Computer Fundamentals 简明教程

Computer Fundamentals - E-mail Tools

What is email (electronic mail)?

电子邮件（电子邮件）是通过互联网在两个或更多用户之间进行通信的一种方式。电子邮件使个人、商界专业人士和组织能够同时向一个或多个收件人发送消息、邀请、文件和文档；这意味着可以同时向多个用户发送邮件或附件文档的副本。要使用电子邮件，发件人和收件人必须拥有有效的电子邮件 ID，如 vishnus@tutorialspoint.com

发件人（发送电子邮件的人）在计划向一个或多个收件人（收到电子邮件的人）发送电子邮件时，通过添加收件人、主题行以及附件（如果需要）来撰写新电子邮件。一旦发送该消息，它将通过不同的服务器在互联网上发送，直到到达收件人的电子邮件地址，收件人可以通过其邮件 ID 访问此信息。

下图显示了电子邮件收件箱 −

email

在数字时代，电子邮件是最常用的通信形式之一，可以满足从个人通信到商业通信和营销等多种目的。

Components of an Email

电子邮件的关键组成部分如下 −

  1. Sender − 向收件人发送电子邮件的人，例如 vishnus@tutorialspoint.com 是向 kapil.sharma@gmail.com 发送电子邮件的发件人

  2. Receiver − 收件人是通过电子邮件收到发件人发送的电子邮件的人，例如 kapil.sharma@gmail.com 是收到 vishnus@tutorialspoint.com 发送的电子邮件的收件人

  3. Email address − 电子邮件地址是一个唯一的地址，用于在互联网上唯一识别一个人。例如， kapil.sharma@gmail.com 是一个电子邮件地址。一旦向一个人或一个组分配了电子邮件地址，就不能将其分配给另一个人；它就像学生的学籍号。

  4. Mailer − 它是一个允许用户读取、编写和删除电子邮件的程序。一些流行的邮件程序是 Gmail、Rediffmail、Outlook 等。

  5. Mail Server − 邮件服务器是整个电子邮件系统的中央系统或控制器；它保存发送、接收和删除电子邮件的整个日志历史记录，并为各自的用户管理邮件程序。

  6. SMTP - SMTP 是简单邮件传输协议的缩写。它是一种专门为电子邮件系统设计的协议；该协议可以被视为一种控制器程序，用于管理整个电子邮件系统；举个例子，电子邮件如何发送给接收者、用于发送邮件的计算机网络、用于通过互联网接收电子邮件的互联网网络连接和接收者电子邮件收件箱。

How does email work?

电子邮件是一种通过互联网在两个以上的用户之间进行通信的方法。以下几点简化了它如何工作的概述 -

  1. Creating an Email - 您使用电子邮件客户端撰写一封新电子邮件，例如 Gmail、Outlook 或 Yahoo Mail。以下提到的图片对其进行了描述。

email one

  1. Sending the Email - 提及收件人的姓名，在正文部分写下信息，然后点击发送按钮。当您点击“发送”按钮时，您的电子邮件客户端将与外发邮件服务器 (SMTP 服务器) 进行通信。

email two

  1. Retrieving or accessing the Email - 收件人使用其有效的电子邮件 ID（例如 Gmail 或 Outlook）登录并检查其收件箱。当他们这样做时，他们的电子邮件客户端会连接到其传入邮件服务器（POP3 或 IMAP 服务器）来检索电子邮件。

  2. Viewing the Email - 然后收件人可以在其收件箱中查看电子邮件，阅读它并采取必要的操作，例如回复或转发。

  3. Replying and Forwarding - 如果收件人决定回复或转发电子邮件，则会重复该过程。他们使用其电子邮件 ID 登录、输入收件人的电子邮件地址，并起草回复信息和发送邮件。然后，这封电子邮件会遵循前面概述的过程。

  4. Storage and Deletion - 电子邮件可以保存在发件人和收件人的电子邮件服务器上。用户可以将其收件箱中的电子邮件删除，或者将它们移至“已删除项”或“垃圾箱”文件夹中。这些已删除的电子邮件最终可能会从电子邮件服务器的数据库中永久删除。

Anatomy of an Email / Structure of an Email

电子邮件是一种复杂而强大的工具。人们使用电子邮件的原因有很多，从发送个人信息、营销信息和正式信件到共享大型文件和文档。电子邮件在它多年来的工作方式上已经发生了很大变化，但电子邮件的基本格式仍然相同。一封电子邮件通常有四个主要部分 -

  1. Headers - 当您打开一封电子邮件时，这是我们看到的第一个东西。标题包括发件人的姓名和地址、收件人的电子邮件地址、主题行以及消息的发送日期和时间。

  2. Subject Line - 电子邮件中最重要的部分之一是主题行，它告诉接收者电子邮件的全部内容。主题行应该清晰且直奔主题，让接收者了解他们将在该电子邮件中找到什么。

  3. Salutation - 问候语展示了发件人如何正式或非正式地称呼他们的收件人。最好的电子邮件问候语可能包括你好（名）、嗨（名）、亲爱的（名）、问候语以及早上好/下午好/晚上好。

  4. Body - 邮件的主要内容包含在电子邮件的正文部分。这是发件人包括消息实际文本的地方，以及任何附件或链接。

  5. Signature - 签名是电子邮件的最后一部分。它通常包含发件人的姓名、职位、组织名称和联系信息。这是一种确保您的收件人如果必须的话可以轻松与您取得联系的好方法。

Importance of Email Communication

出于以下几个原因，电子邮件仍然是个人的和专业的交流基础 -

  1. Accessibility - 它可以全天候访问；随着智能手机和互联网接入的普及，可以在任何地方、任何时间访问电子邮件。

  2. Record-keeping - 电子邮件提供了书面的通信记录，以便快速访问以前的对话、协议或文件。这对于个人、商业和法律文件非常有帮助。

  3. Formality and professionalism - 电子邮件是一种正式且适当的沟通方式。它用问候语、签名和格式组织通信。

  4. File sharing and collaboration - 电子邮件用于共享数据、图像等内容。它通过共享信息和获取反馈来促进团队合作。

  5. Marketing and outreach − 电子邮件营销仍然是企业用来接触目标受众的手段。它提供了目标受众、个性化沟通和营销活动绩效跟踪。

  6. Cost-effective system − 电子邮件比其他形式的沟通渠道便宜得多。它减少了纸张使用、邮资成本以及对物理基础设施的需求。

  7. Privacy and security − 现代电子邮件系统使用加密和其他安全功能保护机密信息。电子邮件还允许发件人使用隐私设置来管理可以访问数据/信息的人员。

总体而言，电子邮件在交流中继续发挥着至关重要的作用，在各种情况下提供了便捷性、可靠性和多功能性。

Email Etiquette

电子邮件礼仪包含管理电子邮件人际交流的社会规范。这些建议可能会根据行业、公司甚至代际而略有变化。电子邮件礼仪的基本原则就是清晰而尊重地进行沟通。一些常见的电子邮件礼仪包括 −

  1. Professional Tone − 为了建立和维持专业关系，电子邮件交流中的专业精神或专业用语至关重要。您可以通过遵守清晰简洁的主题行、正式的问候语、礼貌的语言、清晰有条理的结构、明确和精确、校对、适当的结尾、附件和格式以及跟进，来确保电子邮件中的专业精神和尊重。

  2. Grammar and Spelling − 发件人应在起草电子邮件期间注意语法和拼写，确保您的信息专业、清晰且有效。为了确保专业且清晰的沟通；语法和拼写包括发送前校对、使用拼写检查、注意标点符号、避免短信语言、使用完整句子、注意您的语气并在必要时征求反馈。

  3. Response Time − 及时回复电子邮件通常被视为专业精神和良好礼仪的标志。除非电子邮件要求立即注意或发件人给出了其他截止日期，否则请尝试在 24 至 48 小时内回复电子邮件。如果您需要更多时间才能回复完整，那么礼貌地向发件人发送一份简单的确认函，并让他们知道您已收到他们的电子邮件，并将很快进行更详细的回复。保持通信渠道畅通并展示您在及时回复方面的态度一致，有助于维持积极的关系。