Ms Access 简明教程

在本章中，我们将学习如何格式化报表。你会发现格式化报表与格式化表单有很多相似之处，但有一些工具和技巧是专门针对报表的。现在让我们了解报告部分和分组的概念。

为此，我们需要打开我们在上一章中创建的一个报告。在这里，我们将看到其中一些信息如何在报告中显示。

在这里，我们将从报告部分和分组开始。

现在让我们转到此报告的设计视图。

你可以看到这里没有很多内容，这里只有页眉、详细信息部分和页脚可见。你可以非常容易地添加其他几个部分。

在此报告上的任意位置单击鼠标右键，你将看到页眉/页脚和报告页眉/页脚。此报告没有显示该报告页眉/页脚。让我们选择该选项并返回报告视图。

可以看到，它只在报告的顶部添加了一个小彩色区域。在设计视图中，将鼠标悬停在该页眉分隔符正上方、单击并向下拖动以展开该区域。这将为报告页眉添加更多区域。

在报告视图中，现在你将在报告的顶部看到更多区域，如下面的屏幕截图所示。

报告页眉和页脚控件显示在该报告第一页的顶部。报告页脚控件控制你在报告底部最后一页上看到的内容。

报告页眉和页脚与你的页眉和页脚不同。放在页眉中的任何内容都会显示在每一页的顶部。同样，放在页脚中的任何内容都会在每页底部重复。

现在你可以添加其他分组级别，要做到这一点，你要确保打开了组排序和总计区域。

在设计选项卡的分组和总计部分中，单击组和排序按钮，这将在底部打开组、排序和总计区域，如下面的屏幕截图所示。

你现在可以在报告中的任何控件上添加其他组或分组。现在让我们单击添加组。

在上图中，你可以看到报告的基本控件来源，包括项目名称、任务标题、到期日期和完成百分比。现在假设我们想要按项目将所有逾期任务分组，因此从列表中选择项目名称。

现在，你将在详细信息部分上方看到一个额外的分组级别 ProjectName Header 。我们现在可以将此控件上移到此项目名称标题，而不是让项目名称显示在每个逾期任务旁边。你可以选择它，然后按键盘上的 Ctrl + X 将其从详细信息部分中剪切下来，然后单击该项目名称标题背景中的任意位置，然后按 Ctrl + V 将该控件粘贴到该项目名称标题中。

现在，你可以转到报告视图，查看对报告中事务进行分组所做的调整，如下面的屏幕截图所示。

每个项目在自己的线上都有自己的小级别，然后在这个区域下方，您将看到所有该项目已逾期的任务。现在，稍做更改之后，您可以在布局视图中开始设置报告格式。

如果您想要扩大项目名称，则拖动下面的行，然后在“格式”选项卡中将字体大小更改为 20。

您可以增加控件的宽度，使其覆盖整个页面宽度。

若要移除控件周围的边框，请在“格式”选项卡中单击“形状轮廓”，如下面屏幕截图所示。

选择 Transparent 选项。

让我们现在转到设计视图，如下面屏幕截图所示。

将任务标题调整到页面的左侧，如下面屏幕截图所示。

让我们现在使用 Ctrl+X 和 Ctrl+V 将数据从“页眉”部分带到 ProjectName 标题部分。

让我们现在返回到报告视图。您现在会看到这些标签直接显示在它们描述的控件上方。

如果您注意到了，您会发现任务和下一个项目名称之间没有空格。它们之间应该有额外的空格。为此，我们需要添加 ProjectName Footer 。

现在，转到设计视图。

在“分组、排序和总计”区域中，单击项目名称旁边的“更多”按钮。

您现在将看到有关如何按项目名称分组和排序的所有选项，如下面屏幕截图所示。

在此处，我们有一个名为 Without a Footer Section 的属性。让我们通过单击文字 Without a Footer Section 旁边的那个小箭头更改该选项。

将其更改为 With a Footer Section 。

正如您在上面的屏幕截图中看到的那样，在“详细信息”部分下方的“ProjectName Footer”部分已添加。这将作为该项目名称组的页脚。

让我们现在返回到报告视图。

若要移除交替区域在“详细信息”部分和“项目名称”区域中作为背景的阴影或外观，请再次转到设计视图。

让我们先通过单击详细信息分隔符然后打开“属性”表来更改“详细信息”部分。

在“格式”选项卡上，更改 Alternate Back Color 为 No Color ，如下面的屏幕截图所示。

类似地，将“备用背景颜色”更改为“无颜色”，以适用于“ProjectName Header”和“ProjectName Footer”，然后转到“报表视图”。

现在你可以看到报表的显示方式。要了解数据将逐页打印的方式，让我们转到“打印预览”。

这就是打印时显示的样子。