Excel Data Analysis 简明教程

Excel Data Analysis - Sorting

对数据进行排序是数据分析的一个组成部分。您可以按字母顺序排列姓名列表，从最高到最低排列销售数字列表，或者按颜色或图标对行进行排序。对数据进行排序有助于您快速查看和更好地理解您的数据，组织和查找所需的数据，并最终做出更有效的决策。

您可以按列或按行进行排序。您使用的大多数排序都将是按列排序。

您可以按以下内容在多个列中对数据进行排序

  1. 文本（从 A 到 Z 或从 Z 到 A）

  2. 数字（从最小到最大或从最大到最小）

  3. 日期和时间（从最早到最新和从最新到最早）

  4. 自定义列表（例如，大、中和小）

  5. 格式，包括单元格颜色、字体颜色或图标集

表的排序条件会与工作簿一起保存，这样您每次打开工作簿时都可以对该表重新应用排序。不会为单元格区域保存排序条件。对于多列排序或创建需要花费很长时间的排序，您可以将区域转换为表格。然后，您可以在打开工作簿时重新应用该排序。

在以下各部分中的所有示例中，您只会找到表格，因为对表格进行排序更有意义。

Sort by Text

你可以使用包含文本的列对表格进行排序。

下表包含有关组织中员工的信息（您只能看到数据中的前几行）。

sort by text

  1. 要按包含文本的列标题对表格进行排序，请单击列标题 - Title 。

  2. Click the Data tab.

  3. 在 Sort & Filter 组中，单击 Sort A to Z

sort and filter

将按标题列对表格按升序字母数字顺序进行排序。

Note − 您可以通过单击 Sort Z to A ，按降序字母数字顺序进行排序。您还可以使用区分大小写的选项进行排序。请参阅下方给出的 Sort by a Custom List 部分。

sort by custom list

Sort by Numbers

要按包含数字的列 ManagerID 对表进行排序，请按照下面给出的步骤进行操作 -

  1. 单击列标头 – ManagerID。

  2. Click the Data tab.

  3. 在 Sort & Filter 组中，单击 Sort A to Z

sort by numbers

ManagerID 列将按升序数字顺序进行排序。您可以通过单击从 Z 到 A 排序，按降序数字顺序进行排序。

managerid

Sort by Dates or Times

要按包含日期的列 HireDate 对表进行排序，请按照以下步骤操作 -

  1. 单击列标题 – HireDate。

  2. Click Data tab.

  3. 在 Sort & Filter 组中，单击 Sort A to Z ，如下图所示 -

sort by dates or times

按列排序 – HireDate，按最旧到最新的顺序对日期进行排序。您可以通过单击 Sort Z to A ，按从最新到最旧的顺序对日期排序。

hiredate

Sort by Cell Color

要按包含带颜色的单元格（条件格式）的列总分对表进行排序 -

  1. 单击列标题 – 总分。

  2. Click Data tab.

  3. 在 Sort & Filter 组中，单击 Sort 。将出现排序对话框。

sort by cell color

  1. 选择 Sort By 作为总分， Sort on 作为 Cell Color ，并在 Order 中指定颜色绿色。单击添加级别。

  2. 选择 Sort By 作为总分， Sort on 作为 Cell Color ，并在 Order 中指定颜色黄色。单击添加级别。

  3. 选择 Sort By 作为总分， Sort on 作为 Cell Color ，并在 Order 中指定颜色红色。

choose sort by

  • 总分列将按“顺序”中指定的单元格颜色进行排序。

total marks sorted by cell color

Sort by Font Color

要对包含字体颜色（条件格式）的单元格的表格中的总分列进行排序，请执行以下操作：

  1. - 单击列标题 - 总分。

  2. Click Data tab.

  3. 在 Sort & Filter 组中，单击 Sort 。将出现排序对话框。

  4. - 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Font Color ，并在“顺序”中指定颜色绿色。单击“添加级别”。

  5. - 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Font Color ，并在 Order 中指定颜色黄色。单击“添加级别”。

  6. - 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Font Color ，并在 Order 中指定颜色红色。

sort by font color

  • 总分列将按“顺序”中指定的字体颜色进行排序。

total marks sorted by font color

Sort by Cell Icon

要按包含单元格图标（条件格式）的总分列对表格进行排序，请按照以下步骤操作：

  1. 单击列标题 – 总分。

  2. Click Data tab.

  3. 在 Sort & Filter 组中，单击 Sort 。将出现排序对话框。

  4. - 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Cell Icon ，并在 Order 中指定。单击“添加级别”。

  5. - 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Cell Icon ，并在“顺序”中指定。单击“添加级别”。

  6. - 选择 Sort By 作为总分、 Sort On 作为 Cell Icon ，并在“顺序”中指定。

sort by cell icon

  • 总分列将按“顺序”中指定的单元格图标进行排序。

total marks sorted by cell icon

Sort by a Custom List

您可以创建自定义列表，并按自定义列表对表格进行排序。

在下面给出的表格中，你会发现一个带标题 - 排名的指示器列。它具有高、中和低的值，基于总分相对于整个范围的位置。

sort by a custom list

现在，假设您想要对排名列进行排序，所有高值在顶部，所有低值在底部，所有中等值在中间。这意味着您想要的是低、中、高。使用 Sort A to Z ，您获得的高、低和中等的顺序。另一方面，使用 Sort Z to A ，您获得低、中和高的顺序。

您可以解决方法是创建自定义列表。

  1. 在如下所示的单元格范围内将自定义列表的顺序定义为高、中和低。

  2. Select that Range.

select range

  1. Click the File tab.

  2. 单击 Options 。在 Excel Options 对话框中，单击 Advanced 。

  3. Scroll to the General.

  4. Click Edit Custom Lists.

edit custom lists

Edit Custom Lists 对话框将出现。工作表中选择的范围将出现在 Import list from cells Box 中。单击 Import 。

import list

你的自定义列表已添加到 {s2}。单击确定。

custom lists

下一步是用此自定义列表对表格进行排序。

  1. 单击列 - 位置。单击 {s3}。在 {s4} 对话框中，确保 {s5} 是位置，{s6} 是数值。

  2. 单击 {s7}。选择 {s8}。会出现自定义列表对话框。

  3. 单击 {s9} 自定义列表。单击确定。

sort table with custom list

在 {s10} 对话框中，{s11} 框中会出现 {s12}。单击确定。

order box

表格将按照定义的顺序排序 - 高、中、低。

table sorted

你可以根据以下数值创建自定义列表 −

  1. Text

  2. Number

  3. Date

  4. Time

你不能根据格式创建自定义列表，即，按单元格/字体颜色或单元格图标创建。

Sort by Rows

你也可以按行对表格进行排序。按照以下步骤进行 −

  1. 单击你想对数据进行排序的行。

  2. Click Sort.

  3. 在 {s13} 对话框中，单击 {s14}。{s15} 对话框打开。

  4. 在 {s16} 下，单击 {s17}。单击确定。

sort by rows

  1. 单击 {s18} 行。选择该行。

  2. 为 {s19} 选择排序数值并为 {s20} 选择从大到小。

sort on

按选择的行降序排列数据。

descending order

Sort by more than one Column or Row

可以按多列或多行对表进行排序。

  1. Click the Table.

  2. Click Sort.

  3. 在 Sort 对话框中，指定要首先按其进行排序的列。

在下面提供的屏幕截图中，选择了 Sort By 标题、 Sort On 值、 Order A – Z。

sort by

  1. 单击 Add Level 对话框中的 Sort 。将显示 Then By 对话框。

  2. 指定要按其进行下一个排序的列。

  3. 在下方给出的屏幕截图中，选择了 Then By 雇用日期、 Sort On 值、 Order 从最旧到最新。

  4. Click OK.

then by hiredate

数据将按标题以升序字母数字顺序排序，然后按雇用日期排序。你将看到按标题排序的员工数据，并且在每个标题类别中，按资历顺序排序。

seniority order