Excel Data Analysis 简明教程

我们将学习如何从 MS Access 数据库导入数据。按照以下步骤进行操作：

Step 1 − 在 Excel 中打开一个新的空白工作簿。

Step 2 − 点击功能区上的“数据”选项卡。

Step 3 − 在“获取外部数据”组中点击 From Access 。将出现 Select Data Source 对话框。

Step 4 − 选择要导入的 Access 数据库文件。Access 数据库文件的扩展名为 .accdb。

将出现“选择表”对话框，显示 Access 数据库中找到的表。你可以一次性导入数据库中的所有表，也可以仅根据数据分析需求导入选定的表。

Step 5 − 选中“启用多表选择”框并选择所有表。

Step 6 − 点击“确定”。将出现 Import Data 对话框。

正如你观察到的，你有以下选项来查看你导入到工作簿中的数据：

你还有一个选项 - only create connection 。此外，默认选中“数据透视表报告”。

Excel 也允许你将数据放在工作簿中 −

你将会发现另一个已选择但已禁用的复选框 – Add this data to the Data Model 。每当你将数据表导入到工作簿时，它们都会自动添加到工作簿中的数据模型中。你将在后续章节中了解到更多关于数据模型的信息。

你可以尝试其中的任何一个选项来查看你正在导入的数据，并检查数据如何在工作簿中显示 −

有时，你可能必须使用网站上刷新的数据。你可以将网站上的表格中的数据导入到 Excel 中。

Step 1 − 在 Excel 中打开一个新的空白工作簿。

Step 2 − 点击功能区上的“数据”选项卡。

Step 3 − 单击 Get External Data 组中的 From Web 。 New Web Query 对话框将出现。

Step 4 − 在地址旁边的框中输入你想要从中导入数据网站的网址，然后单击转到。

Step 5 − 网站上的数据将会出现。可以导入的表格数据旁边会有黄色箭头图标。

Step 6 − 单击黄色图标选择你想要导入的数据。这会将黄色图标变成带有对勾的绿色方框，如下面的屏幕截图所示。

Step 7 − 选择想要导入的内容后单击导入按钮。

Import Data 对话框将出现。

Step 8 − 指定你想要放置数据的位置，然后单击确定。

Step 9 − 整理数据以作进一步分析和/或展示。

如果您在 .txt 或 .csv 或 .prn 文件中有数据，则可以将数据从这些文件中导入，并将它们视为文本文件。按照以下步骤操作 −

Step 1 − 在 Excel 中打开一个新工作表。

Step 2 − 点击功能区上的“数据”选项卡。

Step 3 − 单击获取外部数据组中的 From Text 。 Import Text File 对话框随即出现。

您可以看到接受 .prn, .txt and .csv 扩展名文本文件。

Step 4 − 选择文件。所选文件名出现在文件名框中。打开按钮将更改为导入按钮。

Step 5 − 单击导入按钮。 Text Import Wizard – Step 1 of 3 对话框随即出现。

Step 6 − 单击选项 Delimited 以下选择文件类型，然后单击下一步。

Text Import Wizard – Step 2 of 3 对话框随即出现。

Step 7 − 在分隔符下选择 Other 。

Step 8 − 在其他旁边的框中，键入 |（您正在导入文本文件中的分隔符）。

Step 9 − 单击下一步。

Text Import Wizard – Step 3 of 3 对话框随即出现。

Step 10 − 在此对话框中，您可以为每列设置列数据格式。

Step 11 − 完成列的数据格式化设置之后，单击完成。 Import Data 对话框随即出现。

您将观察到以下内容 −

数据显示在你指定的电子表格中。已将数据从文本文件导入到 Excel 工作簿中。

你可能必须使用其他 Excel 工作簿中的数据进行数据分析，但其他工作簿是由其他人来维护的。

若要获取来自其他工作簿的最新数据，请与该工作簿建立数据连接。

Step 1 - 单击功能区上“连接”组中的 DATA > Connections 。

出现 Workbook Connections 对话框。

Step 2 - 单击工作簿连接对话框中的“添加”按钮。出现 Existing Connections 对话框。

Step 3 - 单击 Browse for More… 按钮。出现 Select Data Source 对话框。

Step 4 - 单击 New Source button 。出现 Data Connection Wizard 对话框。

Step 5 - 从数据源列表中选择 Other/Advanced ，然后单击“下一步”。出现数据链接属性对话框。

Step 6 - 设置数据链接属性如下：

出现 Select Workbook 对话框。

Step 7 - 浏览到位于要导入工作簿的位置。单击“确定”。

出现具有“选择数据库和表”的 Data Connection Wizard 对话框。

Note - 在此情况下，Excel 会将每个要导入的工作表都当作一个表。表名称将是工作表名称。因此，为了使表名称具有实际意义，请根据需要对工作表进行命名/重命名。

Step 8 - 单击“下一步”。出现具有“保存数据连接文件并完成”的 Data Connection Wizard 对话框。

Step 9 - 单击“完成”按钮。 Select Table 对话框随即出现。

正如你所见，名称是作为 TABLE 类型导入的工作表名称。单击“确定”。

会建立与你所选工作簿的数据连接。

Excel 为你提供了选择其他各种数据源的选项。你可以按几个步骤从中导入数据。

Step 1 − 在 Excel 中打开一个新的空白工作簿。

Step 2 − 点击功能区上的“数据”选项卡。

Step 3 - 单击“获取外部数据”组中的 From Other Sources 。

带有各种数据源的下拉列表随即出现。

你可以将任何一种这些数据源中的数据导入到 Excel 中。

在上一部分中，你已建立了与工作簿的数据连接。

现在，你可以使用现有连接来导入数据。

Step 1 - 单击功能区中的“数据”选项卡。

Step 2 - 单击“获取外部数据”组中的 Existing Connections 。“现有连接”对话框随即出现。

Step 3 - 选择你希望从中导入数据且单击“打开”的连接。

如果你工作簿中的数据连接具有便于理解和查找的含义丰富的名称，这将非常有用。

Step 1 - 转到功能区上的 DATA > Connections 。 Workbook Connections 对话框随即出现。

Step 2 - 选择希望重命名的连接，并单击“属性”。

Connection Properties 对话框随即出现。现有的名称显示在“连接名称”框中 -

Step 3 - 编辑“连接名称”，并单击“确定”。数据连接将具有你所给出的新名称。

如你在上述部分中所见，当你将你的 Excel 工作簿连接到外部数据源时，你会希望保留工作簿中的数据，并且反映随时间对外部数据源所做的更改。

你可以通过刷新你已建立到这些数据源的数据连接来执行此操作。每当你刷新数据连接时，你将看到来自该数据源的最新数据更改，包括任何新内容、修改内容或已删除的内容。

你可以只刷新工作簿中选定的数据或一次性刷新所有数据连接。

Step 1 - 单击功能区中的“数据”选项卡。

Step 2 − 单击连接组中的 Refresh All 。

如你所见，下拉列表中有两个命令——刷新和全部刷新。

你的工作簿可能有多个数据连接。你需要不时地更新它们，以便你的工作簿可以访问最新的数据。

Step 1 − 单击包含指向导入数据文件链接的表中的任意单元格。

Step 2 − 单击功能区的“数据”选项卡。

Step 3 − 单击连接组中的“全部刷新”。

Step 4 − 从下拉列表中选择“全部刷新”。工作簿中的所有数据连接都将得到更新。

每当你打开工作簿时，你可能希望访问工作簿的数据连接中的最新数据。

Step 1 − 单击包含指向导入数据文件链接的表中的任意单元格。

Step 2 − 单击“数据”选项卡。

Step 3 − 单击连接组中的“连接”。

此时将显示“工作簿连接”对话框。

Step 4 − 单击“属性”按钮。此时将显示“连接属性”对话框。

Step 5 − 单击“使用”选项卡。

Step 6 − 选中选项 - 打开文件时刷新数据。

你还有另一个选项，即 Remove data from the external data range before saving the workbook 。你可以使用此选项保存工作簿，内容包括查询定义但不包括外部数据。

Step 7 − 单击“确定”。每当你打开工作簿时，最新数据将加载到你的工作簿中。

你可能在使用工作簿并且将其打开很长时间。在这种情况下，你可能需要定期刷新数据而无需你进行任何干预。

Step 1 − 单击包含指向导入数据文件链接的表中的任意单元格。

Step 2 − 单击功能区的“数据”选项卡。

Step 3 − 单击连接组中的“连接”。

此时将显示“工作簿连接”对话框。

Step 4 −单击“属性”按钮。

将出现“连接属性”对话框。设置如下属性−

你的数据将每60分钟（即每小时）自动刷新一次。

对于非常大的数据集，请考虑运行后台刷新。这可以将 Excel 的控制权还给你，而不是让你等待几分钟或更长的时间来完成刷新。当你在后台运行查询时，可以使用此选项。但是，在此期间，你无法为为数据模型检索数据的任何连接类型运行查询。

单击“属性”按钮。

将出现“连接属性”对话框。单击“使用情况”选项卡。将显示“刷新控制”选项。