效果顶部显示导航条。

  2. 默认情况下,导航条中最左侧的第一个图块处于选中状态。

  3. 导航条的左右边缘有箭头按钮,可用于滚动。

  4. 您可以向左或向右滚动以显示图块。

  5. 突出显示的图块在滚动选项卡条时向左或向右移动。在滚动时,它也可能消失。

  6. 您可以单击一个图块来将其选中。图块将在其先前位置的高亮状态下。

  7. 在表中,值将筛选为选定的图块的值。在本例中,为选定的运动。

Tile Navigation Strip - Tile Flow

您可以按如下操作将导航条从选项卡条转换为图块流:

  1. 单击导航条中的一个图块。

  2. 单击功能区上的设计选项卡。

  3. 单击图块组中的图块类型。

  4. 在下拉列表中单击图块流。

tile navigation strip

导航条移至表格底部。

navigation strip shifts to bottom

在图块流中,您可以观察到以下内容:

  1. 图块流在可视化效果底部显示导航条。

  2. 默认情况下,导航条中的第一个图块处于选中状态。它将显示在图块流的中央。

  3. 没有用于滚动的箭头按钮。

  4. 您可以单击中心平铺左侧或右侧的任何一个平铺,向左或向右滚动。

  5. 平铺向左或向右流动,中心平铺始终高亮显示。

  6. 您可以单击一个平铺以选择它。平铺高亮显示,并移动到平铺流的中心。

  7. 由于选定的平铺始终是中心平铺,因此会发生以下情况:-选定的平铺不会消失。在向左或向右滚动时,位于中心位置的平铺会自动被选中并高亮显示。原始选择消失。在这种情况下,可视化表会自动更新为平铺流中心的平铺。

  8. 在表中,值将筛选为选定的图块的值。在本例中,为选定的运动。

values filtered

Matrix with Tiles

假设您想要根据奖牌类型(金牌、银牌和铜牌)以及某个选定运动的国家/地区来统计奖牌数量,则可以在矩阵平铺可视化效果中显示结果。

  1. Switch Visualization to Matrix.

  2. 将“奖牌”字段添加到矩阵。

您将获得以下所需结果:-

matrix with tiles

Stacked Bar Chart with Tiles

你可以通过将可视化切换为堆叠条形图平铺可视化来使所探索的结果更加清晰−

stacked bar chart with tiles

Maps with Tiles

你也可以切换到地图平铺可视化,因为你的数据包含地理位置−

maps with tiles

Exploring Data with Hierarchies

如果您的数据具有更高级别,您能够使用层次结构来轻松浏览和展示数据。对于层次结构中的任何数据值,您能够向下钻取以显示更多详细信息,或向上钻取获得一个全面的视图。

如果您的数据模型具有层次结构,您能够在 Power View 中使用它。否则,您能够在 Power View 中使用几个简单的步骤创建层次结构。

Creating a Hierarchy in Power View

在 Power View 中,最好在矩阵可视化中描绘层次结构。按照如下方式在矩阵可视化中创建层次结构 −

  1. 将字段 NOC_CountryRegion、Sport、Discipline、Year 和 Medal - 以该顺序拖动到 ROWS 区域。

  2. 将字段 Medal Count 拖动到 ∑ VALUES。ROWS 区域中字段的顺序定义了 Power View 中的层次结构。

  3. 如果你不确定字段顺序,从任何顺序开始,然后在行区域中通过上下拖动重新排列它们,同时查看 Power View 中的显示。

你将获得显示以下五个层次结构级别的矩阵可视化效果 −

creating hierarchy in power view

如你所观察,这些层次是嵌套的。

Drilling Up and Drilling Down the Hierarchy

你可以钻取层次结构,以便一次只显示一个级别。你可以钻取详细信息和生成摘要。

要启用钻取功能,首先按照以下方式设置显示级别选项 −

  1. 单击功能区上的设计选项卡。

  2. 单击“选项”组中的“显示级别”。

  3. 从下拉列表中选择“行 – 每次启用钻取一层”。

矩阵会折叠,仅显示 1 级数据。

drilling down

如你所观察,当你单击各个数据项时,该项右侧会显示一个向下箭头,表示钻取。

现在,你可以按以下方式一次钻取一层数据 −

  1. 单击你想要进一步了解其详细信息的 1 级数据项。例如,单击 AUS。如你所观察,AUS 的奖牌数为 1079。

  2. 单击它右侧的箭头。或者,你可以双击该数据项。

  3. 将显示与 AUS 相关的 2 级数据。

drilling up and down

如你所观察,第一个项的左侧会出现一个向上箭头,表示向上钻取,当你单击各个数据项时,该项右侧会显示一个向下箭头,表示向下钻取。

现在,你可以按以下方式再向下钻取一层数据 −

  1. 单击你想要进一步了解其详细信息的 2 级数据项。例如,单击游泳。如你所观察,游泳的奖牌数为 354。

  2. 单击它右侧的箭头。

  3. 将显示与游泳相关的 3 级数据。

display diving

如你所观察,第一个项的左侧会出现一个向上箭头,表示向上钻取,当你单击各个数据项时,该项右侧会显示一个向下箭头,表示向下钻取。

现在,你可以按以下方式再向下钻取一层数据 −

  1. 单击你想要进一步了解其详细信息的 3 级数据项。例如,单击跳水。如你所观察,跳水的奖牌数为 17。

  2. 单击它右侧的箭头。

  3. 第 4 级数据涉及跳水将显示。

drill up and down

如你所观察,第一个项的左侧会出现一个向上箭头,表示向上钻取,当你单击各个数据项时,该项右侧会显示一个向下箭头,表示向下钻取。

现在,你可以按以下方式再向下钻取一层数据 −

  1. 单击要查看详细信息的第 4 级数据项。例如,单击 2008。您观察到,2008 年的奖牌数为 3。

  2. 单击它右侧的箭头。

  3. 第 5 级数据涉及 2008 将显示。

drill down data

如您所观察到的,对于第一个第 5 级数据项,左侧出现一个向上箭头,表示向上钻取。右侧不显示数据项的下钻箭头,因为存在要下钻到的其他级别。

现在,您可以逐级向上钻取数据,方法是单击每个级别第一个项目左侧的向上箭头。

Exploring a Hierarchy in Stacked Bar Chart

您可能想要以重要方式突出显示层次结构中的某些值。在这种情况下,您可以使用图表可视化,例如,堆叠条形图如下 −

  1. 单击“矩阵”可视化,然后切换到“堆叠条形图”。

  2. 将“Medal”字段拖到“LEGEND”区域。

您将获得以下堆叠条形图可视化 −

exploring hierarchy in stacked bar

在这种情况下,您需要双击条形图才能下钻。

双击代表 AUS 的条形图。图表已下钻以显示层次结构中下一级的数据。

chat drilled down

如您所观察到的,图表右上角会出现一个表示向上钻取的向上箭头。

通过双击“Aquatics Bar”,向下钻取一个级别。图表已下钻以显示层次结构中下一级的数据。

aquatics bar

您可以通过双击条形图下钻,或者单击图表右上角的向上钻取箭头向上钻取。

这还使您可以在演示过程中交互式地浏览数据。

Aesthetic Power View Reports

在本文档的前面章节中,你已学习如何使用 Power View 交互探索数据。每个 Power View 图表依次可用作交互式报告。要使 Power View 报告更具吸引力,你可以选择 Power View 提供的主题、图表色板、字体和背景色。

更改主题时,新主题将应用于报告中的所有 Power View 可视化效果。此外,你可以添加背景图像、选择背景格式、设置数字格式,并更改字体或文本大小。

Report Layout Finalization

与任何其他报告一样,你首先需要决定要报告什么,以及最好的布局是什么,以便突出显示显著的数据点。

假设你需要报告澳大利亚在水下项目中赢得的奖牌的详细内容。据你所知,详细信息包括水下项目的种类、奖牌数量和奖牌类型(金牌、银牌和铜牌)。

对于此案例中的数据点,可以在报告中采用以下这三种视图来获得最佳展示效果:

  1. 包含数据(国家/地区、运动项目和奖牌数量)的矩阵;

  2. 包含数据(国家/地区、运动项目、种类和奖牌数量)的卡片;

  3. 包含已细分到种类、奖牌和奖牌数量的数据的堆叠条形图。

report layout finalization

正如你所见,矩阵和卡片中的数据已滚动,以便

  1. Matrix显示了澳大利亚所有体育项目的详细信息,水下运动获得了354枚奖牌。

  2. Card显示澳大利亚——运动水上项目、项目包括跳水、游泳和水球以及每一项的奖牌数。

  3. 双层条形图显示了这三项项目中不同奖项种类的奖牌数。

现在报告的布局已经准备就绪,您可以开始使其具有吸引力。但是,在执行此任务期间,您需要记住两点−

  1. 报告的外观应基于受众(经理/高层管理人员/客户)。

  2. 不要对不同的格式选项感到厌烦。让它保持简单并重点关注需要关注的数据点。

在以下章节中,您将了解如何利用以下选项进行示例报告 −

  1. Selecting the Background.

  2. Selecting the Theme.

  3. Changing the Font.

  4. Changing the Text Size.

Selecting the Background

您的 Power View 报告可以有背景颜色。默认情况下,它是白色。您可以通过 Background 命令更改它。

  1. 单击功能区上的 POWER VIEW 选项卡。

  2. 单击 Themes 组中的 Background。

  3. 单击 Light1 Center Gradient。(您可以选择最适合您报告的那个)。

背景色更改为选定的颜色。

selecting background

您甚至可以设置背景图像。例如,您可以放置公司徽标或公司设施的视图。

Selecting the Theme

Power View 支持多种主题。选择最适合您的报告的主题,如下所示−

  1. 单击功能区上的 POWER VIEW 选项卡。

  2. 单击 Themes 组中的 Themes。

您将获得许多可供选择的选项。如果您不确定合适的主题,只需尝试一些主题来查看显示效果。

  1. 单击主题 Aspect。

您的报告将显示在所选主题中。

selecting theme

Changing the Font

正如您所观察到的,报告中的文本并不明显。您可以按如下方式更改字体 −

  1. 单击功能区上的 POWER VIEW 选项卡。

  2. 单击“主题”组中的“字体”。

  3. 单击字体下拉列表中的“Verdana”。(您可以选择最适合您报告的字体)。

接下来,您需要使文本显示得更大一些。

Changing the Text Size

按如下方式更改文本大小 −

  1. 单击功能区上的 POWER VIEW 选项卡。

  2. 单击“主题”组中的“文本大小”。

  3. 单击下拉列表中的“150%”。(您可以选择最适合您报告的字体)。

  4. 调整“矩阵”中各列的宽度。

  5. 调整报告中每个视图的大小。

changing text size

您的样本报告现已准备就绪。

Key Performance Indicators

关键绩效指标 (KPI) 是一组可量化的衡量标准,组织使用它们来衡量其随着时间的绩效。KPI 通常用于评估整个组织或部门(例如销售、财务等)的成功。你需要根据组织目标定义 KPI,并时常监控它们以跟踪进度。

根据你的要求,有许多类型的 KPI 可供选择。示例包括−

  1. Income and Expenses

  2. Rate of Return

  3. Average Purchase Value

  4. Customer Lifetime Value

  5. Working Capital

请注意,KPI 是一种涉及以下活动的交流形式−

  1. 根据组织目标确定 KPI。

  2. 监控和报告 KPI。

  3. 随着组织发展和/或组织目标的变化而更改 KPI。

Identifying the KPIs

在 KPI 分析中,第一步也是最重要的一步是确定能有效监控组织中所需趋势的 KPI。这需要对目标有完全的了解,并要求分析师与负责实现目标的人员之间有适当的沟通渠道。

有很多 KPI 可供选择,但监控的成功取决于选择与目标相关的那些 KPI。KPI 因组织而异,也因部门而异,并且只有当它们能提升绩效时才有效。

你可以使用 SMART 标准来评估 KPI 的相关性,即 KPI 应该是*明确的 (S)、可衡量的 (M)、可实现的 (A)、相关的 ® 和有时间限制 (T)*。换句话说,所选择的 KPI 应满足以下标准−

  1. KPI 反映了你的*明确*目标。

  2. KPI 使您能够*M*easure 朝着该目标的进展。

  3. KPI 所定义的目标在实际中是可*A*ttainable。

  4. KPI 所针对的目标与组织*R*elevant。

  5. 您可以设置实现目标的时间范围,以便 KPI 显示相对于剩余时间目标的进度。

需要定时评估已定义的 KPI,以随着时间的推移了解其相关性。如果需要,需要定义和监控不同的 KPI。只有这样,您的 KPI 监控才会与当前组织需求相关。

根据分析需要,您必须选择相关的 KPI,以下是一些示例:

  1. 销售部门可以利用 KPI 将月度毛利与预期毛利进行比较。

  2. 会计部门可以衡量月度支出相对于收入来评估成本。

  3. 人力资源部门可以衡量每季度的员工流失率。

  4. 业务专业人士经常将 KPI 组合在业务记分卡中,以快速准确地获取业务成功的历史摘要,或识别趋势或识别绩效改进机会。

本章中使用的示例具有指示性,旨在帮助您了解如何在 Excel 中定义和监控 KPI。根据目标识别 KPI 的唯一决定权在于您,以便与目标相比反映当前情况。

KPIs in Excel

  1. 您可以使用 PowerPivot 分析相对于设置目标的绩效。例如,PowerPivot KPI 可用于确定每年的销售人员实际销售与其销售目标相比如何。

  2. 您可以使用 Power View 探索和可视化相同的 KPI。

  3. 您还可以在 Power View 中定义新的 KPI 和/或编辑它们。

  4. 您可以在 Power View 中生成带有 KPI 的美观报告。

Defining a KPI in Excel

KPI 分析的第一步是定义已识别的 KPI。这需要定义 KPI 的三个参数,如下所示:

Base Value

基本值由计算出的字段定义,该字段解析为一个值。该计算字段表示表中该行中项目的当前值。例如,销售汇总、某一段时间的利润等。

Target Value/ Goal

目标值(或目标)由计算出的字段定义,该字段解析为一个值,或一个绝对值。它是用于评估当前值的数值。这可以是一个固定数字,例如适用于所有员工的平均病假天数,或一个计算字段,即为每一行产生不同的目标,例如,组织中每个部门的预算。

Status

状态是值的一个指标。如果您将其设置为可视化指标,它将会非常引人注目。在 Excel 的 Power View 中,您可以编辑 KPI,选择要使用的指标和触发每个指标的值。

例如,假设您希望监控销售某一产品的组织中销售人员的销售目标。分析目的是识别达到销售目标金额的最佳表现者。您可以继续按如下方式定义 KPI:

  1. Base Value − 每个销售人员的销售金额当前值。

  2. Target Value / Goal − 这是为所有销售员确定的,以便能够对销售员进行比较。假设目标销售额为 3500。注意,对于不同的分析,你可以改变销售员的目标值。

  3. Status − 状态将通过图形来显示,以便轻松地确定与目标值相比的基础值的状况。

KPIs in PowerPivot

你可以在 PowerPivot 中定义 KPI,如下所示 −

  1. 从两个表 SalesPerson 和 Sales 开始。SalesPerson 表中包含 SalesPerson ID 和 SalesPerson Name。Sales 表包含销售信息和销售人员每月情况。

  2. 将两个表添加到数据模型。

  3. 使用字段 SalesPerson ID 在两表之间创建关系。

kpis in powerpivot

要设置基础值,你需要一个销售额计算字段。

  1. 在数据模型中,向销售额列的 sales 表中添加计算字段,如下所示:

Total Sales:= sum([Sales Amount])

set base value
  1. 在 PowerPivot 窗口的 Ribbon 上,单击数据透视表。

  2. 在创建数据透视表对话框中,选择新建工作表。

pivottable dialog box
  1. 将字段 Salesperson 添加到数据透视表的行区域。

  2. 点击 Ribbon 上的 POWERPIVOT 选项卡。

  3. 在计算组中,单击 KPI。

  4. 在下拉列表中,单击新建 KPI。

click new kpi

关键绩效指标 (KPI) 对话框会出现。

  1. 在 KPI 基本字段(值)框中,选择总销售额。

  2. 在 KPI 状态下,有以下选项 − 在定义目标值中,选择绝对值并在框中输入 3500。 在定义状态阈值中,将表示百分比的垂直条调整为 40 和 80。 在选择图标样式中,选择第一个选项。

kpi dialog box

单击确定按钮。你可以在数据透视表字段列表中的 Sales 表中观察到以下内容 −

  1. 总销售额字段是一个 KPI,并通过图标进行了描述。

  2. 这三个 KPI 参数——值、目标和状态显示为总销售 KPI 下的字段。

kpi parameter
  1. 在总销售下选择这三个 KPI 参数——值、目标和状态。

  2. 这三列显示在 PowerPivot 中,状态列根据相应的值显示图标。

此外,你还可以通过值而不是百分比定义 KPI 阈值。要修改已定义的 KPI,请按以下步骤操作:

  1. 单击功能区中计算组中的 KPI。

  2. 单击下拉列表中的管理 KPI。

click manage kpis

管理 KPI 对话框显示。

manage kpis dialog box
  1. 单击 KPI - 总销售。

  2. 单击编辑按钮。

关键绩效指标 (KPI) 对话框会出现。

key performance indicator
  1. 在定义状态阈值下方,调整垂直条至 1500 和 3000。

  2. 保留之前选项中的其他选项。

  3. Click on OK.

adjust vertical bars

你会注意到状态图标反映了更改的阈值。

KPIs in Power View

可以在 Power View 中创建包含 KPI 的美观报告。可以使用以前在数据模型中定义的 KPI,也可以在 Power View 中添加 KPI。

要在 Power View 中添加或编辑 KPI,请执行以下步骤:

  1. 在 Power View 工作表中,单击 PowerPivot 选项卡。

kpis in power view

PowerPivot 功能区将显示,已在上一部分中使用过该功能区。

  1. 单击计算组中的 KPI。

  2. 单击新建 KPI 以添加 KPI。

  3. 单击管理 KPI 以编辑 KPI。

步骤与上一节相同。

您可以按照如下步骤在 Power View 中使用 KPI 创建销售绩效美学报告 −

  1. 单击功能区上的“数据”选项卡。

  2. 单击“报表”组中的“Power View”。

Power View 工作表出现。

  1. 添加包含字段“销售人员”、“总销售额”和“总销售状态”的表。

  2. 添加包含字段“销售人员”、“总销售额”和“总销售目标”的第二个表。

  3. 将第二个表转换为 100% 堆栈条形图。

  4. 添加包含字段“销售人员”、“地区”、“总销售额”和“总销售状态”的第三个表。

  5. 将第三个表转换为卡片。将字段“地区”拖动到“按平铺排列”。

  6. 添加标题“销售绩效”。

  7. Change the font.

  8. Increase the Text Size.

  9. 适当缩放表、100% 堆栈条形图和卡片的大小。

您的销售绩效报告已准备就绪 −

sales performance

正如您所观察到的,在 Power View 中,您可以按如下方式描绘结果 −

  1. 带有 KPI 状态图标的表类似于 PowerPivot 报表。

  2. 100% 堆栈条形图描绘了相对于目标达到的百分比。您还可以注意到它清晰地比较了所有人的绩效。

  3. 卡片描绘了销售人员的 KPI 状态以及他们所属的地区。您可以交互式地滚动平铺以显示不同地区的业绩,这也可以评估区域绩效。