Excel Data Analysis 简明教程

Excel Data Analysis - Quick Guide

Data Analysis - Overview

数据分析是检查、清理、转换和建模数据的一个过程，目标是发现有用的信息，提出结论和支持决策制定

Types of Data Analysis

有多种数据分析技术涉及各个领域（例如，商业、科学、社会科学等），并有各种名称。主要数据分析方法如下 −

Data Mining
Business Intelligence
Statistical Analysis
Predictive Analytics
Text Analytics

Data Mining

数据挖掘是对大量数据进行分析，以提取以前未知的、有趣的数据模式、异常数据和依赖关系。请注意，目标是从大量数据中提取模式和知识，而不是提取数据本身。

数据挖掘分析涉及计算机科学方法，方法是在人工智能、机器学习、统计和数据库系统的交叉点处。

从数据挖掘中获得的模式可以看作是输入数据的摘要，这些模式可以用于进一步分析或通过决策支持系统来获得更准确的预测结果。

Business Intelligence

商业智能技术和工具用于获取和转换大量非结构化业务数据，以帮助识别、发展和创造新的战略商业机会。

商业智能的目标是便于解释海量数据，从而发现新的机会。它有助于实施基于见解的有效策略，这些见解可以为企业提供竞争性的市场优势和长期稳定性。

Statistical Analysis

统计学是关于数据收集、分析、解释、展示和组织的研究。

在数据分析中，使用了两种主要的统计方法：

Descriptive statistics − 在描述性统计中，来自整个群体或样本的数据将使用数值描述符进行汇总，例如：- 连续数据均值，标准差- 分类型数据频率，百分比
Inferential statistics − 它使用样本数据中的模式来对所代表的群体或负责的随机性进行推断。这些推断可以包括：- 回答关于数据的是/否问题（假设检验）估算数据的数值特征（估算）描述数据中关联（相关）建立数据中关系的模型（例如回归分析）

Predictive Analytics

预测分析使用统计模型来分析当前和历史数据，以预测未来或其他未知事件。在商业中，预测分析用于识别辅助决策的风险和机会。

Text Analytics

文本分析，也被称为文本挖掘或文本数据挖掘是从文本中派生高质量信息的过程。文本挖掘通常涉及构建输入文本，使用统计模式学习等手段在结构化数据中派生模式，以及最终对输出进行评估和解释的过程。

Data Analysis Process

数据分析在 1961 年由统计学家 John Tukey 定义为：“分析数据的程序、解释此类程序结果的技术、规划数据收集以使其分析更为容易、更准确或更高精度的途径，以及适用于分析数据的（数学）统计的所有机制和结果。”

因此，数据分析是从各种来源获取大量非结构化数据并将其转换成有用的信息的流程：

Answering questions
Test hypotheses
Decision-making
Disproving theories

Data Analysis with Excel

Microsoft Excel 提供了几种分析和解释数据的方式和手段。数据可以来自各种来源。数据可以以多种方式进行转换和格式化。它可以使用相关 Excel 命令、函数和工具进行分析，这些工具包括条件格式，区域，表格，文本函数，日期函数，时间函数，财务函数，小计，快速分析，公式审计，查询工具，假设分析，求解器，数据模型，PowerPivot，PowerView，PowerMap，等等。

您将学习这些数据分析技术，把 Excel 分为两个部分：

使用 Excel 进行数据分析和
使用 Excel 进行高级数据分析

Data Analysis - Process

数据分析是一个收集、转换、清理和建模数据的过程，目的是发现所需信息。获得的结果被传达出来，提出结论并支持决策。有时使用数据可视化来描述数据，以便于发现数据中的有用模式。术语数据建模和数据分析具有相同含义。

数据分析流程包括以下具有迭代性质的阶段 −

Data Requirements Specification
Data Collection
Data Processing
Data Cleaning
Data Analysis
Communication

Data Requirements Specification

分析所需数据基于问题或实验。根据指导分析的人员的要求，确定作为分析输入所必需的数据（例如，人口）。可以指定和获取关于人群的特定变量（例如，年龄和收入）。数据可以是数值的或分类的。

Data Collection

数据收集是收集对确定为数据要求的目标变量的信息的过程。重点是确保准确和诚实地收集数据。数据收集确保收集的数据准确，以便相关的决策有效。数据收集既提供了衡量基准，也提供了改进目标。

数据可从不同来源收集，包括组织数据库到网页信息。这样获取的数据可能未经结构化且可能包含不相关的信息。因此，收集到的数据需要经过数据处理和数据清理。

Data Processing

收集的数据必须经过处理或整理以为分析做准备。这包括根据相关分析工具的要求对数据进行结构化。例如，数据可能需要放入一个电子表格或统计应用程序中的表格中的行和列中。一个数据模型可能需要被创建。

Data Cleaning

处理和整理的数据可能是残缺不全的，包含重复项或包含错误。数据清理是防止和纠正这些错误的过程。有几种数据清理方式，具体取决于数据的类型。例如，在清理财务数据时，可以将某些总量与可靠的公布数字或已定义的阈值进行比较。同样，定量数据方法可用于异常值检测，之后将在分析中将这些异常值排除在外。

Data Analysis

经过处理、整理和清理的数据将准备好进行分析。有各种数据分析技术可用于根据需求理解、解释和得出结论。还可以使用数据可视化以图形格式检查数据，以便获得有关数据中消息的其他见解。

诸如相关性、回归分析的统计数据模型可用于识别数据变量中的关系。这些描述数据的模型有助于简化分析和传达结果。

该过程可能需要额外的“数据清理”或额外的“数据收集”，因此，这些活动本质上是迭代的。

Communication

数据分析的结果应按照用户要求的格式报告，以支持其决策和进一步的行动。用户反馈可能导致额外的分析。

数据分析师可以选择数据可视化技术，例如表格和图表，这有助于以清晰而有效的方式向用户传达信息。分析工具提供了使用颜色代码和表格与图表中格式突出显示所需信息的功能。

Excel Data Analysis - Overview

Excel 提供了简化数据分析任务的命令、函数和工具。使用 Excel，您可以避免许多耗时的和/或复杂的计算。在本教程中，您将抢先了解如何使用 Excel 执行数据分析。您将通过相关的示例、逐步了解 Excel 命令的使用方法以及每个步骤的屏幕截图。

Ranges and Tables

您拥有的数据可以位于范围或表中。可以对数据执行某些操作，无论数据位于范围中还是位于表中。

但是，当数据位于表中而不是位于范围内时，某些操作会更有效。还有一些操作是专门针对表的。

您还可以了解分析范围和表中数据的方法。您将了解如何命名范围、使用名称和管理名称。对于表中的名称也是如此。

Data Cleaning – Text Functions, Dates and Times

您需要清理从各个来源获取的数据，并在继续进行数据分析之前对其进行结构化。您将学习如何清理数据。

With Text Functions
Containing Date Values
Containing Time Values

Conditional Formatting

Excel 为您提供了条件格式命令，使您可以根据预定义的条件为单元格或字体着色，并在单元格中的值的旁边放置符号。这有助于人们可视化重要值。您将了解用于有条件格式化单元格的各种命令。

Sorting and Filtering

在准备数据分析和/或显示某些重要数据期间，您可能必须对数据进行排序和/或筛选。您可以使用 Excel 中易于使用的排序和筛选选项执行相同操作。

Subtotals with Ranges

如你所知，数据透视表通常用于汇总数据。但是，子总计（带范围）是 Excel 提供的另一种允许你对数据进行分组/取消分组并使用简单步骤汇总范围中数据的特性。

Quick Analysis

使用 Excel 中的快速分析工具，你可以快速执行各种数据分析任务并快速查看结果的可视化内容。

Understanding Lookup Functions

Excel 查询函数使你能够从大量数据中查找与已定义条件相匹配的数据值。

PivotTables

使用数据透视表，你可以汇总数据、动态准备报告，方法是更改数据透视表的内容。

Data Visualization

你将学习使用 Excel 图表进行多种数据可视技术。你还将学习如何创建带状图、温度计图、甘特图、瀑布图、迷你图和数据透视图表。

Data Validation

可能需要在某些单元格中仅输入有效值。否则，可能导致计算不正确。利用数据验证命令，你可以轻松为单元格设置数据验证值、提示用户输入单元格内容的输入信息、根据已定义的条件验证输入的值，以及在输入不正确时显示错误信息。

Financial Analysis

Excel 为你提供了多个财务函数。但是，对于需要财务分析的常见问题，你可以学习如何结合使用这些函数。

Working with Multiple Worksheets

在多个工作表中，你可能需要执行多个相同计算。不用在每个工作表中重复这些计算，你可以执行一次计算，并让它也出现在其他选定工作表中。你还可以将多个工作表中的数据汇总到一份报告工作表中。

Formula Auditing

使用公式时，你可能需要检查这些公式是否按预期工作。Excel 中的公式审核命令可帮助你跟踪先例和从属值，以及检查错误。

Inquire

Excel 还提供 Inquire 加载项，使你能够比较两个工作簿以识别更改、创建交互式报告以及查看工作簿、工作表和单元格之间的关系。你还可以清除工作表中的多余格式，这可能使 Excel 运行缓慢或导致文件大小过大。

Working with Range Names

在进行数据分析时，如果引用的是名称，而不是单元格引用（无论是单个单元格还是一系列单元格），则引用不同数据将更有意义和更容易。例如，如果要根据贴现率和一系列现金流来计算净现值，则公式：

@ Net_Present_Value = NPV (Discount_Rate, Cash_Flows)

比以下公式更有意义：

C10 = NPV (C2, C6:C8)

借助 Excel，您可为数据中的各个部分创建和使用有意义的名称。使用区域名称的优势包括：

一个有意义的区域名称（例如 Cash_Flows）比区域地址（例如 C6:C8）更容易记住。
输入名称比输入单元格或区域地址出错的可能性更低。
如果您在公式中输入的名称不正确，Excel 会显示一个@ #NAME? 错误。
您可以使用已定义的名称快速移动到工作表的区域。
借助名称，您的公式将更易于理解且更易于使用。例如，公式 Net_Income = Gross_Income – Deductions 比 C40 = C20 – B18 更直观。
创建带有区域名称的公式比使用单元格或区域地址更简单。您可以使用公式自动完成功能，将单元格或区域名称复制到公式中。

在本章中，您将学习 −

Syntax rules for names.
创建单元格引用名称。
Creating names for constants.
Managing the names.
定义名称的范围。
Editing names.
Filtering names.
Deleting names.
Applying names.
在公式中使用名称。
在工作簿中查看名称。
使用粘贴名称和粘贴列表。
使用名称进行范围交集。
Copying formulas with names.

Copying Name using Formula Autocomplete

在公式中键入名称的第一个字母。将出现一个下拉框，其中包含函数名称和范围名称。选择需要的名称。它将复制到您的公式中。

Range Name Syntax Rules

Excel 的名称遵循以下语法规则 −

您可以使用任意字母、数字以及符号的组合 - 下划线、反斜杠和句点。不允许使用其他符号。
一个名称可以以字符、下划线或反斜杠开头。
一个名称不能以数字开头（例如 - 1stQuarter）或类似于单元格地址（例如 - QTR1）。
如果您希望使用此类名称，请在名称之前加上下划线或反斜杠（例如 - \1stQuarter、_QTR1）。
名称中不能包含空格。如果您希望区分名称中的两个单词，可以使用下划线（例如 - Cash_Flows 代替 Cash Flows）
您定义的名称不应与 Excel 内部定义的名称相冲突，例如 Print_Area, Print_Titles, Consolidate_Area, and Sheet_Title 。如果您定义相同的名称，它们将覆盖 Excel 的内部名称，并且您将不会收到任何错误消息。但是，建议不要这样做。
保持名称简洁但易于理解，尽管您可以使用最多 255 个字符

Creating Range Names

您可以通过两种方式创建范围名称 −

Using the Name box.
使用 New Name 对话框。
使用 Selection 对话框。

Create a Range Name using the Name Box

要使用公式栏左侧的 Name 框创建范围名称，这是最快的方法。请按照下面给出的步骤操作−

Step 1 − 选择要定义名称的范围。

Step 2 − 单击“名称”框。

Step 3 − 键入名称并按 Enter 以创建名称。

Create a Range Name using the New Name dialog box

还可以使用“公式”选项卡中的“新建名称”对话框创建范围名称。

Step 1 − 选择要定义名称的范围。

Step 2 − 单击“公式”选项卡。

Step 3 − 在“已定义名称”组中单击“定义名称”。显示 New Name 对话框。

Step 4 − 在“名称”旁边的框中键入名称

Step 5 − 检查“引用”框中选择并显示的范围是否正确。单击确定。

Create a Range Name using the Create Names from Selection dialog box

如果范围内相邻的文本值，则还可以使用“公式”选项卡的“选择”对话框中的 Create Names 创建范围名称。

Step 1 − 沿着包含名称的行/列选择要定义名称的范围。

Step 2 − 单击“公式”选项卡。

Step 3 − 在“已定义名称”组中单击 Create from Selection 。显示 Create Names from Selection 对话框。

Step 4 − 选择“顶部行”，因为文本显示在选择内容的顶部行中。

Step 5 − 检查“引用”旁边框中选择并显示的范围是否正确。单击“确定”。

现在，您可以使用 = Sum (学生姓名) 查找范围中的最大值，如下所示−

您还可以创建具有多个选择的名称。在下面的示例中，您可以使用学生的姓名来命名每个学生的成绩行。

现在，您可以使用 = Sum (学生姓名) 查找每个学生的总分，如下所示。

Creating Names for Constants

假设您有一个常量将在整个工作簿中使用。您可以直接为它指定一个名称，而不必将其放在单元格中。

在以下示例中，Savings Bank Interest Rate 被设置为 5%。

Click Define Name.
在“新建名称”对话框中，在“名称”框中输入 Savings_Bank_Interest_Rate。
In Scope, select Workbook.
在“引用位置”框中，清除内容并输入 5%。
Click OK.

名称 Savings_Bank_Interest_Rate 被设置为常量 5%。你可以在名称管理器中验证这一点。你可以看到该值被设置为 0.05，并且 Refers to = 0.05 被置于其中。

Managing Names

Excel 工作簿可以包含任意数量的已命名单元格和区域。你可以使用名称管理器管理这些名称。

Click the Formulas tab.
单击 Defined Names 组中的 Name Manager 。 Name Manager 对话框会出现。当前工作簿中定义的所有名称都会显示出来。

Names 列表会显示与已定义 Values, Cell Reference （包括工作表名称）、 Scope 和 Comment 。

名称管理器具有以下选项：

使用 New 按钮定义 New 名称。
Edit a Defined Name.
Delete a Defined Name.
以类别 Filter 已定义的名称。
修改已定义名称的区域以指派 Refers to 给它。

Scope of a Name

默认情况下，名称的 Scope 是工作簿。你可以在 Name Manager 中的 Scope 列下的名称列表中找到已定义名称的 Scope 。

在使用 New Name 对话框定义名称时，你可以定义 New Name 的 Scope 。例如，你在定义 Interest_Rate 名称。然后你可以看到 New Name Interest_Rate 的 Scope 是 Workbook 。

假设你只想将这种利率的 Scope 限制在该 Worksheet 内。

Step 1 - 单击范围框中的向下箭头。可用的范围选项会出现在下拉列表中。

范围选项包括 Workbook 和工作簿中的工作表名称。

Step 2 - 单击当前工作表名称（在本例中为 NPV），然后单击确定。你可以在工作表选项卡中定义/查找工作表名称。

Step 3 - 若要验证范围是否是工作表，请单击 Name Manager 。在范围列中，你会在 Interest_Rate 的后面找到 NPV。这意味着，你只能在 NPV 工作表中使用名称 Interest_Rate，而不能在其他工作表中使用。

Note - 一旦定义了名称的范围，以后就不能再对其进行修改。

Deleting Names with Error Values

有时，出于各种原因，名称定义可能出错。你可以按如下方法删除此类名称 −

Step 1 − 在 Name Manager 对话框中单击 Filter 。

将出现以下筛选选项 −

Clear Filter
Names Scoped to Worksheet
Names Scoped to Workbook
Names with Errors
Names without Errors
Defined Names
Table Names

你可以通过选择其中一个或多个选项，把 Filter 应用于 defined Names 。

Step 2 − 选择 Names with Errors 。将显示包含错误值的名称。

Step 3 − 从 Names 的获得的列表中，选择你想要删除的名称，然后单击 Delete 。

你将收到一条消息，确认删除。单击确定。

Editing Names

你可以在 Name Manager 对话框中使用 Edit 选项来 −

Change the Name.
修改 Refers to 范围
在 Name 中编辑 Comment 。

Change the Name

Step 1 − 单击包含函数 Large 的单元格。

可以看到，在数组中添加了另外两个值，但由于它们不属于 Array1，因此未包括在函数中。

Step 2 − 在 Name Manager 对话框中单击想要编辑的 Name 。在本例中，为 Array1 。

Step 3 − 单击 Edit 。将出现 Edit Name 对话框。

Step 4 − 通过在 Name Box 中键入新的名称，来更改 Name 。

Step 5 − 单击 Refers to 框右边的 Range 按钮，并包括新的单元格引用。

Step 6 − 添加 Comment （可选）

请注意， Scope 处于非激活状态，因此无法更改。

单击确定。你将观察到所做的更改。

Applying Names

考虑以下示例 −

正如您所观察到的，在 PMT 函数中未定义和使用名称。如果您将此函数放在工作表的其他位置，您还需要记住参数值的具体位置。您知道使用名称是更好的选择。

在这种情况下，该函数已经使用没有名称的单元格引用进行了定义。您仍可以定义名称并应用它们。

Step 1 − 使用 Create from Selection ，定义名称。

Step 2 − 选择包含公式的单元格。在 Formulas 选项卡上的 Defined Names 组中，单击 Define Name 旁边的。从下拉列表中，单击 Apply Names 。

Step 3 − 将出现 Apply Names 对话框。选择要 Apply 的 Names ，然后单击确定。

选定的名称将应用到选定的单元格中。

您还可以通过选择工作表并重复上述步骤，将 Apply Names 应用到整个工作表。

Using Names in a Formula

您可以在 Formula 中的 Name 中使用以下方法：

如果记得，则键入 Name ，或
先键入一两个字母，然后使用 Excel Formula Autocomplete 功能。
单击公式选项卡上的已定义名称组中的使用公式。从已定义名称的下拉列表中选择所需的名称。双击该名称。

使用 Paste Name 对话框。从已定义名称的下拉列表中选择粘贴名称选项。将出现粘贴名称对话框。在 Paste Names 对话框中选择 Name ，并双击它。

Viewing Names in a Workbook

您可以获取工作簿中的所有 Names 以及它们的 References 和 Save 它们或 Print 它们。

单击工作簿中要复制 Names 的空单元格。
在 Defined Names 组中单击 Use in Formula 。
从下拉列表中单击 Paste Names 。
在出现的 Paste Name 对话框中单击 Paste List 。

名称及其相应引用的列表将按以下给定的屏幕截图所示，复制到工作表上的指定位置 −

Using Names for Range Intersections

Range Intersections 是那些具有两个公共区域的单个单元格。

例如，在下方的给定数据中，B6:F6 范围和 C3:C8 范围含有公共单元格 C6，它代表了学生 Kodeda，Adam 在考试 1 中的分数。

可以使用 Range Names 获得更有意义的结果。

使用 Create from Selection 创建 Names 以包含学生和考试。
您的 Names 将形如以下内容 −

在 B11 中输入 Type = Kodeda_Adam Exam_1 。

此处，您正在使用范围交集运算，两个范围之间应留有空格。

这将显示单元格 C6 中给出的 Kodeda，Adam 在考试 1 中的分数。

Copying Formulas with Names

您可以在同一个工作表中通过 Copy*and *Paste 复制带有名称的公式。

还可以通过 copy 和 paste 将带有名称的公式复制到其他工作表，前提是 formula 中的所有 names 都以 workbook 作为 Scope 。否则，您会收到一个 #VALUE 错误。

Excel Data Analysis - Tables

Table 是结构化数据的矩形区域。其主要功能如下 −

表格中的每一行对应数据的一个单一记录。示例 - 员工信息。
每一列包含一段特定的信息。示例 - 列可以包含姓名、员工编号、入职日期、工资、部门等数据。
顶行描述了每一列中包含的信息，称为表头行。
顶行中的每一项被称为列标题。

您可以创建并使用 Excel 表格轻松管理和分析数据。此外，借助 Excel 表格，您还可以获得内置的筛选、排序和行阴影功能，以便轻松进行报告活动。

此外，Excel 对执行在表格上的操作做出智能响应。例如，您在列中有公式或根据表格中的数据创建图表。当您向表格中添加更多数据（即更多的行）时，Excel 会将公式扩展到新的数据并且图表会自动展开。

Difference between Tables and Ranges

以下是表格和范围之间的差异 −

表格是一种比范围更结构化的处理数据的方式。
您可以将范围转换成表格，而 Excel 会自动向数据提供 − 表名列标题名称格式（单元格颜色和字体颜色），以便更好地进行可视化

表格提供了范围没有的其他功能。它们是 −

Excel 在功能区中提供了表格工具，从属性到样式。
Excel 会在每个列标题中自动提供一个筛选按钮，以便对数据进行排序或筛选表格，从而仅显示满足您定义条件的行。
如果您在表格中有多行，并且您向下滚动工作表使得表头行消失，工作表中的列字母会被表格标题替换。
当您在表格中一列的任意单元格中输入一个公式时，该公式会传播到该列中的所有单元格。
您可以使用表格名和列标题名中的公式，而无需使用单元格引用或创建范围名称。
您可以通过单击并拖动右下角单元格右下角的小三角形来扩展表格大小，方法是添加更多的行或更多的列。
您可以创建并使用切片器对表格进行数据筛选。

您将在本章学习所有这些功能。

Create Table

若要从工作表中的数据创建表格，请按照给定的步骤操作 −

Step 1 - 选择要包括在表中的单元格区域。单元格可以包含数据或为空。以下范围包含 290 行员工数据。数据的顶部有标题。

Step 2 - 在 Insert 选项卡的“表格”组中，单击“表格”。出现 Create Table 对话框。在 Where is the data for your table? 框中选中正确的所选数据范围。

Step 3 - 如果所选范围的顶部有要作为表标题使用的数据，请选中 My table has headers 框。

Note - 如果不选中该框，则表将有标题 - Column1、Column2、…

Step 4 - 单击“确定”。

范围使用默认样式转换为表格。

Step 5 - 你还可以通过单击该范围内的任意位置并按下 Ctrl+T 将范围转换成表格。一个 Create Table 对话框会出现，然后你可以重复上面给出的步骤。

Table Name

Excel 会为每一个创建的表格分配一个名称。

Step 1 - 若要查看刚创建的表格的名称，请单击表格，然后单击功能区上的 table tools – design 选项卡。

Step 2 - 在 Properties 组的 Table Name 框中，会显示你的表名。

Step 3 - 可编辑该表名，使其更有意义。

Step 4 - 单击表名框。清除该名称并输入 Emp_Data。

Note - 命名范围的语法规则适用于表名。

Managing Names in a Table

可以管理表名，就像使用名称管理器管理命名范围一样。

Click the Table.
单击 Formulas 选项卡上 Defined Names 组中的 Name Manager 。

Name Manager 对话框会出现，你可以在工作簿中找到 Table Names 。

可以在 Name Manager 对话框中通过 New 选项 Edit 一个 Table Name 或添加注释。但是，你无法更改 Refers to 中的范围。

可以使用列标题来使用它们进行公式、图表等。

单击表格中的列标题 EmployeeID 。
Click Name Manager.
在名称管理器对话框中，单击 New 。

将出现 New Name 对话框。

在名称框中，您可以找到列标题，在 Refers to 框中，您将找到 Emp_Data[[#Headers],[EmployeeID]] 。

您观察到，在表中定义名称，这是快速的方式。

Table Headers replacing Column Letters

在表中使用更多数据行时，可能必须向下滚动以查看那些行中的数据。

然而，在这样做时，您还需要表头来识别哪个值属于哪一列。Excel 会自动提供一种流畅的方法来执行此操作。在滚动浏览数据时，工作表本身的列字母会转换为表头。

在下面给出的工作表中，列字母按原样显示，表头在第 2 行。从 290 行数据中可以看到 21 行。

向下滚动以查看表行 25 至 35。表头将替换表列的列字母。其他列字母仍然保留原样。

Propagation of a Formula in a Table

在下面给出的表中，假设您需要包括每个员工的年龄。

Step 1 − 在 Birthdate 列的右侧插入一列。在列标题中键入 Age。

Step 2 − 在该空列中的任意单元格中，键入公式 = DAYS ([@BirthDate], TODAY ()) ，然后按 Enter。

该公式将自动传播到表中的该列的其他单元格。

Resize Table

您可以调整表的大小以添加或删除行/列。

考虑以下包含 1-15 批次总分数的学生成绩表。

假设您想添加三个批次 16-18 和一列包含通过率。

Click the table.
向下拖动右下角的蓝色控件，以在表中包含更多三行。

再次向侧面拖动右下角的蓝色控件，以在表中包含更多一列。

您的表如下所示。您还可以检查在名称管理器对话框中包含在表中的范围 −

Remove Duplicates

当您从不同来源收集数据时，您可能会出现重复的值。在继续分析之前，您需要删除重复值。

查看以下数据，其中包含各种品牌的不同产品的相关信息。假设您希望从该数据中删除重复项。

Click the table.
在 DESIGN 工作表上，单击功能区“工具”组中的 Remove Duplicates 。随即会显示 Remove Duplicates 对话框。

列标题在“删除重复项”对话框中的“列”下显示。

根据要从中删除重复项的列选中列标题，然后单击“确定”。

有关删除了多少含重复值的行列以及剩余多少唯一值，您会收到一条消息。清除后的数据将显示在表中。

您还可以使用功能区“数据”工作表下“编辑”组中的 Remove Duplicates 删除重复项。

Convert to Range

您可以将表格转换为 Range 。

Click the table.
单击功能区“设计”工作表中“表格样式”组的 Convert to Range 。

将收到一条消息，询问您是否要将表格转换为区域。在您使用 Yes 进行确认后，该表格将被转换为区域。

Table Style Options

您可以选择多种 Table Styles 选项。如果需要突出显示行/列，可以使用这些选项。

您可以选中/取消选中这些框以查看您的表格的外观。最后，您可以决定哪些选项适合您的数据。

建议 Table Style Options 仅用于突出显示数据中的重要信息，而不是使其变得花哨，在数据分析中并不需要这一点。

Table Styles

您可以选择多种表格样式。根据想要在表格中显示数据所需的色调和图案，可以使用这些样式。

将鼠标移到这些样式上以查看表格样式的预览。最后，您可以决定哪些样式适合您的数据。

建议 Table Styles 仅用于以一种展示方式突出显示数据中的重要信息，而不是使其变得花哨，在数据分析中并不需要这一点。

Slicers for Tables

如果您使用的是 Excel 2013 或 Excel 2016，您可以使用 Slicers 过滤表格中的数据。

有关如何对表格使用切片器的详细信息，请参阅本教程中 Filtering 章节。

Cleaning Data with Text Functions

从不同来源获得的数据可能不适合于分析。在本章中，你将了解如何准备你的数据，即以文本格式用于分析的数据。

最初，你需要清理数据。数据清理包括从文本中移除无用字符。接下来，你需要按你所需的分析格式来组织数据。通过以下步骤可以完成该操作：

使用文本函数查找必需的文本模式。
从文本中提取数据值。
使用文本函数格式化数据。
使用文本函数执行数据操作。

Removing Unwanted Characters from Text

当您从另一个应用程序导入数据时，其中可能包含不可打印的字符和/或多余的空格。多余的空格可能是：

leading spaces, and/or
extra spaces between words.

如果您对该数据进行排序或分析，您会得到错误的结果。

考虑以下示例 −

这是您获得的产品信息中包含产品 ID、产品描述和价格的原始数据。字符“|”分隔每一行中的字段。

当您将该数据导入 Excel 工作表时，它将显示如下所示 −

正如您所看到的，整个数据都在单列中。在执行数据分析之前，您需要对数据进行结构化处理。但是，您首先需要清洗数据。

您需要删除数据中可能存在的任何不可打印的字符和多余空格。为此，可以使用 CLEAN 函数和 TRIM 函数。

S.No.

Function & Description

CLEAN 从文本中删除所有不可打印的字符

TRIM Removes spaces from text

选择单元格 C3 – C11。
键入 =TRIM(CLEAN(B3))，然后按 Ctrl + Enter。

公式填入单元格 C3 – C11 中。

结果将如下所示：

Finding required Text Patterns with the Text Functions

要对数据进行结构化处理，您可能必须执行某些文本模式匹配，以从中提取数据值。一些可用于此目的的文本函数包括：

S.No.

Function & Description

EXACT 检查两个文本值是否相同

FIND 在一个文本值中查找另一个（区分大小写）

SEARCH 在一个文本值中查找另一个（不区分大小写）

Extracting Data Values from Text

您需要从文本中提取所需数据以对其进行结构化处理。在上例中，假设您需要将数据放入三个列中：ProductID、Product_Description 和 Price。

您可以通过以下方式之一提取数据：

使用“将文本转换为列”向导提取数据值
使用文本函数提取数据值
使用快速填充提取数据值

Extracting Data Values with Convert Text to Columns Wizard

如果您的字段符合以下条件，则可以使用 Convert Text to Columns Wizard 将数据值提取到 Excel 列中：

以字符分隔，或者
在列中对齐，每个字段之间有空格。

在上例中，字段以字符“|”分隔。因此，可以使用 Convert Text to Columns 向导。

Select the data.
在相同位置复制并粘贴值。否则， Convert Text to Columns 会将函数而并非数据本身作为输入。

Select the data.
在功能区上 Data 标签下的 Data Tools 组中单击 Text to Columns 。

出现 Step 1 −“文本到列向导” - 步骤 1/3。

Select Delimited.
Click Next.

出现 Step 2 −“文本到列向导” - 步骤 2/3。

Under Delimiters, select Other.
在 Other 旁边的方框中，键入字符 |
Click Next.

出现 Step 3 −“文本到列向导” - 步骤 3/3。

在此屏幕中，您可以在向导中选择数据的每一列，并为该列设置格式。

对于 Destination ，选择单元格 D3。
您可以单击 Advanced ，并在出现的 Advanced Text Import Settings 对话框中设置 Decimal Separator 和 Thousands Separator 。
Click Finish.

已转换为列的数据显示在三列中 - D、E 和 F。

将列标题命名为 ProductID、Product_Description 和 Price。

Extracting Data Values with Text Functions

假设您数据中的字段既没有用字符分隔，也没有用空格排列在列中，则可以使用文本函数来提取数据值。即使字段已分隔，您仍然可以使用文本函数来提取数据。

可用于此目的的一些文本函数如下：

S.No.	Function & Description
1.	LEFT 从文本值返回最左边的字符
2.	RIGHT 从文本值返回最右边的字符
3.	MID 从文本字符串返回从您指定的位置开始的特定数量的字符
4.	LEN 返回文本字符串中的字符数量

您还可以根据手头的数据，将两个或更多文本函数组合在一起，以提取所需的数据值。例如，使用 LEFT、RIGHT 和 VALUE 函数的组合或使用 FIND、LEFT、LEN 和 MID 函数的组合。

在上面示例中，

直到第一个 | 左边的所有字符提供名称“ProductID”。
直到第二个 | 右边的所有字符提供名称“Price”。
介于第一个和第二个 | 之间的所有字符提供名称“Product_Description”。
每个 | 的前后都有一个空格。

观察此信息后，您可以按以下步骤提取数据值 −

查找第一个 | 的位置 - First | Position 您可以使用 FIND 函数
查找第二个 | 的位置 - Second | Position 您可以再次使用 FIND 函数
文本的从 ( First | Position - 2) 个字符开始的部分提供了 First | Position 您可以使用 LEFT 函数
文本的从 ( Second | Position + 2) 到 ( Second | Position - 2) 个字符提供了 Second | Position 您可以使用 MID 函数
文本的从 ( Flash Fill + 2) 个字符到结尾的部分提供了 Second | Position 您可以使用 RIGHT 函数

结果将如下所示：

您可能会观察到，价格列中的值是文本值。要对这些值执行计算，您必须设置相应单元格的格式。您可以参阅下面提供的部分，了解如何设置文本格式。

Extracting Data Values with Flash Fill

使用 Excel Step 1 是从文本中提取数据值的另一种方式。但是，只有在 Excel 能够在数据中找到模式时，此方法才会起作用。

Step 2 − 在数据旁边创建三列，分别用于 ProductID、Product_Description 和 Price。

Step 3 − 复制并粘贴 B3 中的 C3、D3 和 E3 的值。

Flash Fill − 选择单元格 C3，然后单击 Data Tools 选项卡上的 Data 组中的 Step 4 。将填充 ProductID 的所有值。

Functions that format the Text as per your need − 对 Product_Description 和 Price 重复上述步骤。将填充数据。

Formatting Data with Text Functions

Excel 具有几个内置文本函数，您可以使用这些函数设置包含文本的数据的格式。其中包括 −

PROPER −

S.No.

Function & Description

LOWER Converts text to lowercase

S.No.

Function & Description

UPPER Converts text to uppercase

@{s16}将文本值中每个单词的第一个字母大写

Functions that convert and/or format the Numbers as Text −

S.No.

Function & Description

DOLLAR 使用 $（美元）货币格式将数字转换为文本

FIXED 使用固定位数的小数点将数字设定为文本格式

TEXT 将数字转换为文本

Functions that convert the Text to Numbers −

S.No.

Function & Description

VALUE 将文本参数转换为数字

Executing Data Operations with the Text Functions

你可能需要在你的数据上执行一些文本操作。例如，如果组织中员工的登录 ID 更改为新格式，基于格式更改，可能必须执行文本替换。

以下文本函数可帮助你对你包含文本的数据执行文本操作：

S.No.	Function & Description
1.	REPLACE Replaces characters within text
2.	SUBSTITUTE 替换文本字符串中的旧文本为新文本
3.	CONCATENATE 将几个文本项合并成一个文本项
4.	CONCAT 合并来自多个区域和/或字符串的文本，但它不提供分隔符或 IgnoreEmpty 参数。
5.	TEXTJOIN 合并来自多个区域和/或字符串的文本，并在每个要合并的文本值之间包括你指定的定界符。如果定界符是空文本字符串，此函数将有效地连接范围。
6.	REPT 给定次数内重复文本

Cleaning Data Containing Date Values

从不同来源获取的数据可能包含日期值。在本章中，你将了解如何准备包含数据值以供分析的数据。

你将了解：

日期格式序列格式中的日期不同月-日-年格式
将序列格式中的日期转换为月-日-年格式
将月-日-年格式中的日期转换为序列格式
Obtaining Today’s Date
Finding a Workday after specified Days
Customizing the Definition of a Weekend
Number of Workdays between two given Dates
Extracting Year, Month, Day from Date
Extracting Day of the Week from Date
Obtaining Date from Year, Month and Day
Calculating Number of Years, Months and Days between two Dates

Date Formats

Excel supports Date values in two ways −

Serial Format
In different Year-Month-Day Formats

You can convert −

A Date in Serial Format to a Date in Year-Month-Day Format
A Date in Year-Month-Day Format to a Date in Serial Format

Date in Serial Format

A Date in serial format is a positive integer that represents the number of days between the given date and January 1, 1900. Both the current Date and January 1, 1900 are included in the count. For example, 42354 is a Date that represents 12/16/2015.

Date in Month-Day-Year Formats

Excel supports different Date Formats based on the Locale (Location) you choose. Hence, you need to first determine the compatibility of your Date formats and the Data Analysis at hand. Note that certain Date formats are prefixed with *(asterisk) −

Date formats that begin with *(asterisk) respond to changes in regional date and time settings that are specified for the operating system
Date formats without an *(asterisk) are not affected by operating system settings

For understanding purpose, you can assume United States as the Locale. You find the following Date formats to choose for the Date - 8th June, 2016 −

*6/8/2016 (affected by operating system settings)
*Wednesday, June 8, 2016 (affected by operating system settings)
6/8
6/8/16
06/08/16
8-Jun
8-Jun-16
08-Jun-16
Jun-16
June-16
J
J-16
6/8/2016
8-Jun-2016

If you enter only two digits to represent a year and if −

数字大于或等于 30，Excel 假设数字代表 20 世纪的年份。
数字小于 30，Excel 假设数字代表 21 世纪的年份。

例如，1/1/29 被视为 2029 年 1 月 1 日，1/1/30 被视为 1930 年 1 月 1 日。

Converting Dates in Serial Format to Month-Day-Year Format

要从序列格式将日期转换为月-日-年格式，请按照以下步骤操作：

单击 Number 对话框中的 Format Cells 选项卡。
Click Date under Category.
选择 Locale 。可用的 Date 格式将作为列表显示在 Type 下方。
单击 Type 下方的 Format 以在 Sample 旁边的框中查看预览。

选择格式后，单击 OK.

Converting Dates in Month-Day-Year Format to Serial Format

您可以使用两种方式将月-日-年格式的日期转换为序列格式：

使用 Format Cells 对话框
Using Excel DATEVALUE function

Using Format Cells dialog box

单击 Number 对话框中的 Format Cells 选项卡。
Click General under Category.

Using Excel DATEVALUE Function

您可以使用 Excel DATEVALUE 函数将 Date 转换为 Serial Number 格式。您需要用引号将 Date 参数括起来。例如，

=DATEVALUE("6/8/2016") 结果为 42529

Obtaining Today’s Date

如果您需要根据今天的日期进行计算，只需使用 Excel 函数 TODAY()。结果反映了它使用的日期。

TODAY() 函数在 2016 年 5 月 16 日使用了以下屏幕截图：

Finding a Workday after Specified Days

您可能需要根据您的工作日进行某些计算。

工作日不包括周末和任何节假日。这意味着，如果您可以定义您的周末和节假日，那么您所做的任何计算都将基于工作日。例如，您可以计算发票到期日、预期的交货时间、下一次会议日期等。

您可以使用 Excel WORKDAY 和 WORKDAY.INTL 函数执行此类操作。

S.No.

Function & Description

WORKDAY 返回指定天数前或后的日期的序列号

WORKDAY.INTL 使用参数指示哪些天和多少天是周末日，返回指定天数前或后的日期的序列号

例如，您可以使用函数 TODAY 和 WORKDAY 指定从今天开始的第 15 个工作日（下图截取于 2016 年 5 月 16 日）。

假设 2016 年 5 月 25 日和 2016 年 6 月 1 日是节假日。那么你的计算如下 −

Customizing the Definition of a Weekend

默认情况下，周末是周六和周日，即两天。您还可以使用 WORKDAY.INTL 函数选择自定义周末。您可以通过周末编号指定自己的周末，此编号对应于下表中指定的周末日期。您无需记住这些编号，因为当您开始键入该函数时，您可以在下拉列表中获得编号和周末日期。

Weekend Days	Weekend-number
Saturday, Sunday	1 or omitted
Sunday, Monday	2
Monday, Tuesday	3
Tuesday, Wednesday	4
Wednesday, Thursday	5
Thursday, Friday	6
Friday, Saturday	7
Sunday only	11
Monday only	12
Tuesday only	13
Wednesday only	14
Thursday only	15
Friday only	16
Saturday only	17

假设只有周五是周末，则需要在 WORKDAY.INTL 函数中使用编号 16。

Number of Workdays between two given Dates

可能需要计算两个日期之间的工作日数量，例如，需要计算按天支付的合同工的工资。

您可以使用 Excel 函数 NETWORKDAYS 和 NETWORKDAYS.INTL 查找两个日期之间的工作日数量。与 WORKDAYS 和 WORKDAYS.INTL 的用法相同，NETWORKDAYS 和 NETWORKDAYS.INTL 允许您指定节假日，另外，使用 NETWORKDAYS.INTL 还可以指定周末。

S.No.

Function & Description

NETWORKDAYS 返回两个日期之间的完整工作日数

NETWORKDAYS.INTL 使用参数返回两个日期之间的完整工作日数，这些参数表明哪几天是周末以及有几天是周末

您可以使用函数 TODAY 和 NETWORKDAYS 计算今天和另一个日期之间的工作日数量。在下图截屏中，今天是 2016 年 5 月 16 日，结束日期是 2016 年 6 月 16 日。2016 年 5 月 25 日和 2016 年 6 月 1 日是节假日。

同样，假设周末是周六和周日。您可以根据自己的定义设置周末，并使用 NETWORKDAYS.INTL 函数计算两个日期之间的工作日数量。在下图截屏中，只将周五定义为周末。

Extracting Year, Month, Day from Date

您可以从日期列表中的每个日期中提取对应的星期、月份和年份，方法是使用 Excel 函数 DAY、MONTH 和 YEAR。

例如，考虑以下日期 −

您可以从这些日期中分别提取星期、月份和年份，如下所示 −

Extracting Day of the Week from Date

您可以从日期列表中的每个日期中提取对应的星期，方法是使用 Excel WEEKDAY 函数。

考虑上面给出相同的示例。

Obtaining Date from Year, Month and Day

您的数据可能分别包含年、月和日信息。您需要将这三个值组合起来以获取日期，以便进行任何计算。您可以使用 DATE 函数获取日期值。

考虑以下数据 -

使用 DATE 函数获取 DATE 值。

Calculating Years, Months and Days between two Dates

您可能需要计算从给定日期开始逝去的时间。您可能需要以年、月和日格式的信息。一个简单的示例是计算一个人的当前年龄。它的计算方式是生日和今天之间的差。您可以使用 Excel 函数 DATEDIF、TODAY 和 CONCATENATE 进行此操作。

输出如下 −

Working with Time Values

您从不同来源获取的数据可能包含时间值。在本章中，您将了解如何准备包含时间值的用于分析的数据。

你将了解：

时间格式串行格式时间时间以小时-分钟-秒格式表示
将串行格式时间转换为小时-分钟-秒格式
将时间以小时-分钟-秒格式转换为串行格式
Obtaining the Current Time
从小时、分钟和秒中获取时间
从时间中提取小时、分钟和秒
开始时间和结束时间之间的小时数

Time Formats

Excel 支持 Time 值，有两种方式−

Serial Format
In various Hour-Minute-Second Formats

You can convert −

Time 以串行格式表示到 Time 以小时-分钟-秒格式表示
Time 以小时-分钟-秒格式表示到 Time 以串行格式表示

Time in Serial Format

以串行格式表示的 Time 是一个正数，表示 Time 是 24 小时天的一个分数，起点是午夜。例如，0.29 表示上午 7 点，0.5 表示中午 12 点。

你也可以在同一个单元格中组合 Date 和 Time 。序列号是指 1900 年 1 月 1 日之后的第几天，以及与给定时间相关的日期部分。例如，如果你输入 2016 年 5 月 17 日上午 6 点，当你将该单元格格式化为 General 时，它将转换为 42507.25。

Time in Hour-Minute-Second Format

Excel 允许你使用冒号 (:) 在小时后和秒前指定时间以小时-分钟-秒格式。例如，8:50 AM、8:50 PM 或仅使用 8:50 采用 12 小时制格式或作为 8:50、20:50 采用 24 小时制格式。时间 8:50:55 AM 表示 8 小时、50 分钟和 55 秒。

你也可以同时指定日期和时间。例如，如果你在单元格中输入 2016 年 5 月 17 日 7:25，它将显示为 5/17/2016 7:25，它表示 5/17/2016 7:25:00 AM。

Excel 支持基于你选择的 Locale （位置）的不同 Time 格式。因此，你需要首先确定手头 Time 格式和数据分析的兼容性。

为了理解，你可以将美国视为语言环境。你找到以下 Time 格式可供 Date 和 Time 选择——2016 年 5 月 17 日下午 4 点 -

4:00:00 PM
16:00
4:00 PM
16:00:00
5/17/16 4:00 PM
5/17/16 16:00

Converting Times in Serial Format to Hour-Minute-Second Format

要将串行时间格式转换为小时-分钟-秒格式，请按照以下步骤操作 -

单击 Format Cells 对话框中的 Number 选项卡
Click Time under Category.
选择 Locale 。可用的 Time 格式将作为列表显示在 Type 下。
在 Type 下单击 Format 以查看 Sample 旁边框中的预览。

在选择格式后，单击 OK

Converting Times in Hour-Minute-Second Format to Serial Format

您可以使用两种方式将 Hour-Minute-Second 格式中的时间转换为序列格式 −

使用 Format Cells 对话框
Using Excel TIMEVALUE function

Using Format Cells dialog box

单击 Number 对话框中的 Format Cells 选项卡。
Click General under Category.

Using Excel TIMEVALUE Function

您可以使用 Excel TIMEVALUE 函数将 Time 转换为 Serial Number 格式。需要将 Time 参数用引号括起来。例如，

TIMEVALUE ("16:55:15") 导致 0.70503472

Obtaining the Current Time

如果需要根据当前时间执行计算，简单使用 Excel 函数 NOW ()。结果反映使用日期和时间。

以下 NOW () 函数使用情况的屏幕截图是在 2016 年 5 月 17 日下午 12:22 分拍摄的。

Obtaining Time from Hour, Minute and Second

您的数据可能分别包含有关时间、分和秒的信息。假设，您需要获取时间，将这 3 个值结合起来以执行任何计算。您可以使用方法 Time 获取时间值。

Extracting Hour, Minute and Second from Time

您可以使用 Excel 函数 HOUR、MINUTE 和 SECOND 从给定时间中提取小时、分钟和秒。

Number of hours between Start Time and End Time

当对时间值执行计算时，显示的结果取决于单元格中使用的格式。例如，您可以按如下方式计算上午 9:30 和下午 6:00 之间的小时数 −

C4 格式化为时间
C5 和 C6 格式化为数字。

时间差以天为单位。要转换为小时，您需要乘以 24。

Excel Data Analysis - Conditional Formatting

在 Microsoft Excel 中，您可以使用 Conditional Formatting 进行数据可视化。您必须根据单元格区域的内容为单元格区域指定格式。符合指定条件的单元格将按照您定义的方式进行格式化。

Example

在包含过去一个季度一系列销售人员销售数据的一个区域中，您可以突出显示代表满足已定义目标（例如 $2500）单元格。

您可以将条件设置为个人的总销售量 >= $2500 并指定颜色代码绿色。Excel 检查范围内的每个单元格以确定您指定的条件（即个人的总销售量 >= $2500）是否满足。

Excel 将您选择的格式（即绿色）应用于满足条件的所有单元格。如果单元格的内容不满足条件，单元格的格式保持不变。结果如预期的那样，对于达到目标的销售人员，单元格以绿色突出显示 - 分析结果的快速可视化。

您可以通过指定 Rules 来指定任何数量的格式化条件。您可以从下列规则中选择与您的条件匹配的规则：

Highlight cells rules
Top / Bottom rules

您还可以定义自己的规则。您可以 −

Add a rule
Clear an existing rule
Manage the defined rules

此外，您可以在 Excel 中选择多个格式化选项以选择适合您的数据可视化的选项 −

Data Bars
Color Scales
Icon Sets

条件格式已在 Excel 2007、Excel 2010、Excel 2013 版本中得到推广。您在本章中找到的示例来自 Excel 2013。

在以下部分中，您将了解条件格式化规则、格式化选项以及如何使用规则。

Highlight Cells Rules

您可以使用 Highlight Cells 规则将格式分配给内容符合以下任意标准的单元格 -

给定数值范围内的数字 - 大于小于介于等于
包含给定文本字符串的文本。
发生在相对于当前日期的给定日期范围内的日期 - 昨天，今天，明天，在过去 7 天内，上周，本周，下周，上个月，本月，下个月
重复或唯一的数值。

按照步骤条件格式化单元格：

选择要进行条件格式化的范围。
单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home 。
从下拉菜单中单击 Highlight Cells Rules 。

单击 Greater Than ，并指定 >750。选择绿色。
单击 Less Than ，并指定 < 500。选择红色。
单击 Between ，并指定 500 和 750。选择黄色。

数据将根据给定条件和对应的格式突出显示。

Top / Bottom Rules

您可以使用 Top / Bottom Rules 将格式分配给内容符合以下任意标准的单元格 -

Top 10 items - 排名在前 N 位的单元格，其中 1 ⇐ N ⇐ 1000。
Top 10% − 排名在 n% 以内的单元格（其中 1 ⇐ n ⇐ 100）。
Bottom 10 items - 排名在后 N 位的单元格，其中 1 ⇐ N ⇐ 1000。
Bottom 10% − 排名在 n% 以外的单元格（其中 1 ⇐ n ⇐ 100）。
Above average - 高于所选范围平均值的单元格。
Below average − 低于所选范围平均值的单元格。

按照以下步骤分配顶部/底部规则。

选择要进行条件格式化的范围。
单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home 。
从下拉菜单单击 Top/Bottom Rules 。出现顶部/底部规则选项。

单击 Top Ten Items 并指定 5。选择绿色。
单击 Bottom Ten Items 并指定 5。选择红色。

数据将根据给定条件和对应的格式突出显示。

重复上述前三个步骤。
单击 Top Ten% 并指定 5。选择绿色。
单击 Bottom Ten% 并指定 5。选择红色。

数据将根据给定条件和对应的格式突出显示。

重复上述前三个步骤。
单击 Above Average 。选择绿色。
单击 Below Average 。选择红色。

数据将根据给定条件和对应的格式突出显示。

Data Bars

您可以使用彩色 Data Bars 查看单元格中相对于其他单元格中的值。数据条的长度代表单元格中的值。更长的条代表更高的值，更短的条代表更低的值。您可以为数据条选择六种纯色 - 蓝色、绿色、红色、黄色、淡蓝色和紫色。

当您有大量数据时，数据条有助于可视化更高、更低和中间值。例如 - 特定月份多个区域的日温度。您可以使用渐变填充色条可视化单元格中相对于其他单元格中的值。您可以为数据条选择六种 Gradient Colors - 蓝色、绿色、红色、黄色、淡蓝色和紫色。

选择要设置条件格式的范围。
单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home 。
从下拉菜单单击 Data Bars 。出现 Gradient Fill 选项和填充选项。

单击 Gradient Fill 选项中的蓝色数据条。

重复前三个步骤。
单击 Solid Fill 选项中的蓝色数据条。

您还可以设置数据条格式，以便数据条从单元格中间开始，向左延伸表示负值，向右延伸表示正值。

Color Scales

您可以使用 Color Scales 查看单元格中相对于给定范围中其他单元格中的值。与 Highlight Cells Rules 一样， Color Scale 使用单元格阴影显示单元格值之间的差异。将向范围的单元格应用颜色渐变。颜色表示每个单元格值在这个范围内所处的位置。

您可以选择 −

三色比例 − 绿色 – 黄色 – 红色比例红色 – 黄色 – 绿色比例绿色 – 白色 – 红色比例红色 – 白色 – 绿色比例蓝色 – 白色 – 红色比例红色 – 白色 – 蓝色比例
双色比例 − 白色 – 红色比例红色 – 白色比例绿色 – 白色比例白色 – 绿色比例绿色 – 黄色比例黄色 – 绿色比例

按照以下步骤操作 −

选择要进行条件格式化的区域。
单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home 。
从下拉菜单中，单击 Color Scales 。 Color Scale 选项将显示。
单击绿色 – 黄色 – 红色颜色比例。

数据将根据所选区域中的绿色 – 黄色 – 红色颜色比例高亮显示。

重复前三个步骤。
单击绿色 – 白色颜色比例。

数据将根据所选区域中的绿色 – 白色颜色比例高亮显示。

Icon Sets

您可以使用图标集来可视化数值差异。以下图标集可用 −

正如您所观察到的，图标集由三到五个符号组成。您可以定义准则，以便将一个图标与单元格范围中的每个值关联起来。例如，小数字对应红色向下箭头，大数字对应绿色向上箭头，介于两者之间的值对应黄色水平箭头。

选择要进行条件格式化的范围。
单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home 。
从下拉菜单中，单击 Icon Sets 。 Icon Sets 选项将显示。
单击彩色三箭头。

根据所选区域中的值，彩色的箭头将显示在数据旁边。

重复前三个步骤。 Icon Sets 选项将显示。
选择五星评级。根据所选区域中的值，评级图标将显示在数据旁边。

New Rule

您可以使用 New Rule 创建您自己的公式，作为按您定义的条件来格式化单元格。

使用新规则有两种方法 −

从下拉菜单中选择 New Rule 选项
使用 Manage Rules 对话框中的 New Rule 按钮

With New Rule option from the Drop-Down Menu

选择要进行条件格式化的区域。
单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home 。
从下拉菜单中单击 New Rule 。

New Formatting Rule 对话框显示。

从“选择规则类型”框中，选择“使用公式来确定哪些单元格要以哪种格式设置”。 Edit the Rule Description 框显示。
在“以真值格式设置时”中输入公式。
单击格式按钮，然后单击“确定”。

包含真值的单元格按定义的格式设置格式。

With New Rule Button in Manage Rules dialog box

选择要进行条件格式化的范围。
单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home 。
从下拉菜单中单击 Manage Rules 。

Conditional Formatting Rules Manager 对话框显示。

单击 New Rule 按钮。

New Formatting Rule 对话框显示。

重复以上步骤以定义公式和格式。

Conditional Formatting Rules Manager 对话框显示由 New Rule 高亮显示的定义。单击 Apply 按钮。

包含真值的单元格按定义的格式设置格式。

Clear Rules

可以清除规则来删除为

Selected cells
Current Worksheet
Selected Table
Selected PivotTable

按照给定的步骤执行操作 -

选择区域/单击工作表/单击需要删除条件格式规则的表>数据透视表。
单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home 。
从下拉菜单中单击 Clear Rules 。显示“清除规则”选项。

选择合适的选项。条件格式从区域/工作表/表格/数据透视表中清除。

Manage Rules

可以选择 Manage Rules*from the *Conditional Formatting Rules Manager 窗口。可以看到当前选择、整个当前工作表、工作簿中的其他工作表或工作簿中的表格或数据透视表的格式化规则。

单击 Conditional Formatting 选项卡下 Styles 组中的 Home 。
从下拉菜单中单击 Manage Rules 。

Conditional Formatting Rules Manager 对话框显示。

在 Show formatting rules for 当前选择旁边的列表框中单击箭头，将弹出会显示当前工作表和其他工作表、表格、数据透视表（如果存在且具有条件格式规则）。

从下拉列表中选择 This Worksheet 。当前工作表上的格式规则将按应用顺序列出。您可以使用向上和向下箭头更改此顺序。

您可以添加新规则、编辑规则和删除规则。

您已经在前面的部分中看到了 New Rule 。您可以通过选择规则并单击 Delete Rule 来删除规则。突出显示的规则将被删除。
要编辑规则，请选择规则并单击 Edit Rule. Edit Formatting Rule 对话框将出现。
您可以选择规则类型编辑规则描述编辑格式
完成更改后，单击“确定”。
规则的更改将反映在 Conditional Formatting Rules Manager 对话框中。单击 Apply 。
数据将基于修改后的 Conditional Formatting Rules 突出显示。

Excel Data Analysis - Sorting

对数据进行排序是数据分析的一个组成部分。您可以按字母顺序排列姓名列表，从最高到最低排列销售数字列表，或者按颜色或图标对行进行排序。对数据进行排序有助于您快速查看和更好地理解您的数据，组织和查找所需的数据，并最终做出更有效的决策。

您可以按列或按行进行排序。您使用的大多数排序都将是按列排序。

您可以按以下内容在多个列中对数据进行排序

文本（从 A 到 Z 或从 Z 到 A）
数字（从最小到最大或从最大到最小）
日期和时间（从最早到最新和从最新到最早）
自定义列表（例如，大、中和小）
格式，包括单元格颜色、字体颜色或图标集

表的排序条件会与工作簿一起保存，这样您每次打开工作簿时都可以对该表重新应用排序。不会为单元格区域保存排序条件。对于多列排序或创建需要花费很长时间的排序，您可以将区域转换为表格。然后，您可以在打开工作簿时重新应用该排序。

在以下各部分中的所有示例中，您只会找到表格，因为对表格进行排序更有意义。

Sort by Text

你可以使用包含文本的列对表格进行排序。

下表包含有关组织中员工的信息（您只能看到数据中的前几行）。

要按包含文本的列标题对表格进行排序，请单击列标题 - Title 。
Click the Data tab.
在 Sort & Filter 组中，单击 Sort A to Z

将按标题列对表格按升序字母数字顺序进行排序。

Note − 您可以通过单击 Sort Z to A ，按降序字母数字顺序进行排序。您还可以使用区分大小写的选项进行排序。请参阅下方给出的 Sort by a Custom List 部分。

Sort by Numbers

要按包含数字的列 ManagerID 对表进行排序，请按照下面给出的步骤进行操作 -

单击列标头 – ManagerID。
Click the Data tab.
在 Sort & Filter 组中，单击 Sort A to Z

ManagerID 列将按升序数字顺序进行排序。您可以通过单击从 Z 到 A 排序，按降序数字顺序进行排序。

Sort by Dates or Times

要按包含日期的列 HireDate 对表进行排序，请按照以下步骤操作 -

单击列标题 – HireDate。
Click Data tab.
在 Sort & Filter 组中，单击 Sort A to Z ，如下图所示 -

按列排序 – HireDate，按最旧到最新的顺序对日期进行排序。您可以通过单击 Sort Z to A ，按从最新到最旧的顺序对日期排序。

Sort by Cell Color

要按包含带颜色的单元格（条件格式）的列总分对表进行排序 -

单击列标题 – 总分。
Click Data tab.
在 Sort & Filter 组中，单击 Sort 。将出现排序对话框。

选择 Sort By 作为总分， Sort on 作为 Cell Color ，并在 Order 中指定颜色绿色。单击添加级别。
选择 Sort By 作为总分， Sort on 作为 Cell Color ，并在 Order 中指定颜色黄色。单击添加级别。
选择 Sort By 作为总分， Sort on 作为 Cell Color ，并在 Order 中指定颜色红色。

总分列将按“顺序”中指定的单元格颜色进行排序。

Sort by Font Color

要对包含字体颜色（条件格式）的单元格的表格中的总分列进行排序，请执行以下操作：

- 单击列标题 - 总分。
Click Data tab.
在 Sort & Filter 组中，单击 Sort 。将出现排序对话框。
- 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Font Color ，并在“顺序”中指定颜色绿色。单击“添加级别”。
- 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Font Color ，并在 Order 中指定颜色黄色。单击“添加级别”。
- 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Font Color ，并在 Order 中指定颜色红色。

总分列将按“顺序”中指定的字体颜色进行排序。

Sort by Cell Icon

要按包含单元格图标（条件格式）的总分列对表格进行排序，请按照以下步骤操作：

单击列标题 – 总分。
Click Data tab.
在 Sort & Filter 组中，单击 Sort 。将出现排序对话框。
- 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Cell Icon ，并在 Order 中指定。单击“添加级别”。
- 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Cell Icon ，并在“顺序”中指定。单击“添加级别”。
- 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Cell Icon ，并在“顺序”中指定。

总分列将按“顺序”中指定的单元格图标进行排序。

Sort by a Custom List

您可以创建自定义列表，并按自定义列表对表格进行排序。

在下面给出的表格中，你会发现一个带标题 - 排名的指示器列。它具有高、中和低的值，基于总分相对于整个范围的位置。

现在，假设您想要对排名列进行排序，所有高值在顶部，所有低值在底部，所有中等值在中间。这意味着您想要的是低、中、高。使用 Sort A to Z ，您获得的高、低和中等的顺序。另一方面，使用 Sort Z to A ，您获得低、中和高的顺序。

您可以解决方法是创建自定义列表。

在如下所示的单元格范围内将自定义列表的顺序定义为高、中和低。
Select that Range.

Click the File tab.
单击 Options 。在 Excel Options 对话框中，单击 Advanced 。
Scroll to the General.
Click Edit Custom Lists.

Edit Custom Lists 对话框将出现。工作表中选择的范围将出现在 Import list from cells Box 中。单击 Import 。

Your custom list is added to the Custom Lists. Click OK.

The next step is to sort the table with this Custom List.

Click the Column – Position. Click on Sort. In the Sort dialog box, ensure Sort By is Position, Sort On is Values.
Click on Order. Select Custom List. Custom Lists dialog box appears.
Click on the High, Medium, Low Custom List. Click on OK.

In the Sort dialog box, in the Order Box, High, Medium, Low appears. Click on OK.

The table will be sorted in the defined order – high, medium, low.

You can create Custom Lists based on the following values −

Text
Number
Date
Time

You cannot create custom lists based on format, i.e. by cell / font color, or cell icon.

Sort by Rows

You can sort a table by rows also. Follow the steps given below −

Click the row you want to sort the data.
Click Sort.
In the Sort dialog box, Click Options. The Sort Options dialog box opens.
Under Orientation, click Sort from left to right. Click OK.

Click Sort by row. Select the row.
Choose values for Sort On and Largest to Smallest for Order.

The data will be sorted by the selected row in a descending order.

Sort by more than one Column or Row

You can sort a table by more than one column or row.

Click the Table.
Click Sort.
In the Sort dialog box, specify the column by which you want to sort first.

In the screen shot given below, Sort By Title, Sort On Values, Order A – Z are chosen.

单击 Add Level 对话框中的 Sort 。将显示 Then By 对话框。
指定要按其进行下一个排序的列。
在下方给出的屏幕截图中，选择了 Then By 雇用日期、 Sort On 值、 Order 从最旧到最新。
Click OK.

数据将按标题以升序字母数字顺序排序，然后按雇用日期排序。你将看到按标题排序的员工数据，并且在每个标题类别中，按资历顺序排序。

Excel Data Analysis - Filtering

筛选允许你根据给定范围或表格中已定义条件提取数据。这是仅显示你需要信息的快速方法。

你可以在范围、表格或数据透视表中筛选数据。

你可以按以下信息筛选数据：

Selected values
文本筛选器（如果你选择的列包含文本）
日期筛选器（如果你选择的列包含日期）
数字筛选器（如果你选择的列包含数字）
数字筛选器（如果你选择的列包含数字）
字体颜色（如果你选择的列包含带颜色的字体）
单元格图标（如果你选择的列包含单元格图标）
Advanced filter
Using slicers

在表格中，列头自动标记为筛选器，称为 AutoFilters 。 AutoFilter 由列头旁边的一个箭头表示。每个 AutoFilter 都有基于该列中的数据类型的筛选器选项。例如，如果该列包含数字，则当单击列头旁边的箭头时，将会出现 Number Filter Options 。

当你单击筛选器选项或单击筛选器选项末尾出现的 Custom Filter 时，将会出现 Custom AutoFilter 对话框，其中你可以自定义你的筛选器选项。

如果是范围，你可以在范围的第一行提供列头，然后单击 Home 选项卡 Editing 组中的筛选器。这将为范围打开 AutoFilter 。你可以移除数据中你拥有的筛选器。你还可以重新应用筛选器，当数据更改发生时。

Filter by Selected Values

你可以单击列头旁边的箭头，并选择列中的值，然后选择要显示的数据。将仅显示所选列中包含所选值的那些行。

考虑以下数据 -

如果你只想显示 Position = High 的数据，则单击 Position 旁边的箭头。将出现一个下拉框，其中包含 position 列中的所有值。默认情况下，将选择所有值。

单击 “全选”。将清除所有框。
选择 High，如下面的屏幕截图所示。

单击确定。只有那些位置值为高的行将显示。

Filter by Text

考虑以下数据 -

您可以过滤这些数据，以便仅显示标题为“经理”的行。

单击列标题“标题”旁边的箭头。在下拉列表中，单击 Text Filters 。显示文本筛选器选项。

从可用选项中选择 Contains 。 Custom AutoFilter 对话框打开。在“包含”旁边的框中键入经理。

单击确定。只有包含经理的标题的行将显示。

Filter by Date

您可以进一步过滤这些数据，以便仅显示标题为“经理”，并且雇佣日期早于2011年的行。这意味着您将显示2011年前在组织中工作的经理的员工信息。

单击列标题雇佣日期旁边的箭头。在下拉列表中，单击 Date Filters 。显示日期筛选器选项。从下拉列表中选择 Before 。

Custom AutoFilter 对话框打开。在 is before 旁边的框中输入1/1/2011。您还可以从框旁边的日期选择器中选择日期。

单击确定。仅显示标题包含经理，并且雇佣日期早于1/1/2011的行。

Filter by Numbers

考虑以下数据 -

您可以筛选这些数据，以便仅显示总分>850的行。

单击列标题总分旁边的箭头。在下拉列表中，单击 Number Filters 。显示数字筛选器选项。

单击 Greater Than 。 Custom AutoFilter 对话框打开。在 Greater Than 旁边的框中输入850。

单击确定。仅显示总分大于850的行。

Filter by Cell Color

如果数据具有不同的单元格颜色或条件格式，您可以按表格中显示的颜色进行筛选。

考虑以下数据。总分列具有不同单元格颜色的条件格式。

单击标题总分中的箭头。在下拉列表中，单击 Filter by Color 。 Filter by Cell Color 选项显示。

选择绿色并单击确定。仅显示总分列具有绿色单元格颜色的行。

Filter by Font Color

如果数据具有不同的字体颜色或条件格式，您可以按表格中显示的颜色进行筛选。

考虑以下数据。- 总分列使用了字体颜色条件格式。

Click the arrow in the header Total Marks. From the Drop-Down List, click Filter by Color. Filter by Font Color options appear.

Select the green color and click OK. Only the rows wherein the Total Marks column has green color font will be displayed.

Filter by Cell Icon

If the data has different icons or a conditional format, you can filter by the icons that are shown in your table.

Consider the following data. The column Total Marks has conditional formatting with icons applied.

Click the arrow in the header Total Marks. From the drop-down list, select Filter by Color. The Filter by Cell Icon options appear.

Select the icon and click OK.

Only the rows wherein the Total Marks column has the icon will be displayed.

Clear Filter

Removing filters is termed as Clear Filter in Excel.

You can remove

A filter from a specific column, or
All of the filters in the worksheet at once.

To remove a filter from a specific column, click the arrow in the table header of that column. From the drop-drown menu, click Clear Filter From “<specific Column Name>”.

The filter in the column is removed. To remove filtering from the entire worksheet, select Clear in the

Editing group on the Home tab, or
Sort & Filter group in the Data tab.

All the filters in the worksheet are removed at once. Click Undo Show All if you have removed the Filters by mistake.

Reapply Filter

When changes occur in your data, click Reapply in Sort & Filter group on the Data tab. The defined filter will be applied again on the modified data.

Advanced Filtering

You can use Advance Filtering if you want to filter the data of more than one column.

You need to define your filtering criteria as a range. Suppose you want to display the information of those employees who are specialists or whose EmployeeID is 2, define the Criteria as follows −

下面，在“@ {s2}”选项卡的“@ {s1}”组中单击“@ {s0}”。将出现“@ {s3}”对话框。
指定“@ {s4}”和“@ {s5}”。
你既可以选择就地 filter the list, ，也可以复制到另一个位置。
在下面给出的筛选条件中，选择了“@ {s7}”。

将显示 ManagerID = 2 OR 并且 Title = “*Specialist”的员工信息。

假设你希望显示专家和副总裁的信息。你可以定义标准并按如下方式筛选−

specialist and vice president information

你应用的标准是 Title = “*Specialist” OR Title = “Vice President”。将显示专家和副总裁的员工信息。

specialist and vice president information displayed

你 can copy the filtered data to another location 。你还可以只选择少数列包含在复制操作中。

将 EmployeedID、Title 和 SalariedFlag 复制到单元格 Q2、R2、S2。这将是你筛选数据的第一行。
单击“高级”，然后在“高级筛选”对话框中，单击“复制到另一个位置”。在“复制到”框中，指定你在另一个位置复制的标题的引用，即 Q2:S2。

在指定“@ {s10}”和“@ {s11}”后，单击“确定”。筛选数据中的所选列将复制到你指定的位置。

Filter Using Slicers

在 Excel 2010 中引入了在数据透视表中按条件筛选数据 Slicers 。在 Excel 2013 中，你也可以使用 Slicers 筛选表中的数据。

考虑以下表格中的数据。

Click the Table.
单击功能区上显示的“表格工具”。
The Design Ribbon appears.
Click Insert Slicer.

“@ {s14}”对话框将按如下图所示显示。
在“@ {s15}”对话框中，你将找到所有列标题，包括隐藏的列。
选中 Title 和 HireDate 复选框。 Click OK 。

对于你选中“@ {s18}”对话框中的每一个表标题，都会出现一个 Slicer 。在每个 Slicer 中，将突出显示该列的所有值。

在 Title Slicer 中，单击第一个值。只将该值突出显示，其余值取消选中。此外，你将发现，HireDate Slicer 中与 Title Slicer 中的值相对应的值也将突出显示。

在表中，只会显示所选值。

您可以在切片器中选择/取消选择值，并会发现数据会在表中自动更新。若要选择多个值，可按住 Ctrl 键并选择要显示的值。

从两个切片器中选择属于帐户部门的标题值和 2015 年内的招聘日期值。

您可以通过单击切片器标题右端角的“清除筛选器”来清除任何切片器中的选择。

Excel Data Analysis - Subtotals with Ranges

如果您有想要分组并汇总的数据列表，则可以使用 Excel Subtotal 和 Outline 来显示汇总行或列。您也可以使用 PivotTable 来实现此目的，但是使用 Subtotal 和 Outline 是分析数据范围的最快速方法。请注意， Subtotal 和 Outline 只能用于范围，而不能用于表格。

您可以创建一个最多包含八个级别的 Outline ，每个组一个级别。外部级别表示为较低数字，内部级别表示为较高级数字。每个内部级别都会显示上一外部级别的详细数据。

若要了解如何使用 Subtotal 和 Outline ，请考虑以下示例，其中按销售人员和地点给出了不同产品的销售数据。总共有 1891 行数据。

Subtotals

您可以使用 Subtotal 获得按销售地点进行汇总的销售额。

首先，按数据按地点进行排序。

单击数据范围中的任何地方。
Click the DATA tab.
Click Sort.

选择了数据。 Sort 对话框出现。

在 Sort 对话框中，

选择按 Sort by 排序的地点
为 Sort On 选择值
为 Order 选择 A 至 Z

点击 OK 。数据按位置排序。

点击数据范围上的任意位置。
Click DATA tab.
点击 Outline 组中的 Subtotal 。数据被选中， Subtotal 对话框显示。

在 Subtotal dialog 框中，

在 At each change in: 下选择位置
在 Use function: 下选择求和
在 Add subtotal to: 下选择单位和金额
Select Replace current subtotals
Select Summary below data

点击 OK 。数据按三个级别分组，小计按位置计算。

Note - 显示的数据是第 3 级 - 即整个数据。

点击大纲级别 2。将按单位和金额按位置显示 Totals 。

点击大纲级别 1。将按单位和金额显示 Grand Totals 。

您可以通过点击 Outline Levels 或数据左侧的 + 符号来放大或缩小数据。

Nested Subtotals

您可以使用 Nested Subtotals 根据每个销售人员按位置获得销售总和。

根据 Sort 数据按位置，然后按销售人员。

单击数据范围中的任何地方。
Click the DATA tab.
单击 Sort 。选中数据， Sort 对话框将显示。

在 Sort 对话框中，

选择按 Sort by 排序的地点
为 Sort On 选择值
为 Order 选择 A 至 Z
Click on Add Level

Then by 行显示

为 Then by 选择姓名
为 Sort On 选择值
为 Order 选择 A 至 Z

点击 OK 。数据按位置分类，再按名称分类。

单击“数据范围”中的任意位置。
Click on DATA tab
单击 Outline 组中的 Subtotal 。

数据得到选中。 Subtotal 对话框出现。

在 Subtotal 对话框中，

在 At each change in: 下选择位置
在 Use function: 下选择求和
在 Add subtotal to: 下选择单位和金额
Select Replace current subtotals
Select Summary below data

单击 OK 。数据按三层分组，子总计按前文所述的方式按位置计算。

Click Subtotal.

在 Subtotal 对话框中，

选择 At each change in: 下的名称。
在 Use function: 下选择求和
在 Add subtotal to: 下选择单位和金额
Unselect Replace current subtotals
Select Summary below data

单击 OK 。数据按四层分组，子总计按位置和名称计算。

单击 Outline Level 3 。 Totals 将显示按单元和金额的名称和位置。

单击 Outline Level 2 。 Totals 将显示按单元和金额的位置。

单击 Outline Level 1 。 Grand Totals 将显示单元和金额。

通过单击 Outline Levels ，或者单击数据左侧的+号，可以放大或缩小数据。

Excel Data Analysis - Quick Analysis

在 Microsoft Excel 2013 中， Quick Analysis 工具可以使用不同的 Excel 工具对您的数据进行快速、轻松的分析。

您可以将 Quick Analysis 用于数据区域或表。要访问 Quick Access 工具，请选择包含您想要分析的数据的单元格。 Quick Analysis 工具按钮会显示在所选数据的右下方。

点击 Quick Analysis 按钮。快速分析工具栏随 FORMATTING, CHARTS, TOTALS, TABLES, SPARKLINES 选项一起出现。

Quick Analysis 工具方便快捷，因为您还可以在选择所需的选项之前预览应用不同的选项。

Formatting

Conditional Formatting 允许您通过添加数据条、颜色等来突出显示数据的部分。这使您可以快速可视化数据中的值。

您已经在本教程的 Conditional Formatting 章节中学习了格式化规则。区别在于您可以快速预览并选择您想要的选项。但是，如果您想使用 Conditional Formatting 的所有功能，您最好通过功能区上的主菜单。 Quick Analysis 工具中的所有选项也一样。

在 Quick Analysis 工具栏上单击 Formatting 。 Conditional Formatting 选项出现在工具栏中。将鼠标移动到选项上。您将看到预览。然后，您可以通过单击来选择所需的选项。

Charts

Charts 用于以图形方式描绘数据。有几种类型的 Charts 适用于不同类型的数据。

如果您在 Quick Analysis 工具栏上单击 CHARTS ，将显示您已选择的数据的推荐图表。如果您想转到功能区上的主 Charts ，您始终可以选择 More Charts 选项。

将鼠标悬停在选项上。您将看到预览。然后，您可以通过单击来选择所需的选项。

Totals

Totals 可用于计算列和行中的数字。您将拥有求和、平均值、计数等功能。

我们将在本章节后面详细介绍如何使用 Quick Analysis 工具和 TOTALS 。您可以像观察到的那样，轻松地使用 Quick Analysis 中的其他选项。

Tables

Tables 帮助您过滤、排序和汇总数据，正如您已经在 Tables 章节中了解的那样。在 Quick Analysis 工具中， Table 和 PivotTable 选项在 TABLES 下都可用。但是，您可以对表格进行预览，但在 PivotTable 的情况下，无法获得预览，因为通过单击，您将获得一个空的 PivotTable ，您需要用数据来填充它。

Sparklines

Sparklines 是您可以在单个单元格中与数据一起显示的小图表。它们提供了一种快速查看趋势的方法。

Quick Analysis with TOTALS

在 Quick Analysis 工具栏中单击 TOTALS 。

在 TOTALS 的 Quick Analysis 中，您可以按以下方式分析

按行

按列

对于按行计算，请确保在所选数据下方有一行空行。

Example

我们将分析在选举中五位候选人投票的数据。清点分四轮进行。以下是数据。

Sum

选择数据，然后在 TOTALS 下的 Quick Analysis 工具栏上单击。

确保数据下方的行是空的。否则，你将收到一条消息，说明那里已经存在数据，你将只有两个选项，要么替换现有数据，要么取消操作。

在所选数据的下方的行中，显示了数据的每列之和。标题 Sum 也将自动提供。这意味着将显示所有候选人在每轮中的总票数。