Excel Data Analysis 简明教程

Excel Data Analysis - Tables

Table 是结构化数据的矩形区域。其主要功能如下 −

  1. 表格中的每一行对应数据的一个单一记录。示例 - 员工信息。

  2. 每一列包含一段特定的信息。示例 - 列可以包含姓名、员工编号、入职日期、工资、部门等数据。

  3. 顶行描述了每一列中包含的信息，称为表头行。

  4. 顶行中的每一项被称为列标题。

table

您可以创建并使用 Excel 表格轻松管理和分析数据。此外，借助 Excel 表格，您还可以获得内置的筛选、排序和行阴影功能，以便轻松进行报告活动。

此外，Excel 对执行在表格上的操作做出智能响应。例如，您在列中有公式或根据表格中的数据创建图表。当您向表格中添加更多数据（即更多的行）时，Excel 会将公式扩展到新的数据并且图表会自动展开。

Difference between Tables and Ranges

以下是表格和范围之间的差异 −

  1. 表格是一种比范围更结构化的处理数据的方式。

  2. 您可以将范围转换成表格，而 Excel 会自动向数据提供 − 表名列标题名称格式（单元格颜色和字体颜色），以便更好地进行可视化

表格提供了范围没有的其他功能。它们是 −

  1. Excel 在功能区中提供了表格工具，从属性到样式。

  2. Excel 会在每个列标题中自动提供一个筛选按钮，以便对数据进行排序或筛选表格，从而仅显示满足您定义条件的行。

  3. 如果您在表格中有多行，并且您向下滚动工作表使得表头行消失，工作表中的列字母会被表格标题替换。

  4. 当您在表格中一列的任意单元格中输入一个公式时，该公式会传播到该列中的所有单元格。

  5. 您可以使用表格名和列标题名中的公式，而无需使用单元格引用或创建范围名称。

  6. 您可以通过单击并拖动右下角单元格右下角的小三角形来扩展表格大小，方法是添加更多的行或更多的列。

  7. 您可以创建并使用切片器对表格进行数据筛选。

您将在本章学习所有这些功能。

Create Table

若要从工作表中的数据创建表格，请按照给定的步骤操作 −

Step 1 - 选择要包括在表中的单元格区域。单元格可以包含数据或为空。以下范围包含 290 行员工数据。数据的顶部有标题。

create table

Step 2 - 在 Insert 选项卡的“表格”组中，单击“表格”。出现 Create Table 对话框。在 Where is the data for your table? 框中选中正确的所选数据范围。

insert tab

Step 3 - 如果所选范围的顶部有要作为表标题使用的数据，请选中 My table has headers 框。

Note - 如果不选中该框，则表将有标题 - Column1、Column2、…

Step 4 - 单击“确定”。

create table dialog box

范围使用默认样式转换为表格。

table with default size

Step 5 - 你还可以通过单击该范围内的任意位置并按下 Ctrl+T 将范围转换成表格。一个 Create Table 对话框会出现，然后你可以重复上面给出的步骤。

Table Name

Excel 会为每一个创建的表格分配一个名称。

Step 1 - 若要查看刚创建的表格的名称，请单击表格，然后单击功能区上的 table tools – design 选项卡。

Step 2 - 在 Properties 组的 Table Name 框中，会显示你的表名。

table name box

Step 3 - 可编辑该表名，使其更有意义。

Step 4 - 单击表名框。清除该名称并输入 Emp_Data。

Note - 命名范围的语法规则适用于表名。

syntax rules applicable

Managing Names in a Table

可以管理表名，就像使用名称管理器管理命名范围一样。

  1. Click the Table.

  2. 单击 Formulas 选项卡上 Defined Names 组中的 Name Manager 。

Name Manager 对话框会出现，你可以在工作簿中找到 Table Names 。

managing names in table

可以在 Name Manager 对话框中通过 New 选项 Edit 一个 Table Name 或添加注释。但是，你无法更改 Refers to 中的范围。

edit table name

可以使用列标题来使用它们进行公式、图表等。

  1. 单击表格中的列标题 EmployeeID 。

  2. Click Name Manager.

  3. 在名称管理器对话框中，单击 New 。

将出现 New Name 对话框。

在名称框中，您可以找到列标题，在 Refers to 框中，您将找到 Emp_Data[[#Headers],[EmployeeID]] 。

name box

您观察到，在表中定义名称，这是快速的方式。

Table Headers replacing Column Letters

在表中使用更多数据行时，可能必须向下滚动以查看那些行中的数据。

然而，在这样做时，您还需要表头来识别哪个值属于哪一列。Excel 会自动提供一种流畅的方法来执行此操作。在滚动浏览数据时，工作表本身的列字母会转换为表头。

在下面给出的工作表中，列字母按原样显示，表头在第 2 行。从 290 行数据中可以看到 21 行。

column letters

向下滚动以查看表行 25 至 35。表头将替换表列的列字母。其他列字母仍然保留原样。

column letters replaced

Propagation of a Formula in a Table

在下面给出的表中，假设您需要包括每个员工的年龄。

Step 1 − 在 Birthdate 列的右侧插入一列。在列标题中键入 Age。

Step 2 − 在该空列中的任意单元格中，键入公式 = DAYS ([@BirthDate], TODAY ()) ，然后按 Enter。

formula propagation

该公式将自动传播到表中的该列的其他单元格。

formula propagates automatically

Resize Table

您可以调整表的大小以添加或删除行/列。

考虑以下包含 1-15 批次总分数的学生成绩表。

resize table

假设您想添加三个批次 16-18 和一列包含通过率。

  1. Click the table.

  2. 向下拖动右下角的蓝色控件，以在表中包含更多三行。

add batches

  1. 再次向侧面拖动右下角的蓝色控件，以在表中包含更多一列。

您的表如下所示。您还可以检查在名称管理器对话框中包含在表中的范围 −

check range

Remove Duplicates

当您从不同来源收集数据时，您可能会出现重复的值。在继续分析之前，您需要删除重复值。

查看以下数据，其中包含各种品牌的不同产品的相关信息。假设您希望从该数据中删除重复项。

remove duplicates

  1. Click the table.

  2. 在 DESIGN 工作表上，单击功能区“工具”组中的 Remove Duplicates 。随即会显示 Remove Duplicates 对话框。

design tab

列标题在“删除重复项”对话框中的“列”下显示。

  1. 根据要从中删除重复项的列选中列标题，然后单击“确定”。

有关删除了多少含重复值的行列以及剩余多少唯一值，您会收到一条消息。清除后的数据将显示在表中。

cleaned data

您还可以使用功能区“数据”工作表下“编辑”组中的 Remove Duplicates 删除重复项。

Convert to Range

您可以将表格转换为 Range 。

  1. Click the table.

  2. 单击功能区“设计”工作表中“表格样式”组的 Convert to Range 。

convert to range

将收到一条消息，询问您是否要将表格转换为区域。在您使用 Yes 进行确认后，该表格将被转换为区域。

table converted to range

Table Style Options

您可以选择多种 Table Styles 选项。如果需要突出显示行/列，可以使用这些选项。

table style options

您可以选中/取消选中这些框以查看您的表格的外观。最后，您可以决定哪些选项适合您的数据。

建议 Table Style Options 仅用于突出显示数据中的重要信息，而不是使其变得花哨，在数据分析中并不需要这一点。

Table Styles

您可以选择多种表格样式。根据想要在表格中显示数据所需的色调和图案，可以使用这些样式。

table styles

将鼠标移到这些样式上以查看表格样式的预览。最后，您可以决定哪些样式适合您的数据。

建议 Table Styles 仅用于以一种展示方式突出显示数据中的重要信息，而不是使其变得花哨，在数据分析中并不需要这一点。

Slicers for Tables

如果您使用的是 Excel 2013 或 Excel 2016，您可以使用 Slicers 过滤表格中的数据。

有关如何对表格使用切片器的详细信息，请参阅本教程中 Filtering 章节。