Ms Access 简明教程

现在让我们了解一下数据定义是什么 −

在 RDBMS 中操作数据与在文字处理或电子表格程序中操作数据有很大不同。

Access 使用强大的 SQL 数据库语言以处理表格中的数据。使用 SQL，你可以定义解决特定问题所需的信息集，包括来自许多表格的数据。

电子表格和文字处理文档非常适合解决单用户问题，但当多个人需要共享数据时，它们很难使用。

表是用于定义和存储数据的对象。当你创建一个新表时，Access 会要求你定义字段，也称为列标题。

提供来自一个或多个表的数据的自定义视图的对象。查询是一种从小表或大表搜索和编译数据的方式。

表单是桌面数据库中的一个对象，主要用于数据输入或显示，或用于控制应用程序执行。你使用表单自定义应用程序从查询或表中提取的数据的演示文稿。

报告是桌面数据库中的对象，用于对所选数据进行格式化、计算、打印和总结。

现在让我们来看一下其他 MS Access 对象。

有时数据库要求非常具体，以至于使用并修改现有模板需要比仅仅从头创建一个数据库更多的工作。在这种情况下，我们将使用空白的数据库。

Step 1 − 让我们从打开 MS Access 开始。

Step 2 − 选择空白桌面数据库。输入名称，并点击“创建”按钮。

Step 3 − Access 将创建一个新的空白数据库，并会打开一个表格，其中也是完全空白的。

鉴于我们已经使用 Datasheet View 创建了一个表。我们现在将使用 Table Design View 创建另一个表。我们将在该表中创建以下字段。这些表将存储有关各种书籍项目的部分信息。

让我们现在转至“创建”选项卡。

在“表格”组中，单击“表格”，您会看到它与数据透视图完全不同。在此视图中，可以看到 field name 和 data type 并排。

我们现在需要将 ProjectID 设为该表格的主键，因此让我们选择 ProjectID ，然后单击功能区中的 Primary Key 选项。

现在，您会看到一个小键图标，它将显示在那列字段旁边。这表明该列字段是表的主键的一部分。

让我们保存此表并为其起个名字。

单击“确定”，您现在可以看到此表在数据透视图中的样子。

让我们单击功能区左上角的数据透视图按钮。

如果您想对该表或任何特定字段进行更改，不一定要返回到设计视图来进行更改，也可以从数据透视图进行更改。让我们按照以下屏幕截图所示更新 PStatus 字段。

单击“确定”，您将看到所做的更改。

如果您只想查看表格中特定字段中的数据，或同时查看来自多个表格的数据，或者可能只是根据特定条件查看数据库，则可以使用 Select 查询。让我们现在来看一个简单的示例，其中我们将创建一个从 tblEmployees 表检索信息的简单查询。打开数据库并单击 Create 选项卡。

单击 Query Design 。

在 Tables 选项卡上的 Show Table 对话框中，双击 tblEmployees 表，然后 Close 对话框。

在 tblEmployees 表中，双击您希望作为查询结果看到的那些字段。按照以下屏幕截图所示将这些字段添加到查询设计网格。

现在，单击 Design 选项卡上的 Run ，然后单击 Run 。

查询运行，并且仅显示查询中指定字段中的数据。

让我们来看一个简单的示例，其中我们在查询中使用条件。首先打开您的 Access 数据库，然后转到“创建”选项卡，然后单击“查询设计”。

在“显示表”对话框的“表”选项卡中，双击 tblEmployees 表，然后关闭对话框。

现在让我们向查询网格中添加一些字段，例如 EmployeeID、FirstName、LastName、JobTitle 和 Email，如下面的屏幕截图所示。

现在让我们运行您的查询，您将仅看到这些字段作为查询结果。

如果您只想看到 JobTitle 为 Marketing Coordinator 的那些字段，那么您需要为此添加条件。让我们再次转到“查询设计”，然后在 JobTitle 的“条件”行中输入 Marketing Coordinator。

现在让我们再次运行您的查询，您将看到仅检索了 JobTitle 为 Marketing Coordinator 的字段。

如果您想为多个字段添加条件，只需在多个字段中添加条件。假设我们只想检索“Marketing Coordinator”和“Accounting Assistant”的数据；我们可以指定 OR 行运算符，如下面的屏幕截图所示 −

现在让我们再次运行您的查询，您将看到以下结果。

如果您需要使用 AND 运算符的功能，则必须在“条件”行中指定另一个条件。假设我们想检索所有 Accounting Assistants，但只检索 JobTitle 为“Pollard”的 Marketing Coordinators。

现在让我们再次运行您的查询，您将看到以下结果。

您可以使用附加查询从一个或多个表中检索数据，并将该数据添加到另一个表中。让我们创建一个新表，其中我们将从 tblEmployees 表中添加数据。这将是用于演示目的的临时表。

让我们称之为 TempEmployees ，其中包含如下图所示的字段。

在 Tables 选项卡上的“显示表”对话框中，双击 tblEmployees 表，然后关闭对话框。双击您要显示的字段。

让我们先运行您的查询来显示数据。

现在让我们回到查询设计并选择 Append 按钮。

在“查询类型”中，选择“附加”选项按钮。这将显示以下对话框。

从下拉列表中选择表名，然后单击确定。

在查询网格中，您可以在 Append To 行中看到默认情况下所有字段都被选中，除了 Address1 。这是因为 TempEmployee 表中没有 Address1 字段。因此，我们需要从下拉列表中选择字段。

我们来看一下 Address 字段。

现在让我们运行您的查询，您将看到以下确认消息。

单击 Yes 以确认您的操作。

当您打开 TempEmployee 表时，您将看到 tblEmployees 中的所有数据都被添加到 TempEmployee 表中。

您可以使用更新查询来更改表中的数据，并且可以使用更新查询输入条件以指定应更新哪些行。更新查询为您提供了一个机会，让您在执行更新操作之前检查更新后的数据。我们再次转到“创建”选项卡，然后单击查询设计。

在“表”选项卡上的“显示表”对话框中，双击 tblEmployees 表，然后关闭对话框。

在 Design 选项卡上的“查询类型”组中，单击更新并在其中更新值的字段上双击。让我们说我们想将 “Rex” 的 FirstName 更新为 “Max”。

在 Update 行 Design 网格中，输入更新的值，在条件行中添加想要更新的原始值，并运行查询。这将显示确认信息。

单击 Yes 并转到数据表视图，您将看到第一条记录 — FirstName 现已更新为“Max”。

您可以使用删除查询从表格中删除数据，并且可以使用删除查询输入条件来指定应删除哪些行。删除查询为您提供了机会来检查在执行删除之前将要删除的行。让我们再次转到 Create 选项卡，然后单击 Query Design 。

在“显示表”对话框的“表格”选项卡上，双击 tblEmployees 表，然后关闭此对话框。

在 Design 选项卡的 Query Type 组中，单击 Delete 并双击 EmployeeID 。

在设计网格的条件行中，输入 11。在这里，我们想要删除 EmployeeID 为 11 的员工。

现在，我们运行查询。此查询将显示确认信息。

单击 Yes 并转到数据表视图，您将看到指定的员工记录现已删除。

您可以使用制作表格查询根据存储在其他表格中的数据创建新表格。让我们再次转到 Create tab 并单击 Query Design 。

在“表格”选项卡，“显示表”对话框上，双击 tblEmployees 表，然后关闭此对话框。

选择所有想要复制到其他表格的字段。

在查询类型中，选择 Make Table 选项按钮。

您将看到以下对话框。输入您想要创建的新表格的名称，然后单击“确定”。

现在运行您的查询。

您现在将看到以下消息。

单击 Yes ，您将看到导航窗格中创建了一个新表。

现在，我们通过创建参数查询来了解一个简单的示例。让我们打开数据库，然后在“创建表”选项卡中选择“查询设计”。

双击 tblProjects 然后关闭 Show 对话框。

选择您希望作为查询结果显示的字段，如下面的屏幕截图所示。

在查询设计网格中，在 ProjectStart 列的“条件”行中键入 [Enter a project start data] 。字符串 [Enter a project start data] 是您的参数提示。方括号表示您希望查询要求输入，而文本 Enter a project start data 是显示的参数提示。

现在，我们运行您的查询，您将看到以下提示。

现在，让我们输入以下日期。

单击“确定”以确认。

结果，您将看到该项目在 2/1/2007 开始的详细信息。让我们转到设计视图并再次运行查询。

按上面屏幕截图所示输入日期，然后单击“确定”。现在，您将看到该项目在 5/1/2008 开始的详细信息。

让我们看一个备选条件的简单示例。打开数据库，然后在“创建”选项卡中选择 Query Design 。

双击 tblEmployee 然后关闭“显示表”对话框。

双击您希望作为查询结果查看的所有字段。

您现在可以看到备用条件在 LastName 字段的不同行中指定。当您运行此查询时，您将看到姓氏为 Pollard 或 Manning 的员工。现在让我们来运行此查询。

如您所见，由于备用条件，只有两名员工被检索到。

如果您希望在多个字段中添加备用条件，那么您将必须对所有字段使用不同的行。现在，让我们添加另一个备用条件，我们可以在其中检索姓氏为 Pollard 或 Manning 或职称为 Accounting Assistant 的员工的信息。

现在让我们来运行此查询。

您现在将看到以下结果。

数据库标准化，或简称标准化，是组织关系数据库的列（属性）和表（关系）以最大程度地减少数据冗余的过程。这是将数据拆分为多个表以提高整体性能、完整性和生命周期的过程。

现在让我们看看下表，其中包含数据，但问题是这些数据相当冗余，这增加了在数据输入期间出现错别字和措辞不一致的可能性。

为了解决此问题，我们需要重新构建我们的数据并将其分解为多个表以消除一些冗余，如下面的三张表所示。

在这里，我们有一张用于客户的表，第二张用于订单，第三张用于曲奇。

这里的问题是，仅将数据拆分为多个表并不能说明一张表中的数据如何与另一张表中的数据相关。要连接多张表中的数据，我们必须向 Orders 表中添加外键。

关系通过匹配关键列中的数据来工作，通常是两张表中具有相同名称的列。在大多数情况下，该关系将一张表的主键（为每行提供唯一标识符）与另一张表中外键中的条目匹配。表之间有三种类型的关系。创建的关系类型取决于如何定义相关列。

现在，让我们深入了解三种关系类型−

当您需要在数据库对象中使用表时，MS Access 使用表关系连接表。在创建其他数据库对象（例如窗体、查询、宏和报表）之前，您应该创建表关系的原因有多个。

现在，让我们使用表设计在您的数据库中添加另一个表，并将其命名为 tblHRData ，如下面的屏幕截图所示。

单击 Save 图标，如上面的屏幕截图所示。

输入 tblHRData 作为表名，然后单击 Ok 。

tblHRData 现在已创建并包含数据。

下表列出了 ANSI-89 支持的字符 -

下表列出了 ANSI-92 支持的字符 -

让我们尝试一个示例来理解这一点。我们将从各种表—— tblCustomers, tblOrders, tblOrdersDetails 和 tblBooks 中检索一些信息并查看各种域。

我们现在运行查询，您将看到以下结果。

我们想要一个非常简单的子计计算，该计算将采用订购的书籍数量并乘以该书籍的零售价。最好在每个表达式或任何表达式开头为要调用的字段指定一个名称。我们称之为 subtotal 。

完整表达式 (Subtotal: [tblOrdersDetails]![QTY] [tblBooks]![RetailPrice])* 包括表名，首先是 tblOrdersDetails 放在方括号内，因为那里是我们数量域所在的地方。现在一个感叹号告诉 Access 在该表中查找 QTY 域，并将其乘以 tblBooks 中的零售价域。

让我们尝试运行您的查询，您将在末尾看到子计字段。

假设我们要计算我们的销售税。在查询网格中，我们会以与之前完全相同的方式操作，这次我们将把该域简单地称为 Tax，然后将 Subtotal 乘以百分之九的税率。

让我们再次运行您的查询，您将在末尾看到新的 Tax field 。

聚合查询也称为总计或汇总查询是一种求和、求总量或分组查询。它可以是总金额或总量，也可以是一组记录或记录子集。聚合查询可以执行多种操作。这是一个简单的表格，列出了根据一组记录求总和的一些方法。

让我们打开数据库，转到查询设计并包含以下表格 -

关闭此对话框，以下两个字段将显示在查询网格中，如下面的屏幕截图所示。

这是一个简单的查询，我们只显示了两个字段—— book title 和 quantity ，当我们运行它时，我们将在我们的数据库中看到每一个单个订单。

现在让我们运行这个查询，您将看到以下结果。

这就是书名重复的原因。此处为每本图书分别下了不同的订单，并且它们订购的数量不同。让我们假设我们只想查看只列出一次的书名的摘要。然后列在其旁边的数量之和。

现在让我们转到设计视图，在设计选项卡中，您会看到一个西格玛符号。这是您的总计按钮。

单击西格玛符号，它将在表格行中的字段下方打开另一行，您可以在此指定如何对该查询进行分组。

现在我们按书名进行分组，并对数量字段进行求和。

如果我们单击 group by area 并进一步单击下拉菜单，所有的选项都将被列出来。在本例中，我们将选择选项 Sum ，然后运行您的查询。

现在您可以看到每本书，以及所有单笔订单，这些订单显示在书名旁边。

我们学习了规范化的过程，将信息存储在不同的字段中。有时您希望一起查看或查看数据，例如将名字和姓氏字段合并为单个字段。您可以通过创建一个连接一个或多个字符串的计算字段来一起显示这些信息。您还可以添加您想要的其他字符，如逗号或句点。

联接指定如何在一个数据库中的两个或多个表中组合记录。从概念上来说，联接与表关系非常相似。实际上，联接对于查询就像关系对于表一样。

以下是本章将讨论的两种基本类型的联接 −

两者都可以轻松地从 queries design view 中创建。

让我们理解 Left Outer Join 和 Right Outer Join -

让我们转到 Create 选项卡，从 Design View 创建一个查询。选择 tblProjects 和 tblTasks ，关闭“显示表格”对话框，如图所示。

添加 tblProjects 中的 ProjectName 字段，以及 tblTasks 表格中的 TaskTitle, StartDate 和 DueDate 。

让我们运行这个查询。

我们只显示了几个项目的记录。一些项目有很多与该项目相关联的任务，这些信息通过 ProjectID 字段关联。

但是，如果你想改变关系，假设你想创建外连接，或者换句话说，显示 tblProjects 的所有项目，该表格中的所有记录以及 tblTasks 中的所有任务——打开连接属性；只需双击关系行即可。

Access将在连接属性对话框中显示左表格名称和右表格名称。

这些是你能从“设计视图”轻松创建的不同类型的连接。我们选择第二个选项，即左外连接，然后单击 Ok 。

让我们看看其他步骤 -

当你查看关系行时，你会看到一个指向 tblTasks 的 ProjectID 的小箭头。当你运行此查询时，你将看到以下结果。

如您所见，它向我们展示了每个项目的名称，无论它是否具有关联的任务。您还将看到许多空字段。所有这些都将为空，因为在这些字段来自的 tblTasks 中没有相关信息。现在，让我们再次转到 Design View ，然后双击关系线。

在“联接属性”对话框中，选择第三个选项，即右外联接，然后单击 Ok 。

现在，看看我们的关系线。您将看到一个箭头现在指向 tblProjects 中的 ProjectID 。当您运行此查询时，您将看到以下结果。

自联接是另一种类型的联接。自联接关联同一表内匹配的字段。例如，查看具有主管字段的员工表，该字段引用存储在同一表内另一个字段（员工 ID）中的同类数字。

如果我们想了解 Kaitlin Rasmussen 的主管是谁，我们将不得不获取存储在该主管字段中的号码并在完全相同的表内该员工 ID 字段中查找它，才能知道 Charity Hendricks 是主管。

此表不是关系数据库的理想结构，因为它未经过规范化。

如果我们有一种情况，即我们想创建仅列出员工姓名及其主管姓名的查询，则除非我们创建自联接，否则我们无法轻松查询它。

要查看自联接，请使用以下字段创建一张表并输入一些数据。

在这里，我们再次想创建一个包含员工名字和主管姓名的列表。让我们从 query design view 创建查询。

现在，添加 tblEmployees 表。

关闭此对话框。

现在，为我们的员工添加名字和姓氏。

我们现在需要一种方法在此表及其自身之间创建关系。为此，我们需要打开 the show table dialog box 并再次添加 tblEmployees。

我们在本查询视图中创建了相同表的另一份副本。现在，我们需要创建自联接。为此，单击 tblEmployees 表中的主管，按住鼠标按钮，将其直接拖到复制表 tblEmployees_1 中的 EmployeeID 上方。然后，从该复制表中添加名字和姓氏。

现在让我们运行您的查询，您将看到以下结果。

它显示员工的名字和他们主管的名字。这是如何在 Microsoft Access 中创建自联接的方法。

在客户表中，你可以让同一客户无意被添加两次。在这种情况下，客户将具有相同的地址，但客户 ID 不同，这会给报告造成问题。在此情况下，你可以使用 duplicates query wizard to quickly locate possible duplicate entries 。

现在让我们打开包含 tblAuthers 表的 Access 数据库并在 Create 选项卡中，在查询组中，选择 query wizard 。

如果你看到以下屏幕截图，则有四种不同的向导可供选择。选择 find duplicates query wizard 并单击 Ok 。

查找重复查询向导的第一个屏幕会询问要搜索可能的重复项的哪个表或哪个查询。假设我们想要检查作者表以确保同一作者未无意输入两次。因此，选择 tblAuthors 并单击 Next 。

我们可以按姓或名和姓搜索，也可以按他们的街道地址搜索，也可以更具体地按他们的电话号码或生日搜索。

我们现在按名、姓和生日搜索，然后点击 Next 。

该向导的以下屏幕将要求输入我们希望在查询中显示的字段。为此，点击双箭头，所有字段都将移至其他查询字段区域，并将会添加到我们的查询结果中。

我们现在点击 Next 。它将带我们进入该查询向导的最后一个屏幕。

在以下屏幕中，输入你希望如何命名查询。

默认情况下，它将为其命名 find duplicates 对 whatever the name of the object that you’re querying 。在这种情况下， tblAuthors ，但你也可以为其提供任意其他名称，然后点击 finish 。

此处，Access 找到了一个可能的重复项，作者 Jose Caline，他有相同的生日、地址、电话号码但有不同的 AuthorID。

这一定是无意间重复输入了两次。我们现在已经将所有字段添加到查询中，我们能直接删除记录。我们还必须确保在其他表中没有与此相关的记录。

选择任何记录，然后在以下对话框中选择“删除”。

Access 会提示你“您即将删除一条记录。”如果你要继续，请点击“是”。

如果你想查看该向导创建该查询的方式，请进入设计视图，查看该向导向该查询添加了哪些内容。

正如你在以上屏幕截图中所看到的，我们的字段及一些特定的条件在名字段的下方。

这是该向导搜索重复信息的方式。这是迄今为止查找重复项最简单的方法。

我们现在了解一下什么是 Bound Forms -

让我们查看未绑定表单 -

在 Access 中，您可以创建多种类型的绑定表单。我们来了解一下类型 −

有几种方法可以在 Access 中创建表单。为此，打开您的数据库并转到 Create tab 。在右上角的“表单”组中，您会看到“表单向导”按钮。

单击该按钮以启动表单向导。

在此向导中的第一个屏幕上，您可以选择想在表单中显示的字段，并且可以选择从多个表或查询中的字段。

我们假设我们只需要一个简单的表单，用于输入我们的员工信息。

从 Tables/Queries 下拉列表中，选择 tblEmployees 表。单击双箭头一次移动所有字段。

我们只使用此表，然后单击 Next 。

表单向导中的下一个屏幕将询问我们希望表单采用何种布局。我们有 columnar, tabular, datasheet and justified 布局。我们在此处选择“列式”布局，然后单击 Next 。

在以下屏幕中，我们需要为表单指定一个标题。我们将其命名为 frmEmployees 。

为表单指定标题后，您可以打开表单以查看表单的外观，或可以开始向表中输入信息。或者，您可以选择修改表单设计的选项。我们选择第一个选项 open the form to view or enter information ，然后单击 Finish 。

现在，请看以下屏幕截图。这就是您表单的外观。这是一个单项表单，这意味着一次显示一条记录，在下方您可以看到导航按钮，这告诉我们这是正在显示 9 条记录中的第 1 条。如果您单击该按钮，它将移动到下一条记录。

如果您想跳转到该表单或该表中的最后一条记录，则可以使用位于该右箭头旁边的按钮，一个箭头后边带有一条线，那是最后一条记录按钮。如果您想添加新的员工信息，则转到这些记录的末尾，然后在 9 条记录后，您会看到一个空白表单，您可以在其中开始输入新员工的信息。

这是一个使用表单向导创建表单的示例。现在，让我们关闭此表单并转到“创建”选项卡。现在，我们将使用向导创建稍复杂的表单。单击“表单向导”，这次，我们将从几个不同的表中选择字段。

在此表单向导中，让我们选择 tblProjects 用于 Tables/Queries ，并选择一些可用的字段，例如 ProjectID、ProjectName、ProjectStart 和 ProjectEnd。这些字段现在将移动到所选字段。

现在，选择 tblTasks 以使用表/查询，并发送 TaskID、ProjectID、TaskTitle、StartDate、DueDate 和 PercentComplete。单击 Next 。

在这里，我们希望从几个不同的对象中检索数据。我们还可以选择如何安排表单的选项。如果我们想要创建一个扁平的表单，则可以选择按 tblTasks 进行排列，这将创建那个单一的表单，所有字段都以扁平视图进行布局，如上所示。

但是，如果我们想要基于一对多的关系创建一个分层表单，则可以选择按tblProjects排列数据。

在上面的窗口中，我们有一个选项，可以为 tblTasks 包含 subform ，或者我们可以将其制作成一个链接的表单。此链接表单是 tblProjects 将具有一个按钮的位置，该按钮将启动过滤到我们在该基础项目表单中选择的项目的第二个表单。现在，让我们选择 Form with subform(s) ，然后单击 Next 。

在以下屏幕中，您可以为子表单选择一个布局。默认情况下选择数据表视图。数据表视图类似于表视图。现在，单击 Next 。

在以下屏幕中，您需要为您的表单提供一个名称。输入您想要的名称并单击 Finish 。

Access 将为您提供表单的外观预览。在顶部，您可以在主表单上进行控制，它来自我们的 Projects 表。向下滚动，您将看到一个子表单。它就像一个表单中的表单。

您可能还希望创建特定类型的表单。为此，您可以单击 More Forms 下拉菜单。

从菜单中，您可以创建一个 Multiple Items 表单、一个 Datasheet 表单、一个 Split 表单，甚至一个 Modal Dialog 表单。这些通常是绑定表单；选择您想要绑定到该表单的对象。这不适用于模态对话框表单。

要创建这种类型的表单，您首先需要在导航窗格中选择对象。让我们在此处选择 tblEmployees 。

通过单击 More Forms 和 Multiple Items 继续。

以上步骤将进一步创建一个多项表单，列出所有员工。

这种类型的表单平均分为两半，垂直或水平。一半显示单个项目或记录，另一半显示来自基础数据源的多个记录的列表或数据表视图。

现在，让我们在导航窗格中选择 tblEmployees ，然后在 Create 标签中，从“更多表单”菜单中选择 Split Form 选项，您将看到其中一个表单纵向划分的表单。

它仅仅描述了表单或报表中用于显示数据、执行操作或作装饰的物品的通用术语，比如线条。换句话说，控件就是任何放置在表单或报表上的内容。

以下可以看作是控件：

我们现在将了解有关使表单美观并了解如何编辑和修改表单的不同方面。让我们现在打开从 tnlEmployees 列出所有员工的多项表单。

正如你所看到的员工列表，但并不像非常用户友好的列表。我们的控件超出了大小。它们太大，间距分布开，没有提供非常有用的列表视图。

如需编辑此表单上控件的外观，你可以使用两个表单视图。在主页选项卡中，单击 View 下拉菜单。

你有布局视图或设计视图，并且这两个视图都用于编辑你的表单。默认情况下打开表单视图；这是你用来与基础数据源交互或编辑的视图。

若要编辑表单本身的外观，我们需要首先转到布局视图。

当你切换到布局视图时，你会看到一系列上下文选项卡出现。

在 Access 的顶部，你会看到一个标记为 Form Layout Tools 的区域，其中有三个选项卡——设计选项卡、排列选项卡和格式选项卡，并且每个选项卡都有不同的选项，用于设置表单外观的格式。

当你使用鼠标并单击任意一个控件时，你会注意到 Access 会高亮显示表单的指定区域，并且该区域内的所有控件都被浅橙色阴影覆盖，而你选择的实际控件的阴影将比前一个更深或在单击处周围有一个更深的橙色边框。

在这里，你可以通过单击并拖动鼠标来按你的需要调整控件的大小，以调整该控件的高度、宽度或两者。

在这个特定表单上，当你调整任何一个控件的大小时，还会随之更改表单上其他控件的大小，这是因为这些控件是如何分组的。让我们现在使用鼠标的单击并拖动功能，按你的需要调整所有字段。

这是从此布局视图编辑表单中控件的高度和宽度的一种快捷方法。

在 Access 中，可以通过使用内置主题、颜色和字体样式、自定义填充颜色和为交替行着色来设置表单的格式。让我们打开 frmEmployees 。

Access 创建的表单是朴素简洁的。它们在顶部有一个蓝色栏，背景是白色的。

如果你想了解如何美化这些表单，你可以在设计视图或布局视图中探索设计选项卡中主题区域中的一些选项。

如果你点击“主题”下拉画廊，将有许多预设好的主题可供你尝试。将鼠标悬停在任意主题上，你会看到随之改变的预览，如颜色、字体大小和实际使用的字体。要应用特定的样式，只需点击鼠标即可看到它的外观。

如果你喜欢某个主题但想要更改颜色，你可以通过返回“设计”选项卡上的“主题”组并选择你喜欢的颜色来调整颜色。还可以创建自定义颜色以匹配你的公司颜色。

同样，你还可以从一系列字体样式中进行选择。你可以从 Office 套件中预先创建的众多样式中选择一个，也可以自定义那些字体，选择特定的标题字体、正文字体，甚至创建自定义名称并保存该字体组。

让我们返回到 frmEmployees 。在此表单中，你将看到每隔一行都会用浅灰色阴影填充。

此格式选项称为 Alternate Row Color ，如果你想要在多表单中调整该选项，请转到 Design View 。

选择该详细信息部分，然后转到“格式”选项卡，在“背景”组中，你应该会看到 Alternate Row Color 的选项。你可以更改交替行的颜色。要查看这有什么效果，只需转到“表单视图”或“布局视图”。

如果你完全不想要阴影，可以选择 No Color 作为你的 Alternate Row Color ，它类似于早期版本 Access 中的传统外观。

现在我们来看一个简单的示例，其中我们将创建一个导航表单。为此，请转到“创建”选项卡；在“表单”组中，你将看到此导航下拉菜单。

在此菜单中，你将看到用于排列你想要嵌入到此导航表单中表单和报表的不同布局。

在以下示例中，我们将使用水平选项卡和垂直选项卡。要创建该布局或该导航表单，只需单击它，Access 就会创建一个不限表单，其中包含一个导航控件。

向此导航表单添加对象的最简单方法是通过你的布局视图，只需将对象拖放至你希望它们显示的位置即可。

现在让我们从导航窗格中拖动 frmProjects 表单并将其放到顶部的 [添加新项] 上。

类似地，从导航窗格拖动 frmAuthers 表单，并将其放置在“新建”按钮的左侧。

让我们现在添加其他与项目相关的表单，如 frmSubTasks、frmCurrentProjects 等。

现在让我们在顶部添加其他的标签。我们先添加 frmEmployees 表单。

现在，您将看到您的其他项目按钮已经从左侧消失了，这是因为它们附加到了项目标签。您在左侧看到的所有按钮都链接到您在顶部所选择的任何内容。现在，在选择“员工”标签后，让我们将与员工相关的信息拖动到左侧。

现在一个标签上是我们项目信息，另一个标签上是员工信息。类似地，您可以根据要求添加更多的标签。正如您所看到的那样，这些标签的名称不恰当，所以让我们开始重命名其中一些标签，以便使其更加用户友好。最简单的方法是双击左侧的任意标签或任意按钮，然后按如以下屏幕截图中所示重命名。

组合框是一个对象或控件，其中包含一个用户可以选择值的下拉列表。

以下是另一个示例，其中我们将看到正在进行的项目。

现在让我们运行查询。

若要查看 SQL，请从“视图”菜单中选择“SQL 视图”。

可以看到 Access 自动生成的 SQL 查询。这有助于从两个表中检索数据。

在这个示例中，我们将在数据库中使用表单 fSubCurrentProjects 。

我们有这个数据库中所有项目的清单，我们还有一些新字段，如 On Time Status 和 Number of Late Tasks 。此表单是通过另一个查询创建的。

在此查询中，我们有一个表与查询之间的联接，查询将显示到期日期计数或有多少项目有逾期任务。我们这里还有一个计算字段，它使用 IF 函数来确定到期日期的计数是否大于零。如果项目已逾期，它将显示单词 Late ；如果特定项目没有逾期任务，它将显示 On Time 。

在此示例中，我们将使用上面的表单来了解如何使用条件格式突出显示特定信息。我们现在将突出显示当前逾期的每个项目。若要将条件格式应用于一个字段或多个字段，我们需要切换到“布局”视图。

现在，选择 On Time Status 字段。

现在，转到“格式”选项卡。

在此“格式”选项卡上，您应看到一个名为“控件格式”的组和一个用于“条件格式”的特殊按钮。现在，我们单击“条件格式”。

现在，您将看到一个条件格式规则管理器，目前我们未对此控件应用任何规则。现在，通过单击“新建规则”按钮来创建新规则。

现在，您将看到一个“新建格式规则”对话框。我们首先将指定将要创建的规则类型，这里有两个选项。第一个选项是 check the values in the current record or to use an expression ，第二个选项是 compare this record with the other records 。

我们现在表单中只有两个值之一；“准时”或单词“逾期”，并且这些来自给定查询。现在，让我们从第一个组合框中选择“ Field Value Is ”，然后从第二个组合框中选择“ equal to ”。现在，在引号中输入单词“ Late ”。

我们现在可以设置我们的条件格式，如果单词 Late 出现在该字段中，我们希望此字段的外观如何。现在，让我们将字体颜色更改为红色，并使其 bold, italic 且 underline ，这就是我们的条件规则。现在，让我们单击 Ok ，再单击 Apply 及 Ok 。

您可以看到单词 Late 已格式化。这是一个创建非常基本的条件格式规则的示例。

让我们以另一个示例说明。此处，我们将使项目的标题或名称 red 且 bold, italic 且 underline 。在您的表单上选择项目名称控件。

我们现在将返回我们的“格式”选项卡并单击“条件格式”，并为特定控件创建新规则，如上方屏幕截图所示。

此处，我们将不会检查已选择的当前字段的值，而是将其与此表单上的另一个字段进行比较。在第一个组合框中选择 Expression Is ，然后单击如上方屏幕截图中所示的末尾的 … 按钮。

在“表达式类别”中，您具有此表单中的每个对象。双击 CountofDueDate 。这会将对控件或字段的引用发送到我们的表达式生成器，条件为大于零。现在，单击“确定”。

现在，让我们单击“确定”，再单击“应用”并再次单击“确定”。

这是基于另一个字段中的值的字段上条件格式的示例。

我们现在来看看条件格式的另一个示例。假设我们希望查看哪些项目比其他逾期项目更加逾期或有更多逾期任务。选择“条件格式”选项。

单击新建规则按钮以创建新规则，然后单击确定，如上图所示。

在新建格式规则中，我们现在将选择规则类型“ Compare to other records ”。我们进一步更改 Bar color to red 。我们希望最短条形图表示最小值，最长条形图表示最大值。现在单击确定，然后再次单击应用和确定。

你现在可以看到条件性阴影已应用，如上图所示。现在让我们转到表单视图。

我们现在来了解一下什么叫绑定控件。

我们现在来了解一下什么叫未绑定控件。

您可以在 Access 中创建不同类型的控件。这里，我们将讨论一些常见的控件，如文本框、标签、按钮标签控件等。

现在，我们使用一个简单的示例来了解创建非常简单的报表的流程。为此，我们需要转到“创建”选项卡。

在单击“报表”按钮创建基本报表之前，请确保选择正确的查询。在这种情况下，你的导航窗格中已选择“ qryCurrentProjects ”。现在单击“报表”按钮，该按钮会根据该查询生成一份报表。

你将看到报表在版式视图中打开。这提供了一种快速方式来调整你在报表中看到的所有字段的大小或宽度。现在我们调整列宽，以便以更好的方式使所有内容都适合放置。

向下滚动并调整底部的页面控件。

这是创建非常简单的报表的一种非常快的方法。你还可以从报表设计视图进行轻微的更改和调整。

现在让我们更改报表标题并赋予它另一个名称。

单击保存图标保存报表。

您将看到上面的对话框。

为报表输入名称并单击“确定”。如果您想查看此报表实际的样子，在打印预览中，您可以返回到“视图”按钮并单击“打印预览”查看此报表在纸张或 PDF 上打印时的样子。

使用右下角的工具，您可以放大或缩小。当您切换到“打印预览”时，还可以在“打印预览”选项卡上看到一些按钮，这些按钮会自动显示。在缩放部分，您可以查看一页、两页；或者如果您有较长的报表，您可以一次查看四页、八页或十二页。您还可以调整一些简单内容，例如打印要使用的纸张大小、报表页边距、方向、列数、页面设置等。这就是使用“创建”选项卡上的“报表”按钮创建非常快速简单的报表的方式。

报表设计是使用 Access 创建快速报表的另一种方法。为此，我们需要使用报表设计视图按钮，它类似于窗体设计按钮。这将创建一个空白报表并直接将其打开到设计视图，这使您可以更改控件源并直接将字段添加到报表的设计视图。

现在，让我们转到“创建”选项卡并单击“报表设计”按钮。

它将打开一个空白报表或一个未绑定的报表，这意味着此报表未连接到我们的数据库中的任何其他对象。

在“工具”组中的“设计”选项卡上，选择“属性表”。这将打开属性窗格。

在“数据”选项卡上，为该报表分配一个记录源，以将其连接到数据库对象，如下面的屏幕截图所示。

从下拉菜单中选择 qryLateProjects ，现在，下一步是单击“设计”选项卡上的“添加现有字段列表”按钮来添加一些字段到此报表。

选择字段，如上面的屏幕截图所示。

将字段拖动到报表中，如上面的屏幕截图所示。转至“排列”选项卡，然后在“表”组中，您可以从几个选项中进行选择。

有一个堆叠布局和一个表格布局，它们类似于电子表格。让我们选择表格布局。

您会看到它会将所有标签移到页眉区域。这些标签只会显示在每一页的顶部一次，而数据查询会针对详细信息部分中的每条记录重复。现在，您可以进行一些调整，使您的 ProjectName 字段更宽。

正如您在上面的屏幕截图中看到的那样，详细信息部分和页脚之间有很大的空间。

让我们将页面页脚向上拖动，以减少空间，如下面的屏幕截图所示。我们现在将转到“设计”选项卡，然后单击“视图”按钮，并选择“报表视图”。

你现在可以看到，一些项目名称不完整；你可以使用设计视图或版式视图调整它。

这就是我们只使用“设计视图”就创建简单报表的步骤。

函数是执行任务或计算并返回结果的 VBA 过程。函数通常可以用于查询，但还有其他可以使用函数的地方。

现在让我们了解一些使用内置函数的示例。

现在让我们了解日期和时间函数 −

现在让我们打开数据库，并使用查询设计创建一个新查询，然后添加 tblProjects 和 tblTasks。

从 tblProjects 添加 ProjectName，从 tblTasks 添加 TaskTitle、StartDate 和 DueDate，然后运行查询。

现在你可以看到来自所有项目的不同任务。如果你想要查看截至今天日期的正在进行中的项目任务，那么我们必须使用 Date() 函数指定一个条件来查看在今天或之后开始的项目。

我们现在来具体说明 StartDate 下的条件。

条件以一个运算符 greater than symbol 开头，其后是一个 equal to symbol 再加上一个 Date Function 。

当我们运行此查询时，所有任务要么出现在今天的日期，要么出现在未来日期，如以下屏幕截图所示。

这是一个关于如何将 Date() 函数用作查询条件的示例。

如果我们要查看已开始但尚未完成或应在今天完成的本周的任务，让我们返回到设计视图。

在此，我们将会向这些条件添加一些附加信息。事实上，我们希望它大于或等于今天的日期减去七天。

如果我们键入减去七然后运行查询，您还将看到本周开始的任务。

DateDiff() 函数是另一个非常流行的日期/时间函数。DateDiff 函数返回一个变体（长整型），指定两个特定日期之间的时间间隔数量。换句话说，它可以计算两个日期之间的差值，而且您可以选择函数用以计算该差值的间隔。

现在让我们假设我们要计算作者的年龄。为此，我们首先需要创建一个新查询并添加作者表，然后添加 FirstName、LastName 和 BirthDay 字段。

我们可以通过计算出生日期或生日与今天的日期之间的差值来计算人们的年龄。

让我们尝试在一个新字段中使用 DateDiff 函数。

我们称之为年龄，后加一个冒号，然后编写 DateDiff 函数。

现在，运行您的查询，您将看到新字段，该字段显示每个作者的年龄。

Format() 函数返回一个字符串，其中包含一个表达式，该表达式根据一个格式表达式中包含的说明进行了格式化。以下是 Format() 函数中可以使用的用户定义格式列表。ss

现在，我们回到你的查询，并使用 Format() 函数在其中添加更多字段。

输入 Format 函数。第一个函数参数将是一个表达式，它几乎可以是任何东西。现在，我们让 birthday 字段是第一个，接下来要做的是编写我们的格式。在这种情况下，我们需要月份、月份、天、天。用引号写上“mmdd”，然后运行你的查询。

它现在正在从 birthday 字段获取日期，4 是月份，17 是天。

让我们在下一个字段中添加“mmm”和“mmmm”，而不是“mmdd”，如下面的屏幕截图所示。

运行你的查询，您将看到结果，如下面的屏幕截图所示。

在下一个字段中，它将返回该生日中月份的前 3 个字符，在最后一个字段中，您将获得完整的月份名称。

要查看生日之后的月份和年份，让我们添加“yyyy”，如下面的屏幕截图所示。

让我们再次运行你的查询。

您现在将看到月份后面跟着一个逗号，然后是年份。

IIf() 函数是“Immediate If”的缩写，此函数将表达式评估为真或假，并为每个表达式返回一个值。它最多有三个函数参数，所有这些参数都是必需的。

让我们开始创建当单击命令按钮时打开表单的非常简单的宏。为此，我们需要打开数据库和 frmEmployeeData 表单，其中我们创建了两个选项卡。

在该表单中，我们可以添加一个按钮，允许用户打开所有职位信息。

现在让我们转到该表单的设计视图，并从“控件”菜单中添加按钮表单。释放鼠标后，您将看到“命令按钮向导”对话框。

创建宏操作的方法有很多，但最简单的方法是仅使用“命令按钮向导”。

对于常见操作（如打开表单），请从“类别”列表中选择“窗体操作”，然后从“操作”列表中选择“打开窗体”，然后像上面屏幕截图中所示单击“下一步”。

您需要指定要使用命令按钮打开哪个表单。现在，让我们选择 frmJobs 并单击 Next 。

在这个屏幕中我们有两个选项，我们可以 open the form and display a very specific record ，或者我们可以 open the form and show all the records 。让我们选择第二个选项，然后像上面屏幕截图中所示单击下一步。

命令按钮本身可以显示图片，或者可以选择“显示文本”。在此处，我们希望显示文本“查看职位”，现在单击“下一步”。

现在，您可以像上面屏幕截图中所示向命令按钮提供一个有意义的名称。这可以在其他代码或其他宏中使用。我们来称此为 cmdViewJobs 并单击 Finish 。

现在转到“窗体视图”。

现在您将在表单中看到一个“查看职位”按钮。让我们单击它。

现在您打开了一个表单，但您不会查看任何信息。让我们返回到 frmEmployeeData 表单设计视图。确保命令按钮已选择，然后单击“属性表”中的“事件”选项卡。

点击后，您将看到向导创建的嵌入式宏。如果您现在想要修改此宏，请单击…按钮来打开向导生成的宏。

这是宏设计器，在右侧您将看到操作目录。您的所有操作都将在此存储在文件夹中。您有数据输入选项、数据导入/导出等等，在主区域左侧您有另一个宏。它只包含一个操作，通过单击该操作，您可以查看该特定操作的其他属性。

您将看到表单名称，您可以点击该下拉箭头以查看数据库中可用的表单。您可以更改该表单的查看方式，可以选择以表单视图、设计视图、打印预览打开它。您可以应用筛选器名称或 Where 条件。在这里，我们要更改数据模式，因为 frmJobs 被设置为仅允许添加新记录的“添加模式”。我们可以通过将其更改为编辑模式在此宏中覆盖它。

现在保存您的宏，然后关闭宏设计器并返回到表单视图。

让我们再次单击“查看工作”。

您现在可以看到它打开您的 frmJobs 表单，并允许您滚动浏览我们数据库中所有可用的工作。

要了解您可以在 Access 数据中导入哪种类型的数据，让我们打开您的数据库并转到“外部数据”选项卡。

在“导入和链接”组中，您可以看到 Access 中可用于数据导入的不同类型选项。下面是使用最广泛的数据导入格式。

让我们来看一个从 Access 中导出数据的简单示例。打开你想从中导出数据的数据库。在导航窗格中，选择你想从中导出数据的对象。

你可以从表、查询、窗体和报表对象等导出数据。让我们选择 qryAllProjects，然后进入外部数据选项卡。

在外部数据选项卡上，点击你想导出的数据类型。例如，要以可通过 Microsoft Excel 打开的格式导出数据，请点击 Excel。

访问启动导出向导。在向导中，您可以设置导出目标文件名和格式、是否包含格式设置和布局以及要导出的记录等信息。填写完所需的信息后，单击“确定”。

在此向导屏幕上，Access 通常会询问您是否要保存导出操作的详细信息。如果您认为将来需要反复执行相同的操作，则选中“ Save export steps ”复选框并关闭对话框。

随即打开以下 Excel 文件。

现在假设您想将数据导出到文本文件，请在“外部数据”选项卡中单击“文本文件”。

指定导出选项并单击“确定”。您将看到编码对话框，其中我们要使用默认编码导出数据。

选择第一个选项并单击“确定”。

在此向导屏幕上，Access 通常会询问您是否要保存导出操作的详细信息。如果您认为将来需要反复执行相同的操作，则选中“ Save export steps ”复选框并关闭对话框。

现在，您将看到打开文本文件。

同样，您还可以探索其他选项。因此强烈建议也熟悉其他导入导出功能。